Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý chấm công Att_Paradise Viettinsoft

Hƣớng dẫn sử dụng Paradise_Vietinsoft
www.vietinsoft.com
www.phanmemtinhluong.com
Email: Sales@vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
1
MỤC LỤC
I. TỔNG QUAN VỀ PARADISE ................................................................................................................. 3
II. CÁC TÍNH NĂNG CHƢƠNG TRÌNH ................................................................................................... 5
1. Trang chủ .............................................................................................................................................. 5
2. Phần hệ quản lý nhân viên .................................................................................................................... 5
3. Phân hệ chấm công ............................................................................................................................... 6
4. Bảo mật, phân quyền ............................................................................................................................. 6
5. Thiết lập hệ thống ................................................................................................................................. 6
6. Cập nhật hệ thống ................................................................................................................................. 7
7. Thông tin về Paradise ............................................................................................................................ 7
PHẦN 1: THIẾT LẬP HỆ THỐNG ............................................................................................................. 8
I. Khởi động chƣơng trình............................................................................................................................. 8
1. Đăng nhập ............................................................................................................................................. 8
2. Đổi ngôn ngữ ........................................................................................................................................ 9
3. Thay đổi tên công ty ............................................................................................................................. 9
4. Tổ hợp các phím tắt quy ƣớc ........................................................................................................... 10
II. THIẾT LẬP HỆ THỐNG ................................................................................................................... 11
1. Thiết lập thông tin công ty ............................................................................................................... 11
2. Cấu trúc công ty ................................................................................................................................ 11
3. Thiết lập hồ sơ nhân viên .................................................................................................................... 13
4. Thiết lập chấm công .......................................................................................................................... 16
PHẦN 2: PHÂN HỆ NHÂN SỰ................................................................................................................. 21
I. Phân hệ nhân sự ....................................................................................................................................... 21
1. Giới Thiệu: .......................................................................................................................................... 21
2. Các tính năng chính ............................................................................................................................ 22
3. Các quy ƣớc chung.............................................................................................................................. 22
4. Thông tin chung .................................................................................................................................. 24
5. Thay đổi trạng thái nhân viên ............................................................................................................. 27
6. Bảo hiểm y tế ....................................................................................................................................... 29
7. Bảo hiểm xã hội .................................................................................................................................. 30
8. Khen thƣởng, kỷ luật........................................................................................................................... 31
9. Điều động, bổ nhiệm ........................................................................................................................... 31
10. Quản lý quỹ nghỉ và phép năm ...................................................................................................... 33

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
2
II. Báo Cáo .................................................................................................................................................. 35
1. Hồ sơ nhân viên .................................................................................................................................. 35
2. Tờ khai thuế....................................................................................................................................... 36
3. Số phép năm còn lại .......................................................................................................................... 36
4. Mẫu đăng ký ngƣời phụ thuộc ......................................................................................................... 37
5. Khai trình sử dụng lao động ............................................................................................................ 37
6. Danh sách nhân viên công ty ............................................................................................................ 37
7. Danh sách thâm niên công ty ........................................................................................................... 38
PHẦN 3. PHÂN HỆ CHẤM CÔNG .......................................................................................................... 39
I. Phân hệ chấm công .................................................................................................................................. 39
1. Giới thiệu ............................................................................................................................................ 39
2. Các tính năng ...................................................................................................................................... 40
3. Thiết lập các tham số ban đầu ............................................................................................................. 40
4. Thêm / chỉnh sửa thông tin máy chấm công ....................................................................................... 41
5. Kết nối máy / Quản lý máy chấm công ............................................................................................... 41
6. Xem - Sửa dữ liệu chấm công ............................................................................................................. 50
7. Kiểm duyệt giờ tăng ca ....................................................................................................................... 59
8. Kiểm duyệt đi trễ, về sớm ................................................................................................................... 59
9. Kiểm duyệt ca đêm ............................................................................................................................. 61
II. Báo cáo ................................................................................................................................................... 61
1. Theo dõi công toàn công ty ................................................................................................................. 61
2. Theo dõi ca làm việc ........................................................................................................................... 61
3. Nhân viên làm việc ngày thứ 7, Chủ nhật ........................................................................................... 62
4. Bảng chấm công tổng hợp .................................................................................................................. 63
PHẦN 4: BẢO MẬT – PHÂN QUYỀN .................................................................................................... 64
1. Quyền ngƣời dùng .............................................................................................................................. 64
2. Đổi mật khẩu ....................................................................................................................................... 65
3. Thiết lập kết nối .................................................................................................................................. 66
4. Nhật ký sử dụng .................................................................................................................................. 66
PHẦN 5: CẬP NHẬT TẬP TIN ................................................................................................................ 67
1. Cập nhật từ tin ..................................................................................................................................... 67
2. Nhập dữ liệu từ tập tin ........................................................................................................................ 67
3. Xóa hết dữ liệu trong hệ thống ............................................................................................................ 68

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
3
I. TỔNG QUAN VỀ PARADISE
Với khả năng đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất của những khách hàng khó tính nhất cùng với kinh nghiệm lâu năm làm việc cho các khu công nghiệp lớn, chúng tôi tin chắc sẽ đáp ứng và tƣ vấn cho Quý công ty một giải pháp Nhân sự - Chấm công - Tính lƣơng hoàn chỉnh.
Đặc điểm nổi bật:
1. Có thể thay đổi mọi thông tin liên quan đến nhân viên: Quản lý thông tin cá nhân, thông tin học vấn, kỹ năng, chức vụ, kinh nghiệm làm việc, khen thƣởng kỷ luật, quá trình làm việc trong công ty, thông tin về gia đình ...
2. Phòng ban đƣợc thiết lập theo cấu trúc cây, phù hợp với sơ đồ tổ chức lớn
3. Lƣu vết toàn bộ quá trình luân chuyển nhân sự để có thể xem danh sách nhân sự theo sơ đồ tổ chức tại thời điểm quá khứ bất kỳ.
4. Hỗ trợ nhiều tiện ích cho phòng nhân sự: lọc và lập hợp đồng lao động cho nhân viên hết hạn, lọc và nâng lƣơng cho nhân viên đến hạn, lập danh sách chúc mừng sinh nhật…
5. Chấm công, tính giờ tăng ca, quản lý nghỉ, quản lý giờ làm đêm, thống kê, phân tích, báo cáo tình trạng làm việc trong tháng của nhân viên và toàn công ty.
6. Tính lƣơng dựa trên mức lƣơng cơ bản, giờ làm việc, trừ đi trễ về sớm, cộng các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản điều chỉnh trừ lƣơng bù lƣơng cho nhân viên
7. Tính lƣơng tạm ứng giữa tháng.
8. Ngƣời dùng có thể tự động thêm, xóa các một loại trợ cấp, thêm bù lƣơng, điều chỉnh lƣơng trong hệ thống Paradise.
9. Phân quyền bảo mật cao, tính năng system log cho phép lƣu lại các thao tác dữ liệu mà ngƣời sử dụng thay đổi, dễ dàng cho việc thanh tra, truy vấn thông tinh khi cần thiết.
10. Chƣơng trình tuân theo chuẩn bảo mật ISO17799, một tiêu chuẩn bảo mật rất mạnh.

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
4
Ngôn ngữ thiết kế
 Ngôn ngữ lập trình: C#
 Cơ sở dữ liệu: MS SQL
 Báo cáo: Crystal report, MS Excel
Độ tin cậy và bảo mật cao
 Paradise 3.0 Enterprise đƣợc xây dựng với tính năng bảo mật cao khả năng phân quyền đến từng thao tác của ngƣời sử dụng nhƣ: Thêm mới, sửa đổi, xóa, xem dữ liệu
 Cơ chế tự động sao lƣu và đồng bộ hóa dữ liệu trong nội bộ và giữa các chi nhánh trong hệ thống tạo nên sự an toàn và đồng nhất dữ liệu nhất là đối với loại hình doanh nghiệp có các chi nhánh rộng khắp các tỉnh trong cả nƣớc
Sử dụng đơn giản
 Paradise đƣợc thiết kế đơn giản theo quy trình làm việc của chính doanh nghiệp đề ra, giúp ngƣời sử dụng dễ dàng thao tác và sử dụng
 Công cụ tìm kiếm nhanh chóng, giúp ngƣời sử dụng dễ dàng trong công việc, tiết kiệm thời gian
Nhiều công cụ hỗ trợ
o Công cụ sao lƣu backup dữ liệu tự động
o Công cụ tìm kiếm dữ liệu
o Công cụ xuất dữ liệu ra các định dạng khác nhƣ: csv, text, excel, pdf, gửi mail...

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
5
II. CÁC TÍNH NĂNG CHƢƠNG TRÌNH
1. Trang chủ
2. Phần hệ quản lý nhân viên

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
6
3. Phân hệ chấm công
4. Bảo mật, phân quyền
5. Thiết lập hệ thống

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
7
6. Cập nhật hệ thống
7. Thông tin về Paradise

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
8
PHẦN 1: THIẾT LẬP HỆ THỐNG
I. Khởi động chƣơng trình
1. Đăng nhập
 Thao Tác
B1: Nhấp vào biểu tƣợng đăng nhập chƣơng trình trên màn hình B2: Nhập tên ngƣời dùng và mật khẩu B3: Đăng nhập
B1
B2
B3

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
9
2. Đổi ngôn ngữ
Home / Application Option / Language ID
3. Thay đổi tên công ty
Thay đổi tên công ty và địa chỉ ở form đăng nhập
Chọn Ngôn ngữ
B3
B4
B5

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
10
 Thao tác
B1: Đăng nhập chƣơng trình bằng quyền Admin B2: Home / Application option B3: Tìm kiếm thông tin thay đổi B4: Nhập thông tin công ty và địa chỉ cần đổi B5: Click chọn nút Lƣu và khởi động đăng nhập lại
4. Tổ hợp các phím tắt quy ƣớc
a. Trang chủ - Trang chủ: Ctrl + Shif + G - Ẩn / Hiện trình đơn: F8 - Khóa chƣơng trình: Ctrl + Shif + L - Tùy chọn: Ctrl + Alt + O b. Nhân sự - Danh sách nhân viên: Ctrl + L - Thông tin chung: Ctrl + G - Hợp đồng lao động: Ctrl + H - Xem thông tin lƣơng: Ctrl + I - Đóng cửa sổ hiện tại: Alt + G - Thêm dữ liệu: Alt + T - Xóa dữ liệu: Alt + X - Lƣu dữ liệu: Atl + U - Làm lại: Alt + L - In hợp đồng nhân viên: Alt + P
c. Chấm công
- Kết nối máy–Q.lý chấm công: Ctrl + K
- Nhận diện ca, giờ làm việc: Ctrl + X
- Xem / Sửa dữ liệu chấm công: Ctrl + T
- Tính toán giờ tăng ca, đi trễ về sớm: Ctrl+ P - Kiểm duyệt giờ tăng ca: Ctrl + Shift +C - Kiểm duyệt đi trễ, về sớm: Ctrl+ hift + T - Kiểm duyệt làm ca đêm: Ctrl + Shift + N d. Tính lương - Phụ cấp: Ctrl + A - Điều chỉnh lƣơng: Ctrl + J - Tính lƣơng: Ctrl + S e. Khai báo bảo hiểm - Xử lý bảo hiểm: Ctrl + B - Duyệt mẫu bảo hiểm: Ctrl + D f. Báo cáo
- Xem tất cả các báo cáo: Ctrl + R
Thông tin đã đƣợc thay đổi

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
11
II. THIẾT LẬP HỆ THỐNG
1. Thiết lập thông tin công ty
Quản lý thông tin công ty: Tên công ty, tên viết tắt, tên giám đốc, địa chỉ, số tài khoản ngân hang, mã số thuế, số điện thoại… Thiết lập hệ thống / Thông tin công ty
2. Cấu trúc công ty
Thiết lập cấu trúc phòng ban trong công ty: Thiết lập hệ thống / Cấu trúc công ty 2.1 Tạo cấu trúc công ty 2.1.1. Thiết lập tên công ty
 Thao Tác:
B1: Click vào nút “+” B2: Nhập mã và tên công ty B3: Nhấp Lƣu 2.1.2. Thiết lập phòng ban
 Thao tác:
B1: Nhấp vào dấu “+”, nhập mã phòng ban 1, tên phòng ban 1 B2: Nhấp vào dấu “+”, nhập mã phòng ban 2, tên phòng ban 2 … Bn: Chọn Lƣu
B1, 2…

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
12
2.1.3. Thiết lập bộ phận
 Thao tác:
B1: Chọn phòng ban cần tạo bộ phận B2: Nhấp vào dấu “+”, nhập mã bộ phận 1, tên bộ phận 1 B3: Nhấp vào dấu “+”, nhập mã bộ phận 2, tên bộ phận 2 … Bn: Chọn Lƣu 2.2 Xóa cấu trúc công ty Xóa theo thứ tự từ dƣới lên trên: Xóa tổ -> Xóa bộ phận -> Xóa phòng ban -> Xóa tên công ty.
B1
B2,3…
B1,2…

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
13
 Thao tác:
B1: Chọn tổ hoặc bộ phận cần xóa, nhấp chọn dấu “-” … Bn: Nhấp Lƣu
3. Thiết lập hồ sơ nhân viên
Thiết lập hệ thống / Thiết lập hồ sơ nhân viên 3.1 Thiết lập chức vụ
 Thao tác:
B1: Nhấp vào nút Thêm B2: Nhập Mã chức vụ, tên chức vụ và tick chọn nếu chức vụ đó có tính tăng ca B3: Lƣu 3.2 Thiết lập cấp độ
3.3 Thiết lập loại nhân viên
B2
B1
B3

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
14
 Thao tác:
Nhập mã loại nhân viên, tên loại nhân viên, tick chọn nếu loại nhân viên đó nghỉ ngày thứ 7 hoặc chủ nhật. Chú thích: Nhân viên A đƣợc thiết lập loại nhân viên là Nhân viên, nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật. Nếu nhân viên A đi làm vào ngày thiết lập nghỉ thì sẽ đƣợc tính tăng ca. 3.4 Thiết lập mối quan hệ gia đình
3.5 Thiết lập kỹ năng, ngoại ngữ
3.6 Thiết lập nhóm máu

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
15
3.7 Thiết lập tính trạng sức khỏe
3.8 Thiết lập tính trạng nhân viên
3.9 Thiết lập loại học vấn

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
16
3.10 Thiết lập lý do nghỉ việc
3.11 Thiết lập loại tốt nghiệp
4. Thiết lập chấm công
Thiết lập hệ thống / Thiết lập chấm công 4.1 Thiết lập ca làm việc Thiết lập thời gian nhỏ nhất để đƣợc tính OT trƣớc và sau
Thiết lập hệ thống / Tham số hệ thống

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
17
Thiết lập ca – Tính OT dựa trên tham số
 Thao tác:
B1: Nhấp vào nút Thêm B2: Nhập mã ca, tên ca, phụ cấp ca và mã màu (nếu có) B3: Nhập thời gian làm việc của ca vào dòng đầu tiên (Thứ hai), sau đó nhấp nút Áp dụng hết. Lƣu ý: Ở các ô OT trƣớc từ, OT trƣớc đến, OT sau từ, OT sau đến B4: Lƣu 4.1 Tạo nhóm đi ca Chƣơng trình tự động nhận ca làm việc vì vậy ngƣời sử dụng khởi tạo các nhóm đi ca để việc nhận diện ca đƣợc chính xác hơn.
B1
B2
B3
B3
B4
Nhập thời gian nhỏ nhất để đƣợc tính OT

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
18
 Thao tác:
B1: Click vào nút Thêm B2: Nhập mã nhóm ca, tên nhóm ca và tick chọn các ca đƣợc phân nhóm, sau đó lƣu lại. 4.2 Phân nhóm đi ca cho các phòng ban
4.3 Phân nhóm theo bộ phận
B1
B2
B1
B2
 Thao tác
B1: Chọn phòng ban ở cột mã phòng ban B2: Chọn các nhóm ca ở cột mã nhóm ca B3: Nhập ngày áp dụng

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
19
4.4 Phân nhóm đi ca cho từng nhân viên
4.5. Thiết lập tăng ca
4.6. Thiết lập ngày nghỉ Lễ

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
20
- Thiết lập các ngày nghỉ lễ trong năm theo quy định của nhà nƣớc và của công ty nhƣ: Nghỉ tết dƣơng lịch, âm lịch, 30/4 – 1/5, giỗ tổ hung vƣơng, ngày quốc khách 2/9, lễ công ty… - Nhân viên đi làm vào ngày lễ chƣơng trình sẽ tính tăng ca theo luật định. Thiết lập hệ thống / Thiết lập ngày nghỉ Lễ
 Thao tác
B1: Chọn ngày nghỉ Lễ B2: Chọn loại nghỉ và ghi chú bên cạnh B3: Click nút Thêm B4: Lƣu
B1
B2
B3
B4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
21
PHẦN 2: PHÂN HỆ NHÂN SỰ
I. Phân hệ nhân sự
1. Giới Thiệu:
 Nhân sự là gì? Nhân sự là một phần rất quan trọng trong một công ty, quyền quyết định phát triển của một công ty hay không phụ thuộc vào nhân sự hầu nhƣ là tất cả, và quản lý tốt các nhân sự là một điều không phải dễ dàng.
 Phân hệ nhân sự
o Cập nhật chính xác tình hình mới nhất của từng nhân viên trong công ty.
o Nhắc nhở sinh nhật của từng nhân viên giúp cho nhà quản lý có thể tiếp cận quan tâm đến nhân viên, tạo một môi trƣờng làm việc vui vẻ.
o Quản lý những nhân viên là thành viên công đoàn để có một chế độ riêng cho từng nhân viên.
o Quản lý thông tin của từng nhân viên :
 Quản lý thông tin cơ bản, thông tin cá nhân và thông tin gia đình của nhân viên.
 Quản lý thông tin sức khỏe và bệnh viện của từng nhân viên.
 Quản lý thông tin học vấn.
 Theo dõi quá trình học vấn và đào tạo nhân viên.
 Quản lý các thông tin trƣớc khi về công ty làm việc.
o Hợp đồng lao động đƣợc làm theo đúng quy định của nhà nƣớc đƣa ra.
o Quản lý những nhân viên nào cần lý hợp đồng mới.
o Theo dõi quá trình đóng BHYT, BHXH... và tên bệnh viện.
o Quản lý đánh giá các nhân viên.
o Cho phép theo dõi chi tiết quá trình thi đua để khen thƣởng và đồng thời kỷ luật những nhân viên vi phạm.
o Có thể thay đổi, điều động hay bổ nhiệm chức vụ mới cho nhân viên.
o Quản lý thông tin kỹ năng của từng nhân viên, biết đƣợc những kỹ năng để bổ nhiệm hợp lý.
o Quản lý thông tin lƣơng và điều phối cho phụ hợp mức lƣơng từng nhân viên.
o Quản lý lịch nghỉ của nhân viên.

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
22
o Quản lý lịch nghỉ hàng năm của nhân viên.
o Thiết lập các ngày đƣợc nghỉ trong năm cho phù hợp công ty.
o Xử lý các dữ liệu nghỉ phép hàng năm của nhân viên.
2. Các tính năng chính
3. Các quy ƣớc chung
3.1 Tìm kiếm
Tìm kiếm theo mã
Tìm kiếm theo tên

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
23
3.2 Hiển thị thông tin cần nhập
Khi thấy những ô thì NSD nhấp liên tiếp 2 lần chuột (double click) hoặc nhấn F3 để hiện thị thông tin để chọn.
DSNV hiển thị
Double click vào mã NV hoặc F3
Tìm kiếm theo bộ lọc
Tick chọn
Chọn nội dung cần tìm
Lƣu ý
Lƣu ý
Lƣu ý

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
24
4. Thông tin chung
Phần thông tin chung bao gồm: Nhập thông tin nhân viên, định danh, sức khỏe, thông tin gia đình, học vấn, thông tin kỹ năng, đào tạo nội bộ, kinh nghiệm làm việc, lƣu trữ tài liệu, tùy chọn. 4.1 Thông tin chung Nhập tất cả các thông tin của nhân viên: Họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, phòng ban, sđt, email, địa chỉ thƣờng trú, địa chỉ tạm trú…
4.2 Định danh Quản lý thông tin CMND và thông tin thị thực xuất nhập cảnh

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
25
4.3 Sức khỏe Lƣu lại các đợt khám sức khỏe để theo dõi tình trạng sức khỏe của nhân viên
4.4 Thông tin gia đình - Nhập thông tin gia đình: Họ tên, số CMND, ngày sinh, địa chỉ… - Quản lý ngƣời phụ thuộc: Ở cột ngƣời phụ thuộc nếu là ngƣời phụ thuộc thì tick chọn.
4.5 Học vấn Quản lý thông tin học vấn của nhân viên
4.6 Thông tin kỹ năng Quản lý thông tin kỹ năng của nhân viên
Ngƣời phụ thuộc

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
26
4.7 Đào tạo nội bộ Quản lý các đợt đào tạo nội bộ của công ty
4.8 Kinh nghiệm làm việc Lƣu lại quá trình làm việc của nhân viên ở các công ty khác
4.9 Lƣu trữ tài liệu Lƣu trữ hồ sơ nhân viên bằng tập tin (doc, docx, xls, pdf, txt…) thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ, chứng từ, bằng cấp.
 Lƣu tài liệu
B1: Nhấp vào nút Thêm B2: Nhập thông tin tài liệu B3: Chọn đƣờng dẫn B4: Lƣu
B3 giảm trừ gia cảnh

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
27
 Xem tài liệu
 Thao tác:
B1: Chọn nội dung thông tin cần xem B2: Nhấn nút Xem dữ liệu B3: Nhập tên tập tin B4: Lƣu
5. Thay đổi trạng thái nhân viên
Quản lý nhân viên / Thay đổi trạng thái nhân viên
 Thêm nhân viên mới
B1 giảm trừ gia cả

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
28
 Thao tác
B1: Click vào nút Thêm B2: Màn hình hiện lên bảng thông tin nhân viên, nhập thông tin nhân viên mới vào. Sau đó Lƣu lại.
 Xóa nhân viên
 Thao tác
B1: Chọn nhân viên cần xóa B2: Click vào nút Xóa B3: Chọn Yes

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
29
 Thiết lập trạng thái nhân viên
Ở cột trạng thái: Chọn trạng thái làm việc của nhân viên
6. Bảo hiểm y tế
Quản lý thông tin bảo hiểm y tế của nhân viên: Quản lý nhân viên / Bảo hiểm y tế
 Nhập thông tin bảo hiểm y tế

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
30
 Thao tác
B1: Double click vào ô Mã nhân viên để chon nhân viên cần nhập B2: Nhập nội dung thông tin bảo hiểm B3: Lƣu
 Ngoài ra, NSD có thể Thêm, Xóa nội dung thông tin bảo hiểm y tế.
7. Bảo hiểm xã hội
Quản lý thông tin bảo hiểm xã hội và lƣu lại quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của nhân viên: Quản lý nhân viên / Bảo hiểm xã hội
 Nhập, xóa sửa nội dung thông tin bảo hiểm xã hội
 Quản lý quá trình tham gia BHXH
 Thao tác
B1: Click vào nút Thêm B2: Nhập nội dung tham gia BHXH B3: Lƣu
Thao tác tƣơng tự BHYT

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
31
8. Khen thƣởng, kỷ luật
Quản lý quá trình khen thƣởng, kỷ luật của nhân viên
Quản lý nhân viên / Khen thưởng, kỷ luật
 Thao tác:
B1: Nhập nội dung thông tin nhân viên, chọn hình thức khen thƣởng hay kỷ luật. Nếu là kỷ luật trừ tiền vào tiền lƣơng thì tick chọn √ Trừ vào lƣơng và tháng lƣơng bị trừ. B2: Lƣu
9. Điều động, bổ nhiệm
Quản lý quá trình thuyên chuyển điều động công tác hoặc bổ nhiệm công việc mới. Quản lý nhân sự / Điều động, bổ nhiệm – Lịch sử làm việc
 Thuyên chuyển điều động
 Thao tác
B1: Chọn nhân viên B2: Nhập nội dung điều động bổ nhiệm sau đó Lƣu lại
B3: Click vào nút Xem dữ liệu để xuất ra thông báo
B1
Chọn hình thức KT/KL
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
32
 Bổ nhiệm

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
33
10. Quản lý quỹ nghỉ và phép năm Quản lý thời gian nghỉ phép của nhân viên, quản lý quỹ nghỉ, cấp phát quỹ nghỉ, theo dõi nghỉ phép, tra cứu thông tin lịch sử nghỉ của nhân viên. Trích lọc dữ liệu nghỉ phép theo tháng, quý, năm. Xem tổng quát quỹ nghỉ phép và số phép còn lại của nhân viên toàn công ty. 10.1 Khởi tạo quỹ nghỉ Quản lý nhân viên / Khởi tạo quỹ nghỉ
 Thao tác
B1: Chọn năm tài chính để khởi tạo B2: Tick chọn nhân viên B3: Tick chọn loại nghỉ B4: Tick chọn Ghi đè B5: Click vào nút Xử lý
B1
B2
B3
B4
B5

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
34
10.2 Quỹ nghỉ Xem quỹ nghỉ của nhân viên: Quản lý nhân viên / Quỷ nghĩ
10.3 Lịch sử nghỉ uản lý tất cả quá trình nghỉ của nhân viên: Quản lý nhân viên / Lịch sử nghỉ
10.4 Theo dõi phép năm Quản lý nhân sự / Theo dõi phép năm

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
35
II. Báo Cáo
1. Hồ sơ nhân viên

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
36
2. Tờ khai thuế
3. Số phép năm còn lại

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
37
4. Mẫu đăng ký ngƣời phụ thuộc
5. Khai trình sử dụng lao động
6. Danh sách nhân viên công ty

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
38
7. Danh sách thâm niên công ty
8. Bản cam kết thu nhập thấp

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
39
PHẦN 3. PHÂN HỆ CHẤM CÔNG
I. Phân hệ chấm công
1. Giới thiệu
Phân hệ chấm công Att_Vietinsoft quản lý chấm công nhanh chóng, chính xác và xuất ra các báo cáo linh hoạt. Kết nối với máy chấm công
Phần mềm kết nối và giao tiếp đƣợc hầu hết các loại máy chấm công đang bán trên thị trƣờng nhƣ: Virdi, Ronand Jack, Abrivision, Time Trex, Hitech, WiseEyes, ZK soft, HIP, IFace, Metron, ASU, AKT, ABS, ABM, Prox HID, X919 và rất nhiều mẫu máy chấm công khác ... Tải dữ liệu và xử lý ca làm việc
Kết nối và tải dữ liệu chấm công về Phần mềm, tính toán nhận dạng ca làm việc của nhân viên ngày hôm đó, tính toán giờ đi trễ về sớm, điểm danh, tính toán tăng ca và giờ làm đêm... Một số tính năng mở rộng, báo cáo:
o Sau giờ làm việc là tính giờ tăng ca
o Tách giờ đêm: Từ 21:00 – 05:00 hoặc 22:00 - 06:00 tùy thuộc vào quy định từ công ty. Tách giờ này để tính thêm giờ phụ cấp cho những ngƣời đi ca làm việc qua đêm.
o Đối với doanh nghiệp thuộc khối sản xuất, ca làm việc của công nhân rất phức tạp chƣa biết ngày nào làm ca nào nên việc sếp ca cho từng nhân viên là rất phức tạp và gần nhƣ không thể. Phần mềm sẽ tự động đáp ứng ca cho nhân viên và nhận diện chính xác ca làm việc của nhân viên đó.
o Tự động phân loại các mức tăng ca tùy thuộc vào từng thời điểm làm việc ví dụ làm tăng ca từ 18:00 đên 21:00 tăng ca 150%, khoảng thời gian từ 21:00 về sau tính 195% hoặc 180%.
o Báo biểu tổng công
o Báo biểu trễ, sớm
o Báo biểu thống kê theo kí hiệu, theo giờ
o Tất các các dữ liệu trong phần mềm có thể trích lọc và xuất ra excel.
o Còn nhiều tính năng khác nữa... Thống kê, theo dõi chấm công: Tổng hợp thống kê dữ liệu tăng ca, đi trễ về sớm, số giờ làm đêm theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm. Giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về tính hình sản xuất và có những quyết định về kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty một cách nhanh chóng và chính xác.

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
40
2. Các tính năng
3. Thiết lập các tham số ban đầu
Thiết lập hệ thống / Tham số hệ thống
 Chu kỳ tính công trong tháng: Nhập chu kỳ chu kỳ tính công/Lƣơng trong tháng ứng với quy định của mỗi công ty.
 Các thiết lập khác

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
41
4. Thêm / chỉnh sửa thông tin máy chấm công
 Thêm thông tin máy chấm công
Chấm công / Thêm-chỉnh sửa thông tin máy chấm công
 Thao tác
B1: Click vào nút Thêm B2: Nhập 4 trƣờng bắt buộc: Tên máy chấm công, địa chỉ IP, port, máy số - Nếu chọn chấm công máy vào, máy ra riêng biệt thì quy ƣớc máy số chẵn (2,4,6…) là máy vào, máy số lẻ (1,3,5…) là máy ra. B3: Lƣu
 Xóa thông tin máy chấm công
 Thao tác:
B1: Chọn máy chấm công cần xóa B2: Click vào nút Xóa B3: Lƣu
5. Kết nối máy / Quản lý máy chấm công
5.1 Kết nối với máy chấm công
 Hiện số Seri: Sau khi nhập thông tin máy chấm công NSD chọn Chấm công / Quản lý máy chấm công
B2
B1
B3
B1
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
42
 Thao tác:
B1: Chọn máy kết nối B2: Click vào nút Kết nối trên màn hình hiện ra số Seri
 Đăng ký máy chấm công
Chấm công / Thêm-Chỉnh sửa máy chấm công Số đăng ký: Tƣơng ứng với seri của mỗi máy chấm công thì có một số đăng ký khác nhau. Nếu NSD chƣa biết số đăng ký. Vui lòng liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để đƣợc cấp số đăng ký.
5.2 Quản lý máy chấm công 5.2.1. Tải nhân viên về máy tính Tải thông tin đăng ký nhƣ: Mã chấm công, vân tay, thẻ trên máy chấm công về máy tính. Chấm công/ Kết nối máy – Quản lý chấm công / Thao tác dữ liệu trên máy chấm công
 Trƣờng hợp 1: Mã nhân viên trùng với mã chấm công: Vào phần Thiết lập hệ thống / Tham số hệ thống đánh số 1 vào dòng mã nhân viên trùng với mã chấm công
Nhập số đăng ký
Đã đăng ký
Chƣa đăng ký

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
43
Tải thông tin về máy tính
 Thao tác
B1: Chọn máy chấm công cần tải, máy dùng để lấy thông tin vân tay, thẻ của nhân viên. B2: Click vào nút Tải TT. Xuống. Nhập tên cho nhân viên mới
Quản lý nhân viên / Thông tin nhân viên nhập thông tin nhân viên mới vào tƣơng ứng với mã chấm công mới tải về.
B1
B2
Thông tin hiển thị

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
44
 Trƣờng hợp 2: Mã nhân viên khác mã chấm công: Vào phần Thiết lập hệ thống / Tham số hệ thống đánh số 0 vào dòng mã nhân viên trùng với mã chấm công
Tải thông tin về máy tính
Nhập tên cho nhân viên mới
Quản lý nhân viên / Thông tin nhân viên

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
45
 Thao tác
Nhập thông tin nhân viên: Mã số nhân viên, họ lót, tên, phòng ban, chức vụ… Ở ô mã chấm công chọn mã chấm công tƣơng ứng với mã nhân viên. 5.2.2. Đồng bộ tên, dấu vân tay lên máy chấm công Nhập tên chấm công
 Thao tác
B1: Nhập tên chấm công vào ô Tên CC B2: Lƣu Đồng bộ lên các máy chấm công khác
B1
B2
B1
B2
B3
B3
B4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
46
Thao tác B1: Chọn máy chấm công cần đồng bộ dữ liệu B2: Kết nối B3: Tick vào Chọn hết và Tất cả vân tay nhân viên B4: Click vào nút Tải TT. lên. Sau đó ngắt kết nối và kết nối trở lại. 5.3 Các tính năng khác
Số NV và VT đã đƣợc đồng bộ

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
47
Xóa hết dữ liệu trên máy
 Thao tác
B1: Kết nối máy cần xóa B2: Click vào nút Xóa hết dữ liệu trên máy Xóa hết nhân viên trên phần mềm
B1
Thông tin dữ liệu hiện tại trên máy
B2
Thông tin trên máy sau khi xóa
B1
B2
Thông nhân viên trên phần mềm

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
48
 Thao tác
B1: Click vào nút xóa hết nhân viên trên phần mềm B2: Chọn Yes Xóa 1 hoặc nhiều nhân viên trên máy CC và phần mềm
Thông nhân viên trên phần mềm sau khi xóa
B1
B1
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
49
 Thao tác
B1: Kết nối máy chấm công cần xóa B2: Chọn một, một vài hay tất cả nhân viên B3: Click vào nút Xóa nhân viên, dữ liệu nhân viên sẽ đƣợc xóa trên máy chấm công nếu tick vào nút Xóa cả dữ liệu trên phần mềm thì dữ liệu nhân viên sẽ đƣợc xóa trên máy chấm công và phần mềm. Xóa quyền Admin
Tick chọn nếu xóa cả trên phần mềm
B2
B3
B3
B2
B1

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
50
 Thao tác
B1: Kết nối máy chấm công cần xóa B2: Click vào nút Xóa quyền Admin B3: Chọn Yes
6. Xem - Sửa dữ liệu chấm công
6.1 Tải dữ liệu chấm công Chấm công/ Kết nối máy – Quản lý chấm công / Dữ liệu chấm công
Trƣờng hợp 1: Máy chấm công đang kết nối
Máy chấm công đang ở trạng thái kết nối khi nhân viên chấm công thì dữ liệu đƣợc tải về và hiện ra trên màn hình. Trƣờng hợp 2: Máy chấm công chƣa kết nối
Dữ liệu chấm công của nhân viên đƣợc lƣu trong máy chấm công. Vì vậy, NSD phải tải dữ liệu công về phần mềm.
 Thao tác
B1: Chọn máy chấm công cần tải dữ liệu B2: Click nút Kết Nối B3: Chọn thời gian tải từ ngày…đến ngày hoặc tick chọn Tải tất cả dữ liệu chấm công trên máy chấm công B4: Click vào nút Tải dữ liệu chấm công
B3
B1
B2
B4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
51
6.2 Xem – Sửa dữ liệu chấm công Chấm công / Xem – Sửa dữ liệu chấm công Dựa vào các thiết lập ban đầu trong phần thiết lập chấm công, hồ sơ nhân viên và dựa vào dữ liệu chấm công vào/ra chƣơng trình sẽ tự động nhận ca làm việc, tính tăng ca, sớm trễ, làm ca đêm.
 Thao tác
B1: Chọn thời gian: Từ ngày…đến ngày B2: Chon phòng ban / bộ phận hoặc 1 nhân viên B3: Click nút Xem Phần nội dung sẽ hiện ra ngày, giờ vào/ra và ca làm việc 6.2.1. Các màu ứng với các dữ kiện chấm công
B1
B2
B3

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
52
6.2.2. Điều chỉnh ca làm việc
 Thao tác:
B1: Ở cột ca, click vào ca cần đổi chƣơng trình sẽ hiện lên danh sách các ca để NSD điều chỉnh. B2: Lƣu 6.2.3. Điều chỉnh ngày, giờ làm việc
 Thao tác:
B1: NSD có thể chỉnh ngày giờ vào / ra ở các cột ngày, giờ vào/ra. B2: Lƣu
B1
B2
B1
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
53
6.2.4. Nhập loại nghỉ
 Thao tác
B1: Khi nhân viên không có dữ liệu công NSD có thể chọn các loại nghỉ tƣơng ứng ở cột Loại nghỉ. Ở cột trạng thái chọn nghỉ cả ngày, nữa sau hoặc nữa đầu. B2: Lƣu 6.2.5. Kiểm tra trạng thái giờ công Khi có sự điều chỉnh bằng thủ công từ NSD thì chƣơng trình sẽ bật lên trạng thái “đã duyệt” mặc định ở trạng thái “chƣa xử lý”.
B1
B1
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
54
6.2.6. Xem dữ liệu chấm công của nhân viên
 Cách 1: Chấm công / Xem-Sửa dữ liệu chấm công
 Cách 2: Chấm công / Xóa dữ liệu chấm công
Double click

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
55
6.2.7. Thiết lập trạng thái nhân viên không chấm công Một số nhân viên không chấm công trên máy nhƣng vẫn phải có dữ liệu chấm công vảo ra.
 Thao tác
B1: Quản lý nhân viên / Thông tin nhân viên / Thông tin chung chọn nhân viên B2: Chuyển sang tab Tùy chọn chấm công, lƣơng. Nhập giá trị 1 ở dòng không chấm công trên máy (Vân tay, thẻ) 6.2.8 Sửa / Kiểm tra dữ liệu chấm công
 Trƣờng hợp 1: Nhân viên vào làm việc rồi mới ra chấm công vì vậy dữ liệu công không chính xác. NSD có thể điều chỉnh lại giờ công hƣớng dẫn ở mục 6.2.3
 Trƣờng hợp 2: Xử lý 1 nhân viên quên quẹt thẻ
B1
B2
B3
B4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
56
 Thao tác
B1: Chọn mốc thời gian B2: Tick chọn không có giờ vào ra B3: Click nút xem B4: Chọn ca làm việc ở cột ca B5: Ở cột loại nghỉ chọn trạng thái quên quẹt thẻ sau đó lƣu lại B6: Tick vào ô bình thƣờng và click vào nút Xem để kiểm tra lại dữ liệu Xử lý nhiều nhân viên quên quẹt thẻ
B5
B6
B1
B2
B3
B4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
57
 Thao tác
B1: Chọn mốc thời gian B2: Tick chọn không có giờ vào ra B3: Click vào nút Xem B4: Ở cột ca chọn các ca làm việc tƣơng ứng B5: Click vào ô đầu tiên trong cột loại nghỉ B6: Nhấn giữ phím Shift click vào ô cuối cùng để chọn hết B7: Nhấn F4 chọn quên quẹt thẻ. Sau đó lƣu lại
B5
B6
Trạng thái quên quẹt thẻ đƣợc thể hiện
B7
F4

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
58
 Trƣờng hợp 3: NSD đã chọn loại nghỉ cho nhân viên nhƣng muốn thay đổi loại nghỉ khác.
Trạng thái ban đầu “Chƣa xử lý”
Trạng thái “Đã duyệt” sau khi chọn loại nghỉ
B1
B2

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
59
 Thao tác
B1: Ở cột trạng thái hiện đang ở trạng thái “Đã duyệt” NSD chọn lại trạng thái “Chƣa xử lý” sau đó Lƣu lại. B2: Ở cột loại nghỉ chọn lại loại nghỉ khác. Lƣu lại
7. Kiểm duyệt giờ tăng ca
Dựa vào ca làm việc và giờ công của nhân viên chƣơng trình sẽ tính toán giờ tăng ca cũng nhƣ đi trễ về sớm. Chấm công / Kiểm duyệt giờ tăng ca
8. Kiểm duyệt đi trễ, về sớm
Chấm công / Kiểm duyệt đi trễ về sớm
 Kiểm duyệt đi trễ, về sớm
1
2
3
4
1. Giờ tăng ca chƣơng trình tính toán ra 2. Giờ tăng ca thực tế do NSD nhập vào 3. Ngày công nào đƣợc tick đã duyệt thì chƣơng trình sẽ lấy giá trị ở cột giờ đƣợc duyệt để tính toán, nếu không tick chọn chƣơng trình sẽ lấy giá trị ở cột giờ tăng ca. 4. Kiểm tra trạng thái

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
60
 Kiểm duyệt đi trễ
 Kiểm duyệt về sớm
Tick chọn
Tick chọn
Tick chọn
Tick chọn

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
61
9. Kiểm duyệt ca đêm
Chấm công / kiểm duyệt ca đêm
II. Báo cáo
1. Theo dõi công toàn công ty
Chấm công / Theo dõi công toàn công ty
2. Theo dõi ca làm việc
Chấm công / Theo dõi ca làm việc

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
62
3. Nhân viên làm việc ngày thứ 7, Chủ nhật
Chấm công / DS NV làm việc ngày T7, CN

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
63
4. Bảng chấm công tổng hợp
Chấm công / Bảng chấm công tổng hợp

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
64
PHẦN 4: BẢO MẬT – PHÂN QUYỀN
1. Quyền ngƣời dùng
Phân quyền cho các users Bảo mật – Phân quyền / Quyền người dùng
 Thao tác
B1: Đăng nhập chƣơng trình bằng quyền Admin B2: Bảo mật – Phân quyền / Quyền người dùng
o Đƣa trỏ chuột vào ô mã nhân viên, nhấn F3 để chọn nhân viên đƣợc cấp tài khoản.
B1
1
2
3
3
4
Theo phòng ban
Theo bộ phận
Theo tính năng
5: Lƣu

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
65
o Nhập tên đăng nhập vào ô tài khoản đăng nhập, password mặc định: 123. Sau đó lƣu lại.
o Chọn phòng ban và bộ phận đƣợc cấp quyền
o Chọn tính năng và các trạng thái trong tính năng đó.
o Lƣu lại
2. Đổi mật khẩu
Bảo mật, phân quyền / Đổi mật khẩu
Đăng nhập bằng quyền vừa đƣợc cấp

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
66
3. Thiết lập kết nối
Bảo mật, phân quyền / thiết lập kết nối
4. Nhật ký sử dụng
Bảo mật, phân quyền / nhật ký sử dụng

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
67
PHẦN 5: CẬP NHẬT TẬP TIN
1. Cập nhật từ tin
Cập nhật / Cập nhật từ tập tin
 Thao tác
B1: Click vào nút B2: Chọn đƣờng dẫn đến tập tin cần cập nhật B3: Click vào nút Cập nhật
2. Nhập dữ liệu từ tập tin
Cập nhật / Nhập dữ liệu từ tập tin
B1
B2
B3
B1
B2
B3

www.vietinsoft.com
Tel: 08.22426943 / 08.22426944
68
 Thao tác
B1: Chọn nội dung thông tin B2: Chọn đƣờng dẫn đến tập tin cần import vào hệ thống B3: Click vào nút Import
3. Xóa hết dữ liệu trong hệ thống
Cập nhật / Khởi tạo (Format) dữ liệu hệ thống

Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý chấm công Att_Paradise Viettinsoft

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (13)

Similaire à Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý chấm công Att_Paradise Viettinsoft

Similaire à Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý chấm công Att_Paradise Viettinsoft (20)

Plus de Phần mềm tính lương | phan mem tinh luong

Plus de Phần mềm tính lương | phan mem tinh luong (20)

Tài liệu hướng dẫn phần mềm quản lý chấm công Att_Paradise Viettinsoft