1. Tema: samhandling
è www.steria.no/guide
è Slik vekker du intranettet til live
Er intranettet ditt dominert av nyheter og statisk informasjon som de færreste har bruk for
i sitt daglige arbeid? Da bør du begynne å sette oppgavene og brukerne i sentrum. Start i
det små og utvid gradvis. Et nyttig intranett trenger ikke koste skjorta – du kommer langt
med målrettet innsats.
è MEN DE BRUKER DET JO IKKE... personalhåndboka, for å finne telefon- – Hva kan du gjøre for at intranettet
Behovet for å samhandle og dele kunnskap nummeret til avdelingskontoret i Bergen, skal bli en del av den naturlige
på tvers i organisasjonene er sterkt økende. eller for å lese en artikkel om en viktig arbeidsflaten til de ansatte?
Intranettet bør være en del av løsningen, kontrakt som en kollega nede i korridoren
men dessverre viser undersøkelser at det har vunnet. Hvordan kan vi gjøre intranettet
ofte ikke er tilfellet. Hvis de ansatte ikke til en del av den naturlige arbeidsflaten? stoffet mer tilgjengelig. Finn en riktigere
finner nyttige verktøy, nødvendig informa- balanse mellom tjenester, nyheter og rutine-
sjon eller kan kontakte folkene de ønsker å Telefonlisten er viktigere enn konsernnyheter beskrivelser. Start gjerne med felles tjenester,
spørre om råd via intranettet, er det heller Hva som skaper et levende intranett varie- maler, styringsdokumenter og driftsinforma-
ingen grunn til å bruke tid der. rer fra bedrift til bedrift, og mellom ulike sjon som folk trenger for å løse sine daglige
grupper av medarbeidere. Noen avklarer oppgaver og fremhev det.
Støtte i hverdagen hvilke fellestjenester som er viktig for
Til daglig jobber vi mye med tekstbehand- ulike brukergrupper og samler dem i en Gjør det enkelt for ildsjelene
ling, regneark, i fagsystemer eller andre eller flere ”jeg vil”-lister. Andre velger å Enkelte deler ivrig sin kunnskap ved å
standard verktøy. Vi mottar informasjon og gjøre tjenester og lenker til ofte brukte blogge eller delta i faglige diskusjoner på
forespørsler på e-post. Vi søker etter kunn- verktøy og dokumentarkiver mer synlig og nett. Men når de samme ekspertene skal
skap og ekspertise på internett, og vi følger tilgjengelig i skjermbildet eller i menyene. bidra på en nyhetsartikkel til intranettet,
med eller deltar i faglige diskusjoner i må de gjennom flere runder med kvalitets-
bransjenettverk og andre sosiale medier. Vær mindre avsenderorientert. Start med sikring før innlegget er klart for publisering.
det stoffet brukerne benytter mest. Fem Kunsten er å finne riktig dosering mellom
I dag brukes mange intranett kun når vi prosent av innholdet på intranettet står en tradisjonell publiseringsløsning og verk-
trenger å lese om permisjonsrettigheter i gjerne for 25 prosent av bruken. Gjør dette tøy som støtter dialog og samhandling.

2. La brukeren hjelpe til
Folk flest begynner å bli vant til å vurdere
innhold på nettet. Vi gir karakter til hoteller
vi har bodd på, terningkast til produkt-
anmeldelser og anbefaler artikler vi selv
liker til andre. Det innholdet mange brukere
vurderer som bra, blir lest av flere og kom-
mer høyere opp på trefflista når vi googler.
Skal intranettet brukes må det være mer
enn en publiseringskanal for ledelsen.
Legg til rette for dialog på tvers av organi- Et levende intranett skapes ikke av en person alene. Legg til rette for deling
sasjonen. La de ansatte kommentere og og engasjement og la organisasjonen skape resultatene sammen.
vurdere innhold. Rydd plass på forsiden til
”Best likt”, ”Mest lest” og lignende. for alle å starte i den enden. For mange er pasning. Svar på de viktigste spørsmålene
det bedre å bygge videre på det du har fra de ansatte. Husk at jo mer du produse-
Ikke la konsernnyheter og informasjon om som allerede er bra. Selv om du starter i rer, jo mer blir det å vedlikeholde.
avdelingene dominere skjermbildet og det små, kan målet du jobber mot på sikt
menyene hvis ikke brukerne etterspør det, være en portal som samler kritisk informa-
eller synes stoffet er bra. La folk ta med sjon fra mange ulike kilder og gjør det mer – Har du en fleksibel plattform i
seg noe av entusiasmen fra sosiale medier tilgjengelig. bunnen trenger ikke en slik
inn i arbeidshverdagen. omlegging å koste mye.
Finn dokumenter og forfattere SLIK KOMMER DU I GANG
For at intranettet skal bli brukt må det være 1. Sjekk hva som brukes og hva som savnes 4. Begynn i det små
lett for de ansatte å finne informasjonen. Sjekk hva de ansatte faktisk bruker og hvor- Fokuser på mest mulig nytte for minst mulig
Strukturen må være intuitiv og oversiktlig dan de jobber i hverdagen. Suppler med penger. Vent med krevende omleggingene til
slik at folk kjenner seg igjen. Merking av enkle brukertester og kvalitative intervjuer, fase 2 hvis det er mulig. Husk å markedsfø-
informasjonen gjør det lettere både for de eller be de ansatte om å vurdere nytten av re endringene internt. Bruk etablerte kana-
ansatte og søkemotoren og finne fram til innholdet og de ulike delene av intranettet. ler, møter, kurs og seminarer hvor folk like-
relevant stoff. Du får garantert mye nyttig informasjon. vel er, ikke bruk din og andres tid på å lage
Mange blir overrasket når de ser hvilket egne arenaer og arrangementer.
stoff som er mest populært og hva ulike
– Fokuser på hva brukerne ønsker grupper og avdelinger savner av tjenester
og trenger, ikke på bedriftens og informasjon.
kommunikasjonsbehov.
2. Involver brukerne
Skill mellom ulike brukere og involver dem
Invester i god søkefunksjonalitet som skaper i omleggingen av intranettet. Lag skisser
sammenheng mellom informasjonen og av mulige arbeidsflater og test det på
folkene som lager og bruker den. Det er ulike brukergrupper før du begynner å
ofte mer effektivt å vise veien til eksperti- omstrukturere og flytte på informasjon.
sen enn å forklare i detalj hva som er riktig Det er billig å endre en papirskisse, men
anvendelse av et dokument gjennom kostbart å be en utvikler om å gjøre
kategorisering og metadata. samme jobben to ganger.
Flere innganger eller en samlende portal? Lag 3-5 fiktive personer som representerer
Kontakt
I mange organisasjoner fungerer intranettet de prioriterte målgruppene. Vær kortfattet
som en publiseringsløsning for intern og konkret: Hva er jobben hennes, hvilken
informasjon, isolert fra dokumentarkiver, aldersgruppe tilhører hun typisk, hvilke
verktøy og andre plattformer som folk støtteverktøy trenger hun i hverdagen, hva
bruker til daglig. Derfor finner du den to år er hun opptatt av. Gjør det lett å holde
gamle rapporten fra forprosjektet, men ikke fokus på hvem brukerne er og det som er
sluttrapporten fra forrige måned. Og når du viktig for dem.
sender e-post til kontaktpersonen for å be
om siste versjon, har vedkommende sluttet. 3. Prioriter hardt Mona Skaret
E-post: msk@steria.no / Tlf: 930 87 706
Ikke gap for høyt i starten. Våg å priori-
Hvis dagens løsning ikke støtter dialog, tere noen målgrupper i første runde. Gi de Ole Johan Heum
kobling til nyttige verktøy som kalender og viktigste brukerne mer av det de trenger E-post: ojh@steria.no / Tlf: 917 38 164
dokumentbibliotek, eller har dårlig søke- og ton ned stoff de oppfatter som støy.
Steria AS
funksjonalitet, bør du vurdere å bytte til Kvitt deg med utdatert og lite brukt inn- Biskop Gunnerus’ gate 14A
en mer fleksibel plattform. Husk å sjekke hold. Når du vet hva brukerne vil ha kan Postboks 2, N-0051 OSLO
hva du vinner av fleksibilitet og nye mulig- du sette inn ressurser på å produsere nytt
heter ved å oppgradere til siste versjon. innhold som treffer de ansattes behov. Ha è Gå inn på www.steria.no/guide og
få tilgang til et helt bibliotek med gratis
Fletting av informasjon fra ulike systemer en innholdsdugnad. Vær forsiktig med å
3-minutters guider.
kan være krevende, og det er ikke riktig gjenbruke tekst fra andre kilder uten til-
© 2010 Steria AS. Versjon: 2010-09-27