Шаблон отчета об обследовании объекта автоматизации

1. СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
<Должность>
<Наименование организации заказчика>
Генеральный директор
<Наименование организации исполнителя>
_________________ <ФИО> _________________ <ФИО>
«__»_____________ 2014 г. «__»_____________ 2014 г.
ОТЧЕТ
О ПРЕДПРОЕКТНОМ ОБСЛЕДОВАНИИ
Наименование работы с указанием объекта автоматизации и/или
наименования заказчика
<НАИМЕНОВАНИЕ ОТЧЕТА>
(заключительный/промежуточный)
Должность
Наименование организации-
исполнителя НИР ______________________________
подпись, дата
И.О. Фамилия
Должность
Наименование организации-
исполнителя НИР ______________________________
подпись, дата
И.О. Фамилия
Должность
Наименование организации-
исполнителя НИР ______________________________
подпись, дата
И.О. Фамилия
Москва 2010

2. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Список исполнителей
Руководитель направления,
менеджер проекта ______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
Исполнители темы ______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
Соисполнители:
Должность
Название организации ______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
Должность
Название организации ______________________ И.О. Фамилия (номер раздела,
подготовленного исполнителем)
Правила оформления Списка исполнителей:
Над чертой проставляется подпись и дата. Элементы дат приводят арабскими цифрами в
одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 10
апреля 2007 года следует оформлять следующим образом: 10.04.2007
Рядом с фамилией исполнителя в скобках указываются разделы отчета, разработанные
исполнителем.
Если отчет выполнен одним исполнителем, то его должность и ФИО следует указывать на
титульном листе отчета, а список исполнителей не формировать.
Стр. 2 из 20

3. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Реферат
Отчет 20 с., кол-во частей ч., кол-во рисунков рис., кол-во таблиц табл., кол-во источников,
кол-во приложений прил.
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА, ИТ-ИНФРАСТРУКТУРА, УЧЕТ КОНТРАКТОВ,
ЦЕНТР ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
Объектом обследования являются…
Цель работы – …
В процессе работы проводились …
В результате обследования было выявлено …
Реферат должен содержать:
- сведения об объеме отчета, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве
частей отчета, количестве использованных источников;
- перечень ключевых слов;
- текст реферата.
Перечень ключевых слов должен содержать от 5 до 15 слов или словосочетаний из текста
отчета, которые в наибольшей мере характеризуют его содержание и обеспечивают возможность
информационного поиска. Ключевые слова приводят в именительном падеже и печатаются
строчными буквами в строку через запятые.
Текст реферата должен отражать:
- объект исследования или разработки;
- цель работы;
- метод или методологию проведения работы;
- результаты работ;
- основные конструктивные, технологические и технико-эксплуатационные
характеристики;
- степень внедрения;
- рекомендации по внедрению или итоги внедрения результатов НИР;
- область применения;
- экономическую эффективность или значимость работы;
Стр. 3 из 20

4. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
- прогнозные предположения о развитии объекта исследования.
Если отчет не содержит сведений из перечисленных структурных частей реферата, то в
тексте реферата она опускается.
Стр. 4 из 20

5. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Содержание
Введение 8
1 Описание объекта автоматизации 10
2 Описание бизнес-процессов 11
2.1 Роли и функции участников процессов 11
2.2 Описание процессов 11
3 Потребности заинтересованных лиц 14
4 Выявленные проблемы 15
5 Существующие ограничения 16
6 Концепция системы 17
6.1 Модель вариантов использования системы 17
6.2 Концептуальная модель предметной области 17
6.3 Ключевые возможности системы 17
Заключение 18
Список использованных источников 19
Приложение A
Название приложения (стиль Appendix) 20
Стр. 5 из 20

6. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Нормативные ссылки
В настоящем отчете об обследовании использованы ссылки на следующие стандарты:
- ГОСТ 34.201-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании
автоматизированных систем;
- ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Стадии создания
В перечень нормативных ссылок включают обозначения стандартов и их наименования в
порядке возрастания регистрационных номеров обозначений.
Стр. 6 из 20

7. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Определения, обозначения и сокращения
В настоящем отчете об обследовании применяют следующие термины с соответствующими
определениями, обозначения и сокращения:
АС - автоматизированная система
БД - база данных
КТС - комплекс технических средств
В перечень включают определения, необходимые для уточнения или установления
терминов, используемых в отчете.
Запись обозначений и сокращений проводят в порядке приведения их в тексте отчета с
необходимой расшифровкой и пояснениями.
Стр. 7 из 20

8. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Введение
Наименование объекта обследования
Полное наименование объекта обследования, географическое расположение
Цели проведения обследования
Описание целей обследования, например:
- изучение бизнес-процессов деятельности объекта обследования;
- выявление и приоритезация существующих проблем, в решении которых может
оказаться полезной автоматизации процессов;
- предложение концепции автоматизированной системы.
Исполнители
Исполнитель:
Наименование компании исполнителя
Соисполнители:
Наименование организаций-соисполнителей
Заинтересованные лица
В данном разделе описываются заказчик и потенциальные пользователи системы.
Рекомендуемый состав информации для описания заинтересованных лиц:
- ФИО или название организации (подразделения);
- должность;
- сфера компетенции или заинтересованности (т.е. пояснение, почему данное лицо
отнесено к категории заинтересованных лиц);
- контактная информация (телефон, e-mail).
Стр. 8 из 20

9. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Источники информации
Описание источников информации, использованных при проведении обследования. Данная
информация может быть размещена как здесь, так и в Приложении.
Документы
Описание нормативных документов, правовых и законодательных актов, распоряжений,
приказов, инструкций и т.п., использованных при проведении обследования.
Лица
Информация о лицах, на основании интервью с которыми сформирован отчет об
обследовании.
Стр. 9 из 20

10. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
1 Описание объекта автоматизации
Общие сведения об объекте обследования, описание функциональной, информационной и
организационной структуры объекта обследования, внешние связи организации (если они
существенны для обследования), качественные и количественные характеристики, раскрывающие
взаимодействие компонентов системы в процессе функционирования.
Стр. 10 из 20

11. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
2 Описание бизнес-процессов
Выбор нотации описания определяется с учетом контекста выполнения обследования,
задаваемого условиями конкретного проекта (контракта). Например, если границы автоматизации
понятны и четко заданы изначально (предельный случай – миграция со старой
автоматизированной системы на новую), то рекомендуется описание бизнес-процессов включить в
нотации сценариев использования. Также можно использовать другие формализованные и
неформализованные методы описания бизнес-процессов.
2.1 Роли и функции участников процессов
Перечисление ролей участников процессов и описание их взаимодействия в конкретных
бизнес-процессах. На данном этапе описывать процессы следует AS IS («как они есть»), без учета
возможной оптимизации бизнес-процессов и автоматизации их частей.
2.2 Описание процессов
Текстовое и графическое описание бизнес-процессов. Если scope автоматизации уже
известен, то рекомендуется описывать только те бизнес-процессы, которые имеют к нему
отношение.
2.2.1 Процесс 1
Рекомендуется указать следующие характеристики процесса:
- участники процесса;
- сущность процесса;
- итог (результат процесса);
- существенные детали процесса;
- метрики процесса;
Стр. 11 из 20

12. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
- оценка уровня автоматизации процесса.
В зависимости от целей проведения обследования те или иные части описания процессов
могут иметь различное значение.
Если проект в целом направлен на автоматизацию бизнес-процессов, то имеет смысл
акцентироваться на деталях процесса и взаимодействии его участников. В случае автоматизации,
например, портального решения, возможно, акцент следует делать на информационных атрибутах
результата процесса и на участниках как на владельцах этих информационных атрибутов.
Под «существенными» деталями процесса понимаются такие детали, которые имеют
особое значение для заинтересованных лиц и, возможно, мотивируют выполнение проекта в
целом. Например, в старой автоматизированной системе для субъектов - физических лиц можно
указать только один адрес проживания, а пользователю нужно, чтобы было несколько, и это
является причиной, по которой он хочет отказаться от старой системы в пользу новой.
Под метриками процесса понимаются количественные характеристики процесса, имеющие
значение для заинтересованных лиц. Имеет смысл не собирать все подряд метрики, а выделять те
из них, которые важны для обследования и будущей автоматизации. Критерием важности может
являться, например, требование заинтересованного лица, что «в новой системе такая-то
характеристика должна быть не хуже существующего уровня». Примеры возможных метрик
процессов:
- время выполнения операции (среднее время, затрачиваемое на выполнение стандартной
операции);
- количество выполняемых операций за определенный период времени;
- качество выполнения операций (среднее значение процента отбраковки результатов
выполнения операции, процент допущенных ошибок).
В зависимости от контекста, отдельные подпункты (участники, метрики и т.п.) могут
выделяться в отдельные обобщающие подразделы текущего раздела.
2.2.2 Процесс 2
Стр. 12 из 20

13. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
2.2.3 Процесс N
Стр. 13 из 20

14. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
3 Потребности заинтересованных лиц
Описание потребностей заинтересованных лиц в автоматизации тех или иных процессов.
Рекомендуется следить за корреляцией описания потребностей в данном разделе и описанием
процессов в предыдущем разделе. Если в описании потребности фигурирует какой-то процесс, не
описанный в предыдущем разделе, то это может свидетельствовать о некоей проблеме, связанной
с выявлением потребностей/процессов (потребность, выходящая за scope (область)
автоматизированной системы, неправильно понятая потребность; недостаточно полное или
недостаточно детальное описание процессов и т.п.).
Описание каждой потребности рекомендуется формулировать в виде следующего набора
информационных реквизитов:
- заинтересованное лицо;
- сущность потребности;
- ссылка на процесс(ы).
В зависимости от контекста создания отчета данных раздел может как следовать за
разделом, описывающим процессы, так и предварять его.
Стр. 14 из 20

15. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
4 Выявленные проблемы
Перечисление основных проблем с указанием приоритетов их решения для
заинтересованных лиц.
В отличие от предыдущего раздела здесь дается не просто перечисление потребностей
заинтересованных лиц списком, а приводится интегральная оценка ситуации, выводы аналитика,
видение проблем автоматизации объекта в комплексе, с учетом программно-технической
составляющей, организационной, нормативно-методической и т.п. Желательно обеспечить
прослеживаемость связи обозначенных проблем с описанными ранее потребностями
заинтересованных лиц.
Стр. 15 из 20

16. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
5 Существующие ограничения
Описание выявленных в ходе обследования ограничений, влияющих на разрабатываемую
систему (организационные, технические, политические и т.д.).
Сюда не рекомендуется включать технологические ограничения, связанные с процессом
разработки, если только они не формулируются Заказчиком в явном виде.
Стр. 16 из 20

17. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
6 Концепция системы
Наличие данного раздела в отчете об обследовании определяется назначением и местом
данного отчета в структуре проектной документации.
Если данный отчет формируется как отчет об обследовании единичного объекта, и по
результатам будет проводиться дополнительный анализ, то целесообразно формировать
концепцию системы в виде отдельного документа.
Если данный отчет является сводным итоговым отчетом, завершающим фазу обследования,
и Заказчиком востребовано наличие Концепции системы именно как части данного отчета, то она
может быть описана в нижеследующей структуре.
6.1 Модель вариантов использования системы
Описание ролей участников процесса и основных сценариев использования системы.
Модель отражает видение процессов по сценарию «to be».
6.2 Концептуальная модель предметной области
Описание основных сущностей и связей предметной области.
6.3 Ключевые возможности системы
Описание ключевых возможностей предлагаемой системы, позволяющих существенно
повысить эффективность, надежность и др. показатели процесса, предоставляющие
заинтересованным лицам какие-то принципиально-новые возможности и т.д. Адресация ключевых
возможностей на выявленные потребности пользователей, указание на решаемые проблемы.
Стр. 17 из 20

18. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Заключение
Делается заключение о возможности автоматизации и потенциальных преимуществах
разрабатываемой системы.
Приводят краткие выводы по результатам выполненной НИР или отдельных ее этапов,
оценку полноты решений поставленных задач.
Выполняют разработку рекомендаций и исходных данных по конкретному использованию
результатов НИР.
Приводят оценку технико-экономической эффективности внедрения АС. Если определение
технико-экономической эффективности невозможно, указывают народнохозяйственную, научную,
социальную значимость работы.
Приводят оценку научно-технического уровня выполненной НИР в сравнении с лучшими
достижениями в данной области.
Стр. 18 из 20

19. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Список использованных источников
Список должен содержать сведения об источниках, использованных при составлении
отчета. Сведения об источниках приводятся в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание
документа. Общие требования и правила составления».
Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в
тексте отчета и нумеровать арабскими цифрами с точкой.
1) Отработка системы: Отчет о НИР (заключит.)/ЦНИИ; Руководитель Ю.И. Краснов; И.И.
Иванов, П.П. Петров и др. – Шифр темы «Талант»; ГР №Я677789; Инв. №46773. –
М., 1985.- 77с.
2) Автор. Наименование источника. Место и год выпуска.
Стр. 19 из 20

20. <Наименование исполнителя> Отчет о предпроектном обследовании
Приложение A
Название приложения (стиль Appendix)
Примеры возможных приложений:
- ведомость интервьюированных лиц;
- заполненные формы интервью;
- заполненные анкеты и опросные листы;
- перечень прилагаемых к отчету электронных и иных материалов.
Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах
или выпускают в виде самостоятельного документа.
В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения
располагают в порядке ссылок на них в тексте документа.
1. Раздел приложения (стиль App_Heading 1)
2. Подраздел приложения (стиль App_Heading 2)
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы,
подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед
номером ставится обозначение этого приложения.
Рисунки каждого приложения обозначаются отдельной нумерацией арабскими цифрами с
добавлением перед цифрой обозначения приложения, например, Рисунок А.3.
Таблицы каждого приложения также обозначаются отдельной нумерацией арабскими
цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения, например, Таблица А.2.
Формулы, помещенные в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией
арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой
обозначения приложения, например, (А.1).
Стр. 20 из 20