1. Bab 7 : Asas Perancangan
Disediakan oleh,
Ira Rushdan

2. Takrifan Perancangan
Perancangan ialah fungsi utama dalam
proses pengurusan yang turut
melibatkan pengorganisasian,
kepimpinan dan kawalan.
Rancangan adalah suatu penyataan
mengenai apa yang perlu dilakukan
untuk mencapai satu objektif tertentu.

3. Takrifan dari Pengkaji…

5. PROSES PERANCANGAN :
1. Mentakrif objektif
2. Menentukan keadaan semasa
3. Membangunkan premis mengenai masa hadapan
4. Mengenalpasti kaedah untuk mencapai objektif
5. Melaksanakan rancangan, tindakan dan menilai hasil
M/S
133

6. Kajian empirikal menunjukkan
organisasi yang mempunyai
perancangan yang formal
mempunyai prestasi yang lebih
baik berbanding organisasi
yang kurang atau tiada
perancangan yang lengkap.

7. Kajian oleh : Pearce, Robbins & Robinson
(1987) dan Capon, Farley & Hulbert (1994)
a. Perancangan formal berkait rapat dengan
keuntungan, kadar pulangan atas aset yang tinggi
& prestasi kewangan yang memberangsangkan.
Hubungan
antara
Perancangan
dan Prestasi
b. Kualiti proses perancangan & pelaksanaannya
dalam organisasi menyumbang ke arah prestasi
yang lebih baik.
c. Organisasi yang ada perancangan formal
namun gagal, disebabkan faktor lain seperti
peraturan kerajaan & kekuatan kesatuan sekerja.

9. Manfaat
Perancangan
Tumpuan dan
Keluwesan
Fokuskan
Pemikiran
Memperbaiki
Kawalan
Pengurusan
Masa
Meningkatkan
Penyelarasan

10. Perancangan membantu…
 Mewujudkan keinginan mencapai
prestasi tertinggi dalam organisasi.
 Memastikan perkara yang lebih
utama mendapat perhatian dahulu.
 Membolehkan sumber diagihkan ke
seluruh organiasi.
 Membantu organisasi kenalpasti
masalah & cara menghadapinya.

11. M/S
136

12. Masa dalam organisasi adalah untuk :
Tugas
pentadbiran
Mencari
peluang
baru
Selesaikan
krisis antara
staf
Sertai majlis
organisasi
tertentu
Memastikan
prestasi
jabatan
tidak
menurun

13. Panduan menguruskan masa :

14. KAWALAN
3
1
2

15.  Lewis, Goodman dan Dandt (2001) menyatakan manfaat
perancangan penting kerana membolehkan pengurus :

17. Rancangan yang meliputi masa setahun atau kurang.
Contoh: Belanjawan tahunan negara, Membuka 15
cawangan pada tahun hadapan (Perbankan).
Jangka
Pendek
Jangka
Panjang
Strategik
Rancangan yang meliputi tempoh 5 tahun dan ke atas.
Contoh: Rancangan Malaysia setiap lima tahun, Menguasai
30% syer pasaran di Asia (Perniagaan).
Rancangan yang menyeluruh yang mencerminkan
keperluan jangka panjang dan arah haluan organisasi
pada masa hadapan.
Contoh : Perancangan perniagaan semasa, memasuki
perniagaan baru, bagaimana mengatasi persaingan
dan terus menjadi persaingan utama dalam industri.
CEO &
Pengurusan
Atasan
Pengurusan
Pertengahan
Pengurusan Bawahan
Menggubal rancangan strategik organisasi.
Menentukan tindakan yang dilaksanakan
dan sumber yang diperlukan dalam
menyokong pencapaian objektif tersebut.

18. Operasi
Rancangan yang menjelaskan langkah yang
diperlukan & sumber yang dikehendaki untuk
melaksanakan rancangan strategik.
- Lebih kecil berbanding rancangan strategik.
- Perbezaannya dari segi jangkamasa, skop &
pengkelasan objektif organisasi.
- Terdapat 6 jenis rancangan operasi.
5) Kelengkapan
1) Kewangan
Kelengkapan & peralatan
Bagaimana sumber
3) Pemasaran
yang dikehendaki untuk
kewangan diperolehi &
Usaha mengedarkan
dibelanjakan.
produk,kegiatan promosi, menyokong aktiviti-aktiviti
organisasi.
publisiti & pembinaan
jenama produk.
2) Sumber Manusia
Proses perancangan sumber
6) Penyelidikan &
manusia, penstafan,
Pembangunan
4) Pengeluaran
penempatan pekerja, latihan
Aktiviti-aktiviti
Kaedah mengeluarkan
& pembangunan,
penyelidikan yang
produk & teknologi
peningkatan kerjaya &
dijalankan, hasil yang
yang digunakan.
kenaikan pangkat.
dijangkakan & inovasiinovasi yang diusahakan.

19. Gandingan Rancangan Strategik dan Beberapa Rancangan Operasi
Membantu
mencapai
Menetapkan
arah
HASIL
Rancangan strategik akan
berjaya jika disokong
dengan rancangan
peringkat bawahan /
operasi yang lebih tersusun
dan berkesan.

20. Umum
Khusus
Sedia Ada
Rancangan yang menyediakan garis panduan umum yang perlu
dipatuhi.
Contoh : Rancangan khusus ingin pengurangan kos 5% dan peningkatan
pendapatan 7% dalam tempoh 9 bulan, rancangan umum membolehkan
pengurus merangka strategi baru untuk meningkatkan keuntungan 4% 8% dalam tempoh 9 bulan.
Rancangan khusus mempunyai objektif yang jelas dan terperinci, tiada
kesamaran dan tiada masalah kesalahfahaman.
Contoh : Pengurus yang ingin melihat peningkatan jualan sebanyak 30%
dalam jangkamasa 12 bulan akan mewujudkan prosedur khusus,
peruntukan belanjawan dan penjadualan aktiviti meliputi rancangan
harian, mingguan dan bulanan.
Rancangan yang digunakan lebih daripada sekali dan
dijadikan panduan.
- Terbahagi kepada 2 jenis.
1) Dasar - Yang memaparkan
panduan umum untuk membuat
keputusan dan mengambil
tindakan.
Contoh: Cara mengambil dan
memilih pekerja.
2) Tatacara dan Peraturan Tindakan yang perlu dilakukan
dalam situasi yang khusus.
Contoh: Penilaian prestasi
pekerja yang adil.

21. Satu
Kegunaan
Rancangan yang tidak dapat digunakan untuk masa
yang panjang tetapi digubal untuk tujuan yang khusus
bagi memenuhi keperluan tertentu.
Contoh : Belanjawan dan Penjadualan Projek.
BELANJAWAN
TETAP
•Peruntukan
sumbernya
berasaskan satu
jangkaan kos
sahaja.
•Contoh;
penyenggaraan
bangunan yang
sama setiap
tahun.
FLEKSIBLE
•Peruntukan
berbeza-beza
mengikut
aktiviti.
•Contoh;
pertambahan
belanja upah
akibat
pertambahan
pengeluaran.
BERASASKAN
SIFAR
•Peruntukan bagi
menjalankan
projek baru.
•Contoh;
menghasilkan
keluaran baru
walaupun
bahan tersebut
belum pernah
dimajukan.
Penjadualan projek merangkumi set aktiviti-aktiviti,
kerangka masa, sasaran prestasi dan sumber yang
diperlukan untuk menyempurnakan tugas.

22. Jenis
Rancangan
Strategik
Operasi
Jangkamasa
Panjang
Pendek
Pengkhususan
Umum
Khusus
Kekerapan
Penggunaan
Satu
Kegunaan
Sedia Ada
Ringkasan Jenis Rancangan
Yang Digunakan Dalam
Organisasi

24. DARI DALAM – KE LUAR
Melibatkan pemfokusan
usaha kepada apa yang
sedang dilakukan tetapi
cuba melakukannya
dengan lebih baik.
Contohnya organisasi
mempunyai kekuatan
dalam pasukan jualan.
Jadi organisasi akan
cuba mengoptimumkan
kekuatan pasukan agar
mencapai keuntungan
yang tinggi.
DARI LUAR – KE DALAM
Dengan cara mengambil
peluang yang wujud dalam
persekitaran luaran dan
mengelakkan masalah yang
wujud dalam persekitaran
luaran.
Contohnya masalah yang
wujud adalah kadar
persaingan yang sengit
menyebabkan jualan
menurun. Peluang yang
wujud adalah segmen baru
dalam pasaran ialah
pengubahsuaian produk.

25. BAWAH – KE ATAS
Rancangan dibangunkan
di peringkat bawah dalam
organisasi tanpa terikat
dengan objektif tertentu.
ATAS – KE BAWAH
Pengurus atasan menetapkan
objektif dan membenarkan
pengurusan pertengahan dan
bawahan membangunkan
rancangan masing-masing
mengikut objektif yang
ditetapkan.

27. Asas Perancangan Yang Baik

31. PERANCANG ORGANISASI
Diwujudkan untuk memantau penyelarasan sistem
perancangan dalam organisasi
Membantu
pengurus bawahan
menyediakan
rancangan
Membangunkan
rancangan khusus
apabila diminta
TANGGUNGJAW
AB
Mengumpul dan
Membantu
mengkomunikasikan
rancangan kepada
pelbagai pihak dalam
organisasi
menyelaraskan
perancangan
maklumat
organisasi

33. Subordinat
@Pekerja
Rancangan
Bersama
Perjanjian
Rasmi
•Penetapan
Objektif
•Penetapan
Piawai
•Pemilihan
Tindakan
Penyelia
@ Pengurusan
Tindakan
Individu
•Pelaksanaan
tugas
(subordinat)
•Penyediaan
sokongan
(penyelia)
Kawalan
Bersama
•Penilaian hasil
•Perbincangan
implikasi
•Perbaharui
kitaran PMO

34. Dokumen yang mengkehendaki
peningkatan prestasi dalam cara
yang khusus.
pertumbuhan
Keinginan mengekalkan prestasi
pada tahap semasa/lebih baik.

35. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Setiap pekerja hendaklah
menyenaraikan objektif
prestasi yang utama untuk
tempoh tertentu dan sasaran
masa untuk mencapainya

36. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Objektif dinilai & dibincang
Setiap pekerja hendaklah
dengan penyelia &
menyenaraikan objektif
persetujuan bersama
prestasi yang utama untuk
mengenai objektif yang
tempoh tertentu dan sasaran
didokumentasikan
masa untuk mencapainya

37. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Penyelia & subordinat
berjumpa untuk menilai
kemajuan & mengemaskini
objektif

38. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Dalam tempoh tertentu, pekerja
hendaklah menyediakan
laporan prestasi pencapaian
Penyelia & subordinat
utama dan untuk menilai
berjumpa komen mengenai
perbandingan antara hasil
kemajuan & mengemaskini
sebenar dengan hasil jangkaan
objektif

39. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Subordinat membincangkan
pencapaiannya dengan
penyelia – tumpuannya ialah
pada implikasi untuk prestasi
masa depan

40. LANGKAH UNTUK BERJAYA DALAM PMO
Satu set objektif yang baru
Subordinat membincangkan
diwujudkan untuk tempoh
pencapaiannya dengan
masa depan dan kitaran
penyelia – tumpuannya ialah
PMO implikasi untuk prestasi
padabermula sekali lagi
masa depan

41. Hasil yang lebih baik
Wujud peluang pembangunan kerjaya
Faham tanggungjawab
Pengenalpastian kelayakkan kenaikkan
pangkat
Komunikasi diperbaiki
Tingkatkan motivasi
Permudah proses kawalan
Penilaian prestasi dapat dilihat
Menggalak penglibatan dalam penetapan
objektif
Sasaran prestasi boleh diukur & dijadikan
asas

42. Banyak kertas kerja & ganggu kerja-kerja
pentadbiran
Memerlukan jangka masa yang
panjang yang mana boleh
dimanfaatkan kepada kerja lain
Mungkin wujud kecenderungan pada
usaha jangka pendek
Sukar diwujudkan & digerakkan di
peringkat operasi

43. MENCIPTA KETEGARAN DALAM
ORGANISASI
• PERSEKITARAN YANG BERUBAH
• MAMPU MERUGIKAN
• PERSAINGAN SENGIT
TIDAK BOLEH DIBANGUNKAN
DALAM PERSEKITARAN DINAMIK • KEWUJUDAN SEGMENT BARU
TIDAK BOLEH MENGGANTIKAN
INTUITIF & KREATIVITI
• MEMERLUKAN ANALISIS DALAMAN & LUARAN
UNTUK MENGENALPASTI KEKUATAN & PELUANG
TUMPUAN KE ATAS PERSAINGAN • INDUSTRI TIDAK BOLEH DIUBAH BENTUK &
MASA KINI BERBANDING
DIREKACIPTA KERANA BERSIFAT EKSPLOITASI
PERSAINGAN MASA HADAPAN
BOLEH MENJURUS KE ARAH
KEGAGALAN
• PERSEKITARAN TIDAK MENENTU
MEMUSNAHKAN NILAI
ORGANISASI DAN BERKOS
TINGGI
• PERSEKITARAN YG CEPAT BERTINDAK