S’appuyant sur une très large communauté, Alfresco est la plateforme open source de gestion de documents en mode collaboratif la plus dynamique et la plus mature au monde. C’est aussi l’une des seules à offrir des fonctions d’archivage électronique évoluées en mode natif. Une présentation de Jeanne Darche, archiviste et responsable de la gestion documentaire à l'Agence de la santé et des services sociaux des Laurentides, et Yannick Richard, leader de pratique GED Open Source chez Savoir-faire Linux.

1. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca>
Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides
Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com>
Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux
La gestion des archives
avec Alfresco, vue par
une archiviste et responsable
de gestion documentaire

2. ●
Présentation Alfresco
●
Fonctionnalités de base
●
Module de Records Management
●
Démonstration
Alfresco RM
Programme

3. Présentation d'Alfresco

4. ●
Fondé en 2005 par John Newton et John Powell
●
Les avantages d'Alfresco :
●
Compatibilité multiple
●
Forte communauté
●
Intégration et respect des standards
●
Interopérabilité avec d'autres applications
●
Large éventail de partenaires
●
Alliances technologiques à travers le monde
●
Extensions
●
Personnalisation
Alfresco RM
Histoire

5. Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?

6. Alfresco RM
Qu'est-ce que Alfresco?

7. Alfresco RM
Références au Québec / Canada / International

8. ● Alfresco Edition Communautaire
Version avec les dernières fonctionnalités
Support de la communauté
● Alfresco One Entreprise
Souscription au support / temps de réponse garanti
Clustering (haute disponibilité)
Offre de support par l'intermédiaire de partenaires locaux (francophones)
Administration via l'interface graphique
Intégration avec Salesforce
Connecteurs spécifiques additionnels (Oracle, MS SQL, ...)
Alfresco RM
Produits

9. Module de Records Management

10. Alfresco RM
Module Alfresco RM

11. Alfresco RM
Module Alfresco RM

12. Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Gestion de la conservation
et du sort final des
enregistrements
● Intégré aux catégories du
plan de classification
● Possibilité de définir
plusieurs étapes :
● Cutoff – Déclasser
● Transfer - Transférer
● Retain - Conserver
● Destroy - Destruction
Règles de conservation

13. Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Evènements manuels
● Définies par un utilisateur
avec les permissions
adéquates
● Peuvent être intégrés aux
règles de conservation
● Déclenchés par tout
utilisateur habilité
● Evènements système
● Action lancée
automatiquement (limiter,
transférer, etc …)
● Possible d'ajouter de
multiples évènements
Evènements

14. Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Recherches sur
● Contenu du record et ses
métadonnées
● Les règles de conservation
● Valeurs calculées (par ex : dates)
● Statut du record
● Résultats configurables
● Paramétrage de la vue (par ex :
colonnes sélectionnées, valeurs à
afficher, ...
● Sauvegarde des types de recherches
et génération des rapports
Recherches

15. Alfresco RM
Module Alfresco RM
● Suivi de toutes les
actions avec l'audit
● Filtrage par
● Événement
● Utilisateur
● Date
● Les traces d'audit
peuvent être archivées et
déclarées en tant que
record
Audit et traçabilité

16. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Gestion RM ''en place''
Automatisation du remplissage des métadonnées
Structuration par moteur de règles

17. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Gestion RM « en place »

18. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Automatisation et structuration par moteur de règles

19. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site « Records Management »
Site
Contrats
Site
Factures
Site
Ressources
Humaines

20. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site « Records Management »

21. Alfresco RM
Module Alfresco RM
Site « Records Management »
Période de rétention
Edition / version
Déclaration comme
document d'archives
Déclasser
CréationActivité
Temps
Disposition finale :
Conservation
Transfert
Destruction
Cycle de vie d'un document

22. 29
Alfresco RM

23. 30
Alfresco RM

24. Démonstration

25. ●
Cette présentation s'appuie sur des
exemples ou des noms de personnes fictifs
Alfresco RM
Avertissement

26. Alfresco RM
Jacques SablierJacques Sablier
DirecteurDirecteur
Silvia Moretto
Archiviste
Eric Dufour
Chargé de projet

27. Alfresco RM
Vue globale

28. Alfresco RM
Site Contrats Site Gestion d'Archivage Electronique
Projet 123456
1. Soumission
2. Feuilles de temps
3. Factures
4. Autres documents
5. Courriels
1000 - Administration
Documents
d'archives
en attente
non classés
2000 – Affaires législatives
et juridiques
3000 - Gestion des
ressources humaines
4000 - Gestion des
ressources financières
5000 - Gestion des
ressources matérielles
6000 - Communications

29. Alfresco RM
Analyse du processus « Contrat »

30. Alfresco RM
Analyse du flux documentaire « RH »

31. Alfresco RM
Plan de la démonstration
●
Présentation RM
●
Processus contrat
●
Flux documentaire RH
●
Cas pratique Déclassement/Destruction

32. Jeanne Darche <jeanne_darche@ssss.gouv.qc.ca>
Archiviste et responsable de la gestion documentaire, ASSS des Laurentides
Yannick Richard <yannick.richard@savoirfairelinux.com>
Leader de pratique GED Open Source, Savoir-faire Linux
La gestion des archives
avec Alfresco, vue par
une archiviste et responsable
de gestion documentaire
Questions?