Ebook chia sẻ những bí quyết giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp một cách tốt nhất

1. KỸ NĂNG GIAO TIẾP
HIỆU QUẢ

2. 1 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU ........................................................................................................................... 2
II. GỞI THÔNG ĐIỆP ................................................................................................................. 3
1. Thông điệp có lời ................................................................................................................. 3
2. Thông điệp không lời .......................................................................................................... 3
3. Những yếu tố liên quan ....................................................................................................... 4
III. NHẬN THÔNG ĐIỆP .......................................................................................................... 5
1. Lắng nghe ............................................................................................................................ 5
2. Thể hiện sự quan tâm đến người nói ................................................................................. 6
3. Ý thức thông điệp không lời của người nói........................................................................ 7
4. Quan tâm đến từ ngữ và cảm giác ..................................................................................... 7
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

3. 2 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
I. GIỚI THIỆU
- “Tất cả chúng ta đều sử dụng ngôn ngữ để giao tiếp, để thể hiện bản thân, để đưa
ra ý kiến và để giao tiếp với người khác. Khi một mối quan hệ đang diễn ra tốt
đẹp, việc giao tiếp dường như dễ dàng và hiệu quả. Nhưng khi một mối quan hệ
trở nên xấu đi, việc giao tiếp trở nên khó khăn như việc bạn phải trèo lên một
ngọn đồi cát vậy.”
- “We all use language to communicate, to express ourselves, to get our ideas across, and to
connect with the person to whom we are speaking. When a relationship is working, the act
of communicating seems to flow relatively effortlessly. When a relationship is
deteriorating, the act of communicating can be as frustrating as climbing a hill of sand."
Chip Rose, attorney and mediator
- Hằng ngày, chúng ta làm việc với những người có những ý kiến, những giá trị, niềm tin
và nhu cầu khác với chúng ta. Khả năng trao đổi quan điểm, hiểu được cái nhìn của họ,
giải quyết vấn đề hay từng bước thuyết phục người khác tâm phục khẩu phục quan
điểm của chúng ta đều phụ thuộc vào cách chúng ta giao tiếp như thế nào.
- Việc giao tiếp liên quan đến lời nói, ngôn ngữ không lời và những yếu tố liên quan.
Những yếu tố của ngôn ngữ có lời liên quan tới nội dung thông điệp, sự lựa chọn và sắp
xếp từ ngữ; trong khi các yếu tố của ngôn ngữ không lời liên quan tới thông điệp chúng
ta gởi thông qua ngôn ngữ cơ thể. Và những yếu tố khác liên quan như cách chúng ta
truyền tải thông điệp như âm điệu, nhịp điệu và âm lượng của lời nói.
- Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần phải sử dụng ba loại yếu tố trên cho hai điều:
 Gởi thông điệp rõ ràng, súc tích
 Nhận thông điệp một cách chính xác
- Như vậy, giao tiếp liên quan đến 3 yếu tố:
 Thông điệp có lời – Lựa chọn từ ngữ
 Thông điệp không lời – Cách chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể
 Các yếu tố liên quan – Cách chúng ta truyền tải ngôn ngữ
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

4. 3 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
II. GỞI THÔNG ĐIỆP
1. Thông điệp có lời
- Việc sử dụng ngôn ngữ là một sức mạnh cực kỳ quan trọng tạo nên tiền đề để giải
quyết vấn đề. Những từ ngữ thiên về chỉ trích, đổ lỗi, kết án hay buộc tội sẽ có xu
hướng tạo ra tâm lý phản kháng hay đề phòng. Chúng thật sự không mang lại ích lợi
khi bạn cần giải quyết vấn đề. Ngược lại, chúng ta có thể chọn lựa những từ ngữ làm
“bình thường hóa” vấn đề và giảm đi tâm thế phòng ngự. Những cụm từ như “Tại
một số nơi, người ta có thể…”, “Điều này không phải là không bình thường…”, “trong
những tình huống tương tự…” có thể được sử dụng trong trường hợp này.
- Để gởi thông điệp hiệu quả, chúng ta cần chia sẻ vấn đề một cách ngắn gọn và nhanh
chóng nhất có thể được. Có lẽ bạn từng có kinh nghiệm nghe một người nói lan man
và dông dài thì nhàm chán và khó chịu như thế nào. Những bài thuyết trình dài dòng
văn tự và giả thích quanh co, không đúng trọng tâm sẽ làm người nghe khó hiểu.
Đồng thời, thông điệp người ta muốn truyền tải không cụ thể, thiếu tính thuyết phục.
Vì thế, đến lượt bạn, bạn hãy tạo cơ hội để người nghe hiểu thông điệp, tâm tư
nguyện vọng hay quan điểm của bạn một cách rõ ràng. Hãy chọn lựa ngôn từ súc tích
nhất có thể, tránh từ chuyên ngành và thông tin không cần thiết.
- Như vậy, thông điệp có lời hiệu quả là thông điệp:
 Ngắn gọn, súc tích và có tổ chức
 Hạn chế thuật ngữ khó hiểu
 Không tạo nên tâm lý “đề phòng” cho người nghe
2. Thông điệp không lời
- Sức mạnh của giao tiếp không lời là điều không thể không nói tới. Bởi thông điệp
chúng ta truyền tải thông qua cử chỉ, điệu bộ, nét mặt và khoảng cách lên tới 55%.
Thực tế thì chúng ta luôn giao tiếp thông qua ngôn ngữ cơ thể dù muốn hay không.
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

5. 4 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Thông điệp không lời là cách chủ yếu để chúng ta thể hiện cảm xúc:
 Nét mặt: Khuôn mặt có lẽ là nơi quan trọng nhất trong việc truyền tải cảm
xúc. Một khuôn mặt có thể trở nên rạng rỡ với sự nhiệt tình và đầy sức sống
hoặc chán nản, cau có khi rơi vào buồn phiền, u uất. Ánh mắt cũng cho thấy
niềm vui, vẻ hưng phấn, sự buồn bực, giận dữ hay bối rối.
 Điệu bộ và cử chỉ: Điệu bộ cơ thể có thể tạo nên cảm giác ấm áp, cởi mở hay
lạnh lùng, sắc đá. Chẳng hạn, khi một người đối mặt với bạn, hai tay vòng lại
trước ngực và ngồi một cách lạnh lùng, tựa lưng vào ghế thể hiện mong đợi
muốn kết thúc câu chuyện.
- Tóm lại, thông điệp không lời:
 Chiếm 55% thông điệp người khác nhận và hiểu được.
 Được thể hiện qua biểu hiện trên khuôn mặt cũng như cử chỉ và điệu bộ.
3. Những yếu tố liên quan
- Những yếu tố liên quan đến việc truyền tải thông điệp, đó là âm lượng, nhịp điệu và
tốc độ của giọng nói. Đó là cách chúng ta nói điều gì đó chứ không phải là nội dung
nói như thế nào. Giáo sư Mehrabian đánh giá những yếu tố này đóng 38% vai trò
trong một cuộc đối thoại. Một câu nói có thể mang những ý nghĩa khác nhau tùy
thuộc vào việc bạn nhấn mạnh hay tăng âm lượng khi nói. Chẳng hạn, một câu: “Tôi
đã nói anh không phải là thằng khờ mà” có nhiều nghĩa khác nhau phụ thuộc vào
việc bạn nhấn mạnh từ nào trong câu.
- Một vài điều cần lưu ý:
 Khi chúng ta giận dỗi hay hào hứng, giọng nói của chúng ta có xu hướng
nhanh và cao hơn.
 Khi chúng ta chán nản hay xuống tinh thần, tốc độ nói chậm lại và giọng trở
nên đều đều.
 Khi chúng ta trong cảm giác phòng thủ, lo lắng, giọng nói thường đứt quãng
và đột ngột.
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

6. 5 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Những yếu tố liên quan:
 Đóng 38% thông điệp được người khác nhận và hiểu
 Bao gồm âm lượng, nhịp điệu và tốc độ
- Tầm quan trọng của tính nhất quán
 Trong mọi cuộc trò chuyện, chúng ta muốn chuyển tải thông điệp nhất quán
giữa lời nói, ngôn ngữ cơ thể và những yếu tố liên quan đến giọng nói. Khi
thông điệp của chúng ta không nhất quán, người nghe sẽ cảm thấy bối rối.
Thiếu nhất quán cũng tạo nên sự thiếu tin tưởng và đánh mất cơ hội xây
dựng những mối quan hệ tốt đẹp.
 Khi một người gởi thông điệp không có sự mâu thuẫn giữa lời nói, ngôn ngữ
không lời và yếu tố liên quan thường được tin tưởng. Bạn có thể tưởng tượng
được một người trợn mắt, mím chặt môi và nói bằng một giọng hét ra lửa
rằng anh ta không điên. Bạn sẽ tin vào điều gì? Vào điều bạn nhìn thấy hay
điều bạn nghe?
III. NHẬN THÔNG ĐIỆP
1. Lắng nghe
- Chìa khóa để nhận thông điệp hiệu quả chính là lắng nghe. Lắng nghe là sự kết hợp
giữa việc nghe người khác nói và hướng cả “con người mình” vào người đang nói.
Lắng nghe đòi hỏi hơn những gì bạn nghe, không chỉ nghe, bạn còn cần phải “lắng”.
Nó đòi hỏi một mong muốn hiểu người khác với một thái độ tôn trọng và chấp nhận,
và sẵn sàng mở rộng lòng mình để “nhìn thấy” quan điểm của họ.
- Lắng nghe ở trình độ cao đòi hỏi sự tập trung và tâm huyết. Nó cần chúng ta “bỏ qua”
những suy nghĩ của mình và kế hoạch của mình, đặt mình vào “chiếc giày” của người
khác và cố gắng nhìn thấy “thế giới của họ” thông qua ánh mắt của họ. Lắng nghe
thực sự đòi hỏi chúng ta loại bỏ những phê phán, đánh giá và cố gắng hiểu hoàn
cảnh, tình cảm và thái độ. Lắng nghe để hiểu thực sự là một nhiệm vụ khó khăn.
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

7. 6 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Như vậy, lắng nghe:
 Đòi hỏi sự tập trung và nhiệt tình.
 Hướng người về người nói.
 Mong muốn sẵn sàng để tiếp nhận quan điểm của người nói.
 Tránh mọi thái độ phê phán và đánh giá.
- “Lắng nghe trong giao tiếp là “nghe” nhiều hơn những ý nghĩa của từ ngữ. Trong lắng
nghe thật sự, chúng ta nhận được những thông điệp đằng sau bề mặt của từ ngữ để
khám phá điều cốt lõi sâu xa mà người nói muốn chuyển tải. Lắng nghe như một
cuộc tìm kiếm kho báu thông qua những chỉ dẫn của lời nói và ngôn ngữ cơ thể. Đó
dĩ nhiên là một vấn đề đầy thách thức. Từ ngữ của bạn có nhiều nghĩa hơn những gì
tôi có thể hiểu. Vì thế, tôi phải lặp lại những gì bạn nói và kiểm tra để chắc rằng
những gì đến từ suy nghĩ và trái tim của bạn đến trong suy nghĩ và trái tim tôi một
cách nguyên vẹn, không bị biến dạng.”
Nhà thần học John Powell –
- Để trở thành một người lắng nghe hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều
người. Tuy nhiên, lắng nghe là một kỹ năng bạn có thể học được thông qua:
 Kỹ năng lắng nghe
 Ngôn ngữ không lời
 Hơi hướng người thể hiện sự quan tâm đến người nói
 Ý thức những thông điệp không lời của họ
 Lời nói
 Chú ý đến từ ngữ và cách thể hiện
 Sử dụng những công cụ lắng nghe như diễn giả, phản hồi, đặt câu hỏi, tóm tắt
để hiểu thông điệp và giúp họ kể câu chuyện của mình.
2. Thể hiện sự quan tâm đến người nói
- Quan tâm là một nghệ thuật và một kỹ năng. Quan tâm hiệu quả là sự cân bằng giữa
tỉnh táo và thư giãn với sự kết hợp giữa sự di chuyển của cơ thể, ánh mắt và điệu bộ
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

8. 7 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
liên quan. Sự quan tâm thể hiện “Điều bạn nói là rất quan trọng. Tôi ngồi đây là để
hiểu bạn.” Chúng ta có thể kết hợp với điệu bộ cơ thể:
 Hướng về người nói một cách tế nhị.
 Ngồi đối mặt với người nói.
 Giữ thái độ cởi mở bằng việc thả lỏng cánh tay và bàn tay, tránh khoanh tay
trước ngực hay nắm bàn tay lại.
 Duy trì khoảng cách phù hợp giữa mình và người nói.
 Thể hiện sự phản hồi với người nghe như gật đầu đồng ý, biểu hiện của
khuôn mặt.
3. Ý thức thông điệp không lời của người nói
- Chúng ta cần chú ý đến ngôn ngữ không lời của người nói để hiểu sâu sắc hơ về cảm
giác của họ khi nói. Quan việc quan tâm đến ngôn ngữ cơ thể và những yếu tố liên
quan, chúng ta có thể phát triển khả năng cảm thụ thông điệp trong giao tiếp. Từ đó,
thông qua kỹ năng lắng nghe hiệu quả, chúng ta kiểm tra lại những cảm xúc đó bằng
cách đặt câu hỏi.
4. Quan tâm đến từ ngữ và cảm giác
- Để hiểu được mọi ý nghĩa của thông điệp, chúng ta cần hiểu được cả cảm giác lẫn nội
dung thông điệp. Thường thì chúng ta cảm giác thoải mái hơn với việc quan tâm đến
nội dung hơn là cảm giác, đặc biệt là những cảm giác mạnh. Xu hướng là chúng ta bỏ
quên yếu tố cảm xúc của thông điệp và quan tâm đến vấn đề chính.
- Chú ý:
 Điều này có thể dẫn đến những cảm xúc mạnh mẽ. Nó có thể là điều đáng
quan tâm đối với những vấn đề tình cảm bằng cách cởi mở, hiểu được cảm
xúc và chia sẻ vấn đề một cách chân thành. Nếu chúng ta thờ ơ với khía cạnh
cảm xúc, chúng ta có nguy cơ bỏ lỡ những thông tin quan trọng về vấn đề.
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn

9. 8 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
CẢM ƠN BẠN ĐÃ DOWNLOAD EBOOK!
CHÚC BẠN TÌM THẤY NHỮNG ĐIỀU HỮU ÍCH TỪ EBOOK
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ
T: +84 (8) 6674.3520 W: http://www.dakota.vn E: info@dakota.vn
Keep dreaming for the better life http://www.dakota.vn