White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010

W H I T E P A P E R
F ishtank - dotProjects

ONLINE NETWERKEN:
MAAK VAN KENNIS DELEN DE NORM

SCHRIFTELIJKE WEERSLAG PRESENTATIES

SEMINARIE DINSDAG 10 MEI 2010

16/05/2010

VERSIE 1.0

remi.maddens@ﬁshtank.be

frederik.vanoutryve@dotprojects.be

( c ) m e i 2 0 1 0 F i s h t a n k e n d o t P r o j e c t • w w w. f i s h t a n k . b e • w w w. d o t p r o j e c t . b e

Inleiding
Opzet van het document

Voorliggende White Paper is een schriftelijke weerslag van het seminarie “Online netwerken maak van kennis delen de
norm”. Het seminarie vond plaats op dinsdag 10 mei in het Pullman Hotel in Diegem en was een organisatie van
Fishtank en dotProjects. Beide bedrijven realiseerden in het verleden met succes online kennisnetwerken voor
verschillende organisaties, ondermeer Agentschap Ondernemen, Agentschap Jongerenwelzijn, Bijzondere Jeugdzorg
Antwerpen, IWT, OVAM, i-proppeler, Syntra Vlaams-Brabant, Expertisecentrum voor Opvoeding en Kinderopvang.

Opzet van het online seminarie was de opgedane ervaring bij het voorbereiden, conceptualiseren, ontwikkelen,
accepteren en activeren van online kennisnetwerken binnen een professionele context te delen.

Deze white paper bestaat uit 2 onderdelen

(A) Introducerende sessie: Enterprise 2.0. Hoe online kennisdeling optimaliseren binnen de organisatie met
"sociale software"?

(B) Drupal open source CMS: Een ideale software omgeving voor opzetten van online kennisnetwerken
vandaag en morgen.

Fishtank

Fishtank is gespecialiseerd in strategische en technologische begeleiding bij concept en realisatie van digitale projecten.
We beschikken over een sterke expertise wat betreft strategie, design en ontwikkeling van online applicaties in
heterogene omgevingen (uiteenlopende informatie uit verschillende applicaties op verschillende platformen) .

Technologie staat voor Fishtank in functie van de gebruiker, technologie is een hulpmiddel dat de gebruiker “betrekt” bij
de communicatie (gebruiker centraal). Technologie als middel om aan te zetten tot intensieve 2-weg communicatie
(collaboratie).

Fishtank heeft een sterke affiniteit en ervaring met hedendaagse web projecten (web2.0), integratie van CRM-tools
(efficiënte klantrelaties), organiseren van interactie met social media (verhogen visibiliteit en genereren feedback) als ook
het opzetten van digitale collaboration projecten (online kennisdelen).

Fishtank levert ondermeer volgende diensten: behoefte- en functionele analyse; user-centered research en design, UML
business modelling, use case design en prototyping; advies en strategie voor digitale projecten; procesbegeleiding van
online communicatietrajecten (trekkersrol).

dotProjects

dotProjects werd in 2004 opgericht met een missie om open source toepassingen op een betrouwbare manier ter
beschikking te stellen van grotere organisaties. Het bedrijf uit Gent stelt vandaag 28 mensen tewerk die diensten
verlenen op het vlak van:

• implementatie van open source web content management en collaboration platformen
• implementatie van vertaal-technologie
• out-sourcing van webmasters die klanten helpen bij het beheer en de uitbouw van hun websites

Als technologie-partner van heel wat consultancy en communicatie-agentschappen is dotProjects verantwoordelijk voor
de implementatie en support van enkele van de meest bekende Drupal implementaties in België zowel op het vlak van
overheid, non-profit als corporate.

F i s t h a n k - d o t P r o j e c t s
Online netwerken: maak van kennisdelen de norm

1

Sinds juni 2009 beschikt dotProjects als enig gespecialiseerd Drupal-bedrijf in Vlaanderen over een dedicated Drupal
support desk waar drie full time Drupal specialisten klanten dagelijks ondersteunen bij het updaten en gebruiken van
hun websites.

dotProjects is de eerste Acquia Enterprise partner in België.

INTRO ENTERPRISE 2.0

DE DOORBRAAK

Wordt 2010 het jaar waarin Enterprise 2.0 doorbreekt? Bedrijven en organisaties hechten steeds meer belang aan een
goede en efﬁciënte organisatie van hun interne communicatie. Een vlotte interne communicatie, communicatie met
partners, stakeholders en klanten genereert hopen kennis die niet of te weinig benut wordt. Online netwerken helpen om
deze kennis te activeren.

Organisaties en bedrijven produceren content via een uitgebreid arsenaal aan online communicatiekanalen: emails,
weblogs, websites, intranetten, fora, crm-tools, applicaties op maat... . Het centraliseren van deze content en omvormen
tot informatie en kennis is in een sterk competitieve omgeving van strategisch belang.

Technische vooruitgang, het succes van sociale software, de doorbaak van “cloud computing”, aanbieden van “software
as a service” biedt uitstekende webtechnologie voor het delen van kennis, zowel in de organisatie als daarbuiten.

STERKE GROEI VAN SOCIALE MEDIA

Sociale media zijn media waar de gebruiker zelf inhoud creëert. Sociale
software is de online software waarmee gebruikers online inhoud creëren en
verspreiden. Via sociale media worden elke seconde massa’s informatie de
digitale wereld ingestuurd onder de vorm van tweets, YouTube video’s,
Flickr foto’s, Facebook, Linkedin status updates,... . Er ontstaat een niet te
stoppen stroom aan informatie, soms relevant, soms totaal irrelevant.

De teller van Gary Hayes geeft een idee van de snelheid waarmee per
seconde sociale media geconsumeerd of geproduceerd worden: http://
www.personalizemedia.com/garys-social-media-count/.

Conclusie: sociale media worden gemeen goed.

Niet alleen de sociale media kennen een sterke groei ook de sociale
netwerken nemen sterk toe en dit is niet uitsluitend een internationaal
fenomeen. Binnen België groeien sociale netwerken eveneens. De Belgische cijfers voor 2009:

• Facebook: meer dan 3,6 miljoen leden

• Linkendin: meer dan 0,6 miljoen leden


2

• Netlog: meer dan 2,5 miljoen leden

• Myspace: meer dan 0,5 miljoen leden

Als we ervan uitgaan dat het aantal internetgebruikers in België 7 miljoen1 bedraagt kunnen we concluderen dat meer
dan 50% van de Belgische internetgebruikers lid zijn van een sociaal netwerk.

MENSEN EN ORGANISATIES WORDEN SOCIAAL

Het feit dat sociale software gemeengoed wordt en steeds meer mensen zich organiseren in sociale netwerken heeft haar
effect op hoe mensen met kennis en informatie omgaan. Doordat de gebruiker actief informatie sprokkelt verliest het
klassieke distributiemodel aan belang.

Kennis en wetenschap aangeboden door ‘deskundigen’ aan de gebruiker verliezen terrein ten voordele van een
consultatiemodel, waarbij de gebruiker actief kennis- en informatieproducten bij elkaar sprokkelt.

Meer en meer mensen organiseren zich in virtuele gemeenschappen rond gedeelde interesses of een gemeenschappelijk
engagement. Zo evolueren we naar een netwerksamenleving gekenmerkt door horizontale netwerkrelaties tussen
relatief autonome, zelfsturende groepen van wisselende samenstelling.

Dit heeft een empowerment van de eindgebruiker tot gevolg. De kennis en zelfzekerheid neemt toe waardoor een
grotere groep mensen een eigen visie ontwikkelt en deze ook wil delen.

IS HET DAN OOK GEEN TIJD OM ZELF SOCIAAL TE WORDEN?

Als de wereld online zo sociaal wordt, is het dan ook geen tijd om
binnen de eigen organisatie sociale software te gebruiken en sociale
netwerken op te zetten?

Ons lijkt het moment aangebroken om de dynamiek en het succes
van sociale media te vertalen naar een professionele omgeving en
dit door:

• het delen van kennis en ervaring via sociale
netwerken binnen en buiten de organisatie;

• elkaar online op te zoeken, verbindingen te leggen en
groepen te vormen in zogenaamde online
gemeenschappen of communities;

• door medewerkers te gaan ondersteunen met “tools”
die sociale interactie, communicatie en kennisdeling
laagdrempelig maken.

Typische en vaak gebruikte “tools” voor sociale interactie zijn:
weblogs, wiki’s, RSS feeds, instant messaging, expert ﬁnders,
tagging & bookmarking.

In onze ogen is Enterprise 2.0 het toepassen van web2.0-principes in een professionele (“enterprise”) context.

1 http://nl.wikipedia.org/wiki/Lijst_van_landen_naar_aantal_internetgebruikers


3

Web 2.0 - oorspronkelijk gelanceerd door Tim O’Reilly 2 -werd destijds omschreven als de evolutie van het internet van
een verzameling losjes verbonden websites naar een volwaardig platform waarop webapplicaties gebouwd en
uitgewisseld worden. Web 2.0 is de tweede generatie webdiensten met de focus op usability, techniek en vooral
interactie.

De term Web 2.0 is intussen vervangen door sociale media. We interpreteren sociale media als online platformen via
dewelke mensen verhalen, kennis en ervaring met elkaar delen. Het gaat dus over het opzetten van conversaties tussen
personen, ondersteund door online tools3. De software die deze tools doet draaien is sociale software.

Snel door de bocht kan men stellen dat web2.0 de grondslag heeft gelegd voor de online tools via dewelke het internet
sociaal werd en ons in staat stelt vlot kennis en informatie te delen.

We zijn er ons van bewust dat Enterprise 2.0 - net als Web 2.0 destijds - een modeterm is met een waarschijnlijk korte
levensduur maar hij bundelt wel goed de basisprincipes.

Elke dag groeit het aanbod aan sociale
software. Steeds meer toepassingen en
functionele behoeften worden online én
sociaal opgevangen. De prisma op deze
pagina biedt een leuk overzicht van sociale
software gebundeld per functie.

De volledig prisma: http:/
theconversationprism.com (de prisma
evolueert permanent).

Het aanbod is onuitputtelijk, nieuwe sociale
media komen en niet succesvolle verdwijnen.

Het zijn stuk voor stuk “tools” of applicaties
die het online informatiedelen
vergemakkelijken.

Deze tools - vandaag hoofdzakelijk gebruikt
binnen een privé context - bieden eveneens op
professioneel vlak toegevoegde waarde.

2 http://oreilly.com/web2/archive/what-is-web-20.html

3 http://www.frankwatching.com/archive/2009/01/09/het-verschil-tussen-web-20-social-media/


4

WERKEN IN STAPPEN

Enterprise 2.0 invoeren binnen een organisatie is een groeiproces. Het is best om in stappen te werken:

1. STAP 1: Experimenteren binnen bestaande omgevingen of zoeken naar eenvoudige oplossingen online.
Dit is de pioniersfase waarbij we starten vanuit de gebruiker met lokale initiatieven. Deze fase is gericht op
persoonlijke interesses, op losse toepassingen zonder samenhang. De focus ligt op informele
communicatie en toegankelijk maken van informatie.

2. STAP 2: Implementeer een bestaand “collaboration” software oplossing. Dit is de faciliterende fase
waarbij de organisatie oplossingen biedt die de gebruikers ondersteunt bij hun dagdagelijkse taken. De
faciliterende fase is het logische gevolg van een succesvolle pioniersfase. Ze leidt tot bredere acceptatie en
toenemende vraag naar oplossingen. De organisatie ondervindt op vlak van kennisdeling een stijgende
behoefte aan meer structuur, centralisatie, hergebruik, best-practices van kennis.

3. STAP 3: Bouw verder op een geïmplementeerd pakket of start ontwikkeling op maat. Dit is de
strategische fase waarbij Enterprise 2.0 wordt onderkend als onderscheidende factor. Het wordt onderdeel
van de cultuur en het DNA van de organisatie en haar dagelijkse bedrijfsvoering. Hier ligt de focus op
kennisdeling, innovatie en samenwerking. Het kennisplatform levert concrete bijdragen aan de
strategische positie en ontwikkeling van het bedrijf. Het online kennisnetwerk wordt cruciaal en van
strategisch belang voor bedrijfsprocessen. Het is een competitief voordeel geworden.

START EENVOUDIG

Experimenteren, niet analyseren, is het motto. Online kennisnetwerken zijn voor vele organisaties een relatief nieuw
gegeven. Het is zoals gezegd een groeiproces waarbij je leert al doende. Je moet er gewoon mee starten op een zo
eenvoudig mogelijke manier en met kleine stappen. Vervolgens groei je op basis van ervaringen en feedback van
gebruikers verder.

Kies voor de start een aantal eenvoudige maar goede basisfunctionaliteiten:

1. BLOG: een eenvoudige blogstructuur voor informatiebundeling en -verspreiding van diverse aard. Een
blog engine met mogelijkheid tot toevoegen van commentaren en systeem van notiﬁcatie is een zeer
eenvoudige en handige manier om kennis te delen met een groep mensen met dezelfde interesses. Weetjes,


5

suggesties, leuke artikels, interessante links, vragen, opmerkingen worden vlot gedeeld via een klassieke
blogstructuur.

2. KALENDER: een eenvoudige agenda voor het aankondigen van activiteiten, het maken én opvolgen van
planning en timing.

3. BESTANDEN DELEN: een gebruiksvriendelijke tool of folder voor het centraliseren en ter beschikking
stellen van kennisdocumenten op één plaats. We denken aan word, excel, pdf, ppt en andere documenten.
Bij voorkeur is de file sharing tool gelinkt aan de blog en de kalender zodat documenten die daar
opgeladen worden automatisch gecentraliseerd worden met alle overige documenten.

In een tweede fase voegen we meer geavanceerde functionaliteiten toe zoals:

• To-Do’s / Milestones

• Wiki / Writeboards

• Forum

In een derde fase en eens de sociale software een tijd in gebruik is, breiden we de omgeving uit met nieuwe toepassingen
meer op maat van de organisaties zijn zoals:

• tools voor rapportage

• gedetailleerde overzichten van gebruikers actief op het kennisnetwerk

• gedetailleerde projectfiches met diepteinformatie over specifieke thema’s, onderwerpen of projecten

Een klassieke fout is te starten met teveel functionaliteiten of teveel “toeters en bellen”. Zoals we verder zien is het niet
de technologie die telt, maar het gebruik ervan. We moeten de drempel om online kennis te delen zo laag mogelijk
houden en vermijden de gebruikers van bij de start af te schrikken want dan komen er al snel reacties als “weer een
nieuwe omgeving waarin we moeten werken”.

Ook bij het opzetten van een online kennisnetwerk geldt het KISS principe: Keep It Simple and Stupid.

De meeste systemen bieden de mogelijkheid om eenvoudig functionaliteiten aan en af te zetten. We raden aan hier
maximaal gebruik van te maken en bij de lancering van een online platform zoveel mogelijk functionaliteiten “af” te
zetten. Pas als meerdere gebruikers meermaals vragen om bepaalde functies toe te voegen is de tijd aangebroken om dit
ook effectief te doen.

Bij voorkeur bundelen we uitbreidingen en lanceren we ze na een bepaalde tijd. Vaak is dit pas zes en bij voorkeur twaalf
maanden na de lancering of de laatste update. Wat weerstand bieden aan de neiging of de drang om steeds onmiddellijk
positief te antwoorden op elke functionele vraag van de gebruiker schaadt niet. Indien niet loopt men het risico dat
teveel energie gaat naar het permanent technisch verbeteren van de software en dat er onvoldoende middelen
overblijven voor de invulling en activatie door gebruikers.

Interessante software omgevingen om zelf reeds mee aan de slag te gaan aan een lage prijs zijn:

• Basecamp: http://basecamphq.com

• Active Collab: http://www.activecollab.com

• Huddle: http://www.huddle.net


6

Elke tool heeft zijn eigenheden. De ene is meer geschikt voor projectmanagement, de andere meer voor kennisdeling.
Afhankelijk van de behoeften vormt deze of andere online software - er zijn er uiteraard nog veel meer - een goede start.

VERHOOG UW BEREIK

Maak gebruik van de sociale media voor verspreiding van uw boodschap:

• Plaats video’s op Youtube

• Plaats foto’s op Flickr

• Plaats presentaties op SlideShare

• Plaats documenten op Scribd

• Plaats kortnieuws op Twitter

• Plaats links op bit.ly

Het inschakelen van sociale media is interessant voor het delen van kennis met een breder publiek of om het imago van
de organisatie verder uit te dragen. De voordelen van het inschakelen van sociale media bij kennisverspreiding zijn
onder andere:

• Meer bereik: ook op externe platformen raadplegen bezoekers uw content;

• Meer uitwisseling: vlottere informatie-uitwisseling tussen websites van collega’s en partners;

• Meer meten: extra bezoekersstatistieken via Bit.ly;

• Minder kosten: lagere kost aan hosting provider (geen eigen schijfruimte of bandbreedte).

METHODOLOGIE

Een goede houvast voor het opzetten van online kennisnetwerken biedt het 4-stappen model van Forrester’s POST-
methode4:

1. Mensen: breng de gebruikers in kaart en begrijp
goed hun noden en behoeften.

2. Objectieven: bepaal en omschrijf duidelijk uw
business doelstellingen.

3. Strategie: ontwikkel een visie en aanpak voor
implementatie.

4. Technologie: kies in functie van het bovenstaande de
juiste applicaties/functies en implementeer ze
passend.

4 http://forrester.typepad.com/groundswell/2007/12/the-post-method.htm


7

Stap (1): We hebben een goed beeld nodig van de mensen die op korte en lange termijn moeten werken met sociale
media (er zijn early adaptors en laatbloeiers). Afhankelijk van het type is een verschillende aanpak wenselijk. Forrester
onderscheidt volgende types:

a. spectators (zij die een weblog of webpagina onderhouden en video of audio opladen);

b. joiners (mensen die een sociaal netwerk profiel hebben en onderhouden);

c. critics (zij die reageren op online content via commentaren, beoordelingen of reviews);

d. conversationalists (mensen actief op vlak van microbloggen).

Stap (2): Succesvolle sociale online gemeenschappen binnen een organisatie slagen er in verschillende problemen of
behoeften gelijktijdig aan te pakken en hiervoor oplossingen te bieden. Forrester raadt aan bij het bepalen van uw
business objectieven te focussen op:

a. innovation (zoals een website voor het posten van video’s waar werknemers aangemoedigd worden ideeën
te lanceren);

b. collaboration (projectgroepen waarbinnen gebruikers korte berichten nalaten via “instant messages”, ideeën
posten op een wiki en documenten delen);

c. support (zoals een discussieforum waar werknemers vragen kunnen posten en beantwoorden);

d. learning (zoals Facebook site waar werknemers informatie opzoeken via netwerk profielen);

e. archiving (documenten centraliseren waarbij gebruikers extra relevantie toevoegen via tagging en zo
bepaalde documenten in de kijker zetten.

Stap (3): Bepaal - terugkoppelend naar de business objectieven - hoe je je objectieven gaat realiseren. Elke sociale
strategie heeft aandacht voor het sociale ecosysteem waarbinnen het opereert en zoekt naar concrete acties en stappen
om haar objectieven te realiseren. Forrester adviseert om te werken rond 4 actiepunten:

a. Ten eerste, hoe gaan we onze medewerkers communiceren wat er gaande is?

b. Ten tweede, hoe gaan we leden van het netwerk helpen de juiste connecties (contacten) te vinden en
leggen?

c. Ten derde, hoe gaan we netwerkleden belonen voor hun bijdragen?

d. Tot slot, hoe gaan we leden “empoweren” om content te creëren en samen te werken?

Het is belangrijk niet uit het oog te verliezen om de implementatie van de strategie meetbaar te maken. Dit kan
bijvoorbeeld door het meten van het effect van nieuwe ideeën op de omzet of eenvoudigweg het tellen van het aantal
nieuwe ideeën en initiatieven dat voortkomt uit de online kennisdeling.

Stap (4): Tot slot gaan we kijken naar welke technologie het meest geschikt is om met de eigen mensen de objectieven te
realiseren volgens de bepaalde strategie. We bepalen wie toegang heeft tot wat (welke functionaliteiten) en welke sociale
software we integreren met welke doelstellingen.

SOCIALE SOFTWARE VEREIST VERANDERING

Veel bedrijven leven op vlak van kennisbeheer nog in het industriële tijdperk. De basiskenmerken van de “machine
democratie” blijven aanwezig: vaste functies, vaste workflows, hiërarchische structuren. Kennisorganisaties tonen


8

vandaag nog steeds veel gelijkenis met de “geoptimaliseerde machines” uit de de industriële samenlevingen. Het zijn
“kennisverwerkingsfabrieken”.

Het principe van efficiëntie verhogen door standaardisatie is echter moeilijk toepasbaar op kennisbeheer.

Bedrijven zijn vandaag veel diverser, groter, globaler, flexibeler. Informatie en kennis valt niet meer te vangen in vaste en
rigide structuren en taken. Kenniswerk is de verrijking van informatie, niet de beperking door een keurslijf.

We moeten evolueren naar een “intelligente organisatie”. Een organisatie die vrij en flexibel omgaat met haar kennis.

WE MOETEN ONS LEREN GEDRAGEN ALS MIEREN

Een nieuwe manier van samenwerken heet stigmergie en sociale software helpt hierbij. Het ondersteunt een alternatief
organisatiemodel dat moet zorgen voor:

• ontsluiting van talent

• flexibiliteit

• veranderingsbestendig

• naadloos communiceren

• samenwerken met buitenwereld

Stigmergie5 is een mechanisme uit de biologie van gedecentraliseerde controle waarmee extreem complexe taken worden
uitgevoerd zonder intelligente aansturing, planning, directe communicatie tussen de actoren of overzicht.

Stigmergie werd voor het eerst waargenomen bij sociale insecten, zoals mieren die informatie uitwisselen door
geursporen achter te laten wanneer zij voedsel terug te dragen naar het nest. Eens het voedsel ontdekt hoeven de
volgende mieren niet meer zelf op ontdekking. Via de sporen lopen ze direct naar het voedsel en versterken op de
terugweg het spoor. Als het voedsel uitgeput is, verdampt het spoor vanzelf weer omdat steeds minder mieren voedsel
terugdragen langs dat spoor.

Dus, zonder met elkaar te communiceren en zonder te worden aangestuurd, onderhouden mieren een routenet tussen
voedsel en nest.

Vertaald naar kennisnetwerken is stigmergie een interessant mechanisme van indirecte interactie en samenwerking
tussen actoren (organismen, machines, programma’s etc.) via een bepaalde omgeving of een daarvoor bedoeld (online)
platform. Het is een eenvoudig maar robuust systeem van zelforganisatie. Eenvoud slaat hier op de actoren en het
mechanisme en niet op het resultaat of de interactie.

IEDEREEN DOET HET

Online kennis en ervaringen delen gebeurt in alle sectoren en op alle domeinen. Zo lanceerde een parkeermakelaar in
opdracht van het parkeerbedrijf GAPA recent een online parkeerplatform. De kennis die hier gedeeld wordt zijn vrije
parkeerplaatsen.

Als we kijken naar onze eigen referenties vinden we online kennis in verschillende vormen en sectoren:

5 http://nl.wikipedia.org/wiki/Stigmergie


9

http://www.innovatienetwerk.be http://www.vbjk.be

http://www.syntra-ab.be http://www.expoo.be

HET GAAT NIET OVER TECHNOLOGIE

Een online kennisnetwerk opzetten binnen een
organisatie is geen technologische uitdaging. De
uitdaging ligt bij het veranderen van de vertrouwde
werkwijzen. Het gaat met andere woorden over
verandering en het sturen van die verandering (change
management). Verandering gaat ook in stappen.

We onderscheiden 3 stappen:

1. Het creëren van een klimaat voor
verandering;

2. De organisatie in haar geheel engageren
en “enablen”;

3. Verandering verankeren binnen de
organisatie op lange termijn.

Verandering hoeft overigens geen complex proces te zijn maar het is wel een proces dat veel aandacht vergt. Het
overtuigen van medewerkers van het belang van een nieuwe manier van online kennisdelen vraagt tijd.

CREËER EEN CULTUUR VOOR KENNISDELEN

Waarom is kennisdelen belangrijk:

a. Niet-materiële goederen - ideeën, processen, informatie - worden steeds belangrijker. In de globale
economie (ook lokaal) daalt het belang van materiële goederen (“tangible goods”). De traditionele
producerende industrie verliest aan belang ten voordele van kenniseconomie.

b. Het enige duurzame competitieve voordeel voor een organisatie is continue innovatie, maw. de toepassing
van nieuwe kennis. Innovatie is vandaag een permanent aandachtspunt.


10

c. Toenemende jobrotatie. Mensen werken niet meer tot aan hun pensioen voor één en dezelfde organisatie.
Zorg ervoor dat als iemand vertrekt enkel de persoon vertrekt en niet zijn kennis.

d. Het probleem binnen een organisatie wordt “dat we niet meer weten wat we weten”. Organisaties (globaal
en lokaal) verliezen het overzicht op de kennis aanwezig binnen de organisatie. Mensen produceren
kennis, elk in hun eigen context/eiland. Kennis opgedaan in de ene vleugel van een bedrijf wordt niet
gedeeld met de andere vleugel. Geen leveraging. Iedereen moet het zelf leren.

e. Door snelheid van verandering - op vlak van technologie, business en sociaal - verliest kennis enorm snel
aan waarde. Kennis vandaag aanwezig in een organisatie is vermoedelijk al totaal achterhaald in een
periode van 5 jaar. In sommige bedrijven is 50% van de kennis waardeloos na 5 jaar.

Overigens: kennis delen gaat niet (alleen) over het delen van de grote ideeën. Het delen met anderen van de kleine
dingen, stukjes kennis waarmee je zelf niet(s) (veel) bent. Als wederdienst zullen collega’s andere zaken delen die
mogelijk wel relevantie hebben.

Overwin ook de idee dat kennis delen gelijk staat met uw ideeën vrij en naïef weg te geven. Natuurlijk is het niet de
bedeling alles zomaar te grabbel te gooien aan interne of externe concurrenten. Maar anderzijds brengt het evenmin iets
op om het kennis alleen voor zichzelf te houden. Niet gedeelde kennis blijft vaak in de schuif liggen van een persoon en
komt er nooit uit.

MOTIVATIE IS BELANGRIJK

Hoe mensen motiveren om kennis te delen?

• Kennis is vergankelijk en van steeds kortere levensduur. Als je het niet gebruikt zal het snel zijn waarde
verliezen. Snelheid van informatie zorgt ervoor dat informatie snel achterhaald is.

• Als je je kennis niet inzet (productief maakt) dan zal iemand anders het doen in jouw plaats. Je mag er van
op aan dat hoe subliem een idee is, iemand anders binnen de organisatie rond loopt met gelijkaardige
ideeën.

• Kennis delen heeft altijd een positieve balans: je wint meer dan je verliest. Je haalt er meer uit dan je erin
steekt. Alleen al het neerschrijven van een idee helpt om onze gedachten meer vorm te geven, om ze te
laten rijpen en te laten groeien. Als je dan nog een stap verder gaat “delen” (in dialoog treden) zal je
proﬁteren van de kennis, de inzichten en suggesties van anderen en zo je eigen ideeën verbeteren.

• Om dingen gedaan te krijgen binnen een organisatie heb je steun nodig van anderen. Open zijn naar
collega’s en kennis delen, helpt je je objectieven te bereiken. Mensen die alleen werken, hebben meer kans
op falen. Je hebt niet alleen input van anderen nodig maar ook hun “buy-in”.

Vroeger was de leuze “knowledge is power” vandaag wordt dat “sharing knowledge is power”.

KENNIS DELEN START BIJ HET INDIVIDU

Kennis delen gaat niet alleen over “geven”, het gaat (ook) over:

• Feedback vragen

• Vragen stellen

• Mensen vertellen wat je gaat doen vooraleer je het doet

• Mensen om hulp vragen

• Mensen vragen om op één of andere manier mee te werken


11

• Mensen vragen wat ze ervan vinden, advies vragen

• Mensen vragen was zij anders zouden doen

• Niet gewoon informatie delen maar ook “know-how” en “know-why”

Als je gelooft in het belang van kennisdeling en dat het de organisatie vooruit kan helpen - jezelf of je team - begin er dan
mee in je eigen omgeving (“sphere of inﬂuence”). Met andere woorden “lead by example”. Overigens hoe hoger je
positie binnen de organisatie, hoe meer invloed.

ENKELE PRAKTISCHE TIPS

• Focus op de mensen: technologie is niet de uitdaging. Het lanceren van een nieuwe tool of toepassing
betekent nog niet dat medewerkers deze ook gaan gebruiken. Het moet duidelijk zijn wat de meerwaarde
is. Enterprise 2.0 groeit wanneer het een onderdeel wordt van het bestaande proces en de gebruikersgroep
de inhoud constant ververst. Het kan niet bestaan wanneer slechts één persoon het alleen levend houdt.

• Geen hiërarchie: iedereen kan alle informatie zien en veranderen. Geen beperkingen dus maar iedereen is
altijd traceerbaar . Laat de spelregels zoveel mogelijk over aan de gebruikers.

• Begin klein, maar wel vanuit een visie: informele uitrol, geen big bang. Begin klein met de ‘champions’:
enthousiastelingen met kennis van de organisatie en de processen. De ‘champions’ hebben een actieve rol
als ambassadeur en in het structureren van de informatie om dingen vindbaar te houden. Naast online
communicatie is ook ofﬂine communicatie ter ondersteuning nodig.

• Zorg voor steun van het management: het management moet ervoor openstaan, meedoen en initiatieven
aanmoedigen.

• Faciliteer waar mogelijk: stel een faciliterende community manager aan voor het dagelijks monitoren van
gebruik en beheer van het kennisnetwerk. Organiseer roadshows of ‘awareness’ bijeenkomsten. Zorg voor
(stille) contentmigratie om meer gebruikers te trekken.

• Overbrug verschillende belangen: breng partijen bij elkaar (ICT, content management, concept,
communicatie en kenniseigenaren). Help gebruikerswensen te vertalen in oplossingen. Signaleer
kennisgebieden die waarde toevoegen.

• Zorg voor geloofwaardigheid door het toepassen van het hybride redactiemodel. Hybride betekent een
zowel zelfregulerend als geconontroleerd. In principe zelforganiserend en zelfregulerend maar voor een
aantal zaken met gecontroleerde redactiemodellen. Zo kan men waarborgen bieden van kwaliteit en
relevantie door kenniseigenaren.

• Sluit aan bij de bestaande manier van werken en denken: haak aan bij lopende projecten en
werkzaamheden. Integreer zo snel mogelijk met bestaande systemen

Uit eigen ervaring bijkomende aandachtspunten:

• Voorzie een “trekker” die er blijft in geloven. Afhankelijk van het type kennisnetwerk moet je rekenen op
een tijdsbesteding van minimum 0,5 dag tot 1 à 2 werkdagen per week: schrijven van content, vragen
beantwoorden, activiteiten in de aandacht brengen, .... Belangrijk is dat het iemand is die “ownership”
over het project neemt.

• Voorzie voldoende tijd om het project tot leven te laten komen. Reken met een periode van zes tot twaalf
maanden vooraleer het kennisnetwerk echt op gang komt.


12

• Werk met een content en promotieplan. In het eerste neem je op wie, wat voorziet wanneer voor welk
onderdeel van het kennisnetwerk. Regelmaat in updates (ad hoc/op maat en geautomatiseerd) vergt een
goede planning inclusief regelmatige redactievergaderingen. Het contentplan bevat idealiter ook een lijst
van goede en handige bronnen waaruit te snel informatie kan halen. Daarnaast ga je best ook
contentallianties aan(bv. uitwisseling van bloginformatie via RSS). Het promotieplan bevat dan weer alle
maatregelen om het kennisnetwerk intern of extern in de aandacht van de beoogde doelgroepen te
brengen.

• Stel realistische en meetbare doelstellingen.

• Blijf ﬂexibel: hoe je het ook draait of keert het is een leerproces. Elk kennisnetwerk (elke community) heeft
haar eigen dynamiek en reageert anders, wees bewust van evoluties, wensen, verandering en speel er
doordacht op in (geen paniekvoetbal). Een goede regel is om na zes maanden alle ontvangen feedback te
evalueren en te laten resulteren in kleine wijzigingen (‘tweaken’) of na twaalf maanden alle feedback te
evalueren en laten te resulteren in een update van het platform (versie 2.0) met nieuwe functionaliteiten.

GEBRUIK BRONNEN BUITEN UW SITE

Enerzijds betekent dat dit de informatie die we sociaal organiseren binnen het bedrijf ook mobiel beschikbaar maken.
Anderzijds (en misschien veel belangrijker) betekent dat we informatie die buiten de organisatiemuren beschikbaar is,
integreren binnen het interne kennisplatform.

Vooral dit laatste is interessant. Via intelligente searchfunctionaliteiten integreren we informatie van externe website en
bronnen binnen het eigen kennisnetwerk. Zo verrijkt men de eigen content en geeft gelijktijdig meer geloofwaardigheid
aan het informatieaanbod.

Drupal open source CMS

STATE OF DRUPAL

In april 2010 vond in San Francisco de tweejaarlijkse DrupalCon plaats. Op deze conferentie verzamelden ruim 3.000
Drupal ontwikkelaars om bij te leren en informatie uit te wisselen. De grootte van een developers-conferentie is voor
veel technologieën een goede maatstaf voor de leefbaarheid en adoptie van de technologie.

In zijn keynote toespraak haalde Drupal lead developer Dries Buytaert opnieuw enkele opvallende statistieken over het
pakket boven:

• De Drupal core wordt 230.000 keer per maand gedownload van op www.drupal.org
• Niet minder dan 731 ontwikkelaars schreven mee aan de volgende versie van het CMS
• Naar schatting 500.000 websites draaien op Drupal
• Er zijn ruim 6.700 modules en thema’s voor Drupal beschikbaar

De video van de volledige keynote is online te bekijken op deze pagina:
http://sf2010.drupal.org/conference/sessions/state-drupal


13

Ondertussen blijft het CMS de high-profile referenties
opstapelen. Vooral de lancering van de nieuwe versie
van de website van het Amerikaanse Witte Huis op basis
van Drupal ging, ook in ons land, niet onopgemerkt
voorbij. In ons land koezen recent alle grote TV-kanalen
(VT4, Vitaya, VTM, ...), Base, Danone en verschillende
agentschappen van de Vlaamse Overheid voor Drupal.

Het aantal bedrijven dat commerciële Drupal-diensten
aanbieden blijft stijgen. Opvallend is dat ook zeer grote
technologie bedrijven zoals IBM en Accenture Drupal
stilaan opnemen in het technologie-portfolio.

Een van de meest opvallende en onderscheidende ei-
genschappen van Drupal is de mogelijkheid om distribu-
ties te maken. Iedereen kan en mag de Drupal core combineren met een eigen selectie van modules, configuratie en the-
ma’s om zo een eigen product op de markt te brengen. Deze aanpak heeft ook bij het open source OS Linux voor een
belangrijke versnelling van de adoptie gezorgd. Bekende Drupal distributies zijn:

• Open Atrium - een intranet toepassing
• Open Publish - een Drupal versie voor online media sites
• Managing News - een nieuws aggregator
• Mercury - een getunde versie van de Drupal strack voor high-traffic sites

Een actuele lijst van Drupal distributies is te vinden op deze site: http://drupaldistrowatch.com/.

DRUPAL 7

De verwachtingen voor Drupal 7, de volgende versie die eerstdaags op de markt verschijnt zijn ook gespannen. Naast
verschillende verbeteringen voor ontwikkelaars, werd veel aandacht gegevens aan de gebruiksvriendelijkheid van de
admin interface.

Usability guru en designer Mark Boulton (http://www.markboultondesign.com/) werd ingehuurd om op basis van
gebruikerstesten een nieuwe admin interface voor Drupal te ontwikkelen. Het resultaat is o.a. een herschikking van de
onderverdeling van de beheerfunctionaliteiten (inhoud, structuur, presentatie, configuratie, ...), een handige toolbar, een
dashboard voor editors en een overlayer systeem voor in-page editing.

Onder de spreekwoordelijk motorkap van
Drupal werd het datamodule flexibeler ge-
maakt, werden weinig gebruikte modules uit
de core gehaald, en werden enkele modules
toegevoegd die voor zowat elke Drupal site
noodzakelijk zijn.

Twee jaar geleden werd een belangrijk nieuwe
richting voor Drupal aangegeven met de on-
dersteuning voor het “semantische web”, de
mogelijkheid voor websites om hun informatie
op een zo gestructureerde manier te publice-
ren, dat die informatie volledig automatisch
door andere software kan worden opgehaald,
geïnterpreteerd, en gebruikt in andere toepas-
singen, zogenaamde mashups. Een belangrijke
technologie daarvoor is RDF, wat voortaan in
de core van Drupal te vinden is.

Drupal 7 zit momenteel in een finale fase
waarin een 100 tal kritische bugs door de
community moeten worden opgelost voordat
het product gereleased kan worden. Naar verwachting zal dat vlak voor of vlak na de zomer gebeuren.

Naar na zullen nog heel wat modules moeten worden geüpdate. Naar verwachting zullen in de loop van het najaar de
eerste nieuwe productie websites op basis van Drupal 7 worden ontwikkeld.


14

ACQUIA

Een belangrijke ontwikkeling die de adoptie van Drupal door commerciële
organisaties ondersteunt, is de dienstverlening van Acquia. Dit bedrijf werd
in 2008 opgericht samen met Drupal project lead Dries Buytaert en richt
zich op het leveren van commerciële support diensten voor Drupal.

Acquia brengt via een netwerk van partners wereldwijd volgende diensten
en producten op de markt:

• Acquia Drupal - een eigen Drupal distributie
• Acquia Search - een hosted zoekoplossing die volledig in Drupal wordt geïntegreerd
• Acquia Network - een reeks van support diensten, monitoring en spam filtering
• Acquia Hosting - cloud-based hosting voor high-traffic sites
• Acquia Gardens (in beta) - een hosted versie van Drupal voor kleine websites

Traditioneel is “search“ een zwak broertje binnen Drupal. De standaard Drupal search module werkt zuiver op basis van
PHP en MySQL en is beperkt in snelheid, capaciteit en intelligentie. Er bestaand echter verschillende goede open source
zoektechnologieën. Het nadeel is dat ze heel wat extra vereisten leggen op de hosting van de site, en op de technische
kennis van de beheerder.

Acquia Search lost dit probleem op door de gekende open source zoektechnologie Solr als hosted dienst aan te bieden.
Een eenvoudige Drupal module zorgt ervoor dat alle content die wordt gepubliceerd, op een veilige manier naar de Ac-
quia Search servers wordt doorgestuurd en daar wordt geïndexeerd. Zoek queries die door bezoekers op de Drupal site
worden gelanceerd, worden doorgestuurd naar Acquia Search, die binnen enkele milliseconden de resultaten terug
stuurt.

Een reeks configuratie-opties in de module laat de webmaster toe het sorteervolgorde van de resultaten te beïnvloeden.
Daarnaast kunnen ook facetten als filters gebruikt worden om de resultaten.

DRUPAL VOOR KENNISNETWERKEN

Online kennisnetwerken zoals VON-Online.be of Expoo.be houden het midden tussen web content management en
community-tools. Het is dan ook niet eenvoudig om geschikte technologie voor dit soort interactieve content-toepassin-
gen te vinden.

Web content management systemen heb-
ben traditioneel de nodige functies voor
het beheer van content, taxonomieën,
workflows, search en analytics. Door hun
strakker publishing mechanismen missen
ze echter vaak interactieve functies zoals
commentaar, blogs, tagging, ...

Anderzijds verscheen er de laatste jaren
heel wat zogenaamde “social software” op
de markt zoals Facebook, forums, blogs,
delicious, ... waar de focus ligt op gebrui-
kers die hun eigen content publiceren, en,
door dat samen te doen, een intelligent
netwerk-systeem creëren. Deze tools gaan
echter zo los om met de structuur van in-
formatie, dat ze soms in een warboel ont-
aarden.

Drupal bevat eigenschappen van beide
kanten: een strakke content-structuur en
taxonomie, maar anderzijds ook de moge-
lijkheid voor gebruikers om zelf content bij te dragen aan de site. Er wordt dan ook vaak gesproken van “Social Publish-
ing”.

Alle gebruikers en alle content door hen gepubliceerd, wordt door Drupal overigens op dezelfde manier behandeld. De
interactiviteit wordt dus niet beperkt tot een bepaalde module binnen de site, maar kan doorvloeien tot in het hart van


15

het systeem. Het ﬁjnmazige rechtensysteem laat toe om deze interactie en community aan te sturen en desnoods gefa-
seerd in te voeren.

In oktober 2009 stelde het onderzoeksbureau Gartner dit “Magic
Quadrant” op waarin verschillende aanbieden van enterprise
social software werden vergeleken op het vlak van visie en po-
tentieel. Drupal kreeg als enige open source oplossing een opval-
lende plaats tussen de voorlopers.

MEER INFORMATIE

Acquia bracht recent een white paper uit “Building Enterprise Communities with Open Source Drupal” dat een interes-
sante opvolging is van dit seminarie.
Gratis download, na registratie, op http://acquia.com/node/1213114


16

Bijlage
Initiële uitnodiging


17

White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

En vedette

En vedette (8)

White paper seminarie online kennisnetwerken v1.0 16052010