1. Entente de
Contribution
Forum des directrices
générales et directeurs
généraux d'OCASI 2011

2. CYCLE DE VIE D'UNE ENTENTE DE CONTRIBUTION
Veille à ce que toutes les Engagement à aider les
obligations ont été nouveaux arrivants et à
Processus ouvert
remplies et sont dans les investir des fonds publics
et équitable en
termes et conditions de de façon responsable
place pour
l'accord.
sélectionner et
planification
d'attribution des
fermeture de
accords de
l’entente évaluation et recommandation
des propositions
contribution
Évaluer la mesure
dans laquelle les
résultats attendus Négociation et
d'un accord sont préparation des
respectées et si elles contrats
sont respectées de
suivi de Préparation de l’entente
manière efficace et l’entente de contribution
efficiente Rembourser les
organisations
construire et maintenir
des partenariats financées par
Modifications de admissibles,
document dans les engagés, les coûts
activités et les Amendements de
réels et payés liés
contributions afin de l’entente et maintien du examen des demandes de à la prestation de
dossier remboursement et calcul des
refléter la prestation paiements services en temps
des programmes réels opportun

3. Objectifs:
• Définir les priorités et formuler les objectifs
de livraison pour s'assurer que les services
répondent aux besoins des clients;
• Confirmer le niveau de l'affectation des
fonds dans l’entente de contribution;
• Analyser les renseignements pertinents sur
les tendances et les besoins des nouveaux
arrivants;
• Créer de meilleurs liens entre les différentes planification
Fermeture de
lignes d'activité de CIC pour assurer la l’entente
évaluation et recommandation
des propositions
continuité et la cohésion;
• Contribuer à une programmation améliorée
et à des résultats tangibles pour le client.
Préparation
suivi de de l‘entente
l’entente de
construire et contribution
maintenir
des partenariats
Les fournisseurs de service jouent un rôle
important dans l'identification des besoins Amendement de
l’entente et examen des
demandes de
des nouveaux arrivants et des changements maintien des
dossiers remboursement et
calcul des
dans la communauté. paiements

4. Objectifs:
• S'assurer que les fonds des ententes de
contribution sont attribués en utilisant des
processus impartiaux et transparents;
• Les projets sélectionnés sont faisables,
rentables et réaliseront avec succès les
services requis pour les clients admissibles.
Critères de sélection:
- La ponctualité fermeture de
planification Évaluation et
recommandation des
- L’exhaustivité l’entente propositions
- L’éligibilité et la capacité des candidats
- La stabilité financière des demandeurs
- L’admissibilité de la clientèle proposé suivi de l’entente
Préparation de
l’entente de
- L’admissibilité et la pertinence des contribution
construire et
activités proposées maintenir
des partenariats
- La rentabilité des propositions
- La performance passée et actuelle des Amendement de examen des
l’entente et demandes de
demandeurs maintien du remboursement et
dossier calcul des paiements

5. Critères de sélection
• La ponctualité – la proposition a été soumise le ou avant la date
limite.
• L’exhaustivité – Une demande signée a été reçue. Tous les
documents nécessaires ont été inclus dans la proposition comme
indiqué dans l'appel à propositions.
• L’éligibilité des demandeurs:
- accessible à toutes les communautés de nouveaux
arrivants
- Les gouvernements provinciaux, territoriaux ou municipaux;
- Les organismes sans but lucratif, y compris les organisations
non gouvernementales, à but non lucratif, les groupes
communautaires et les organisations faîtières;
- entreprises;
- Les établissements d'enseignement (y compris les conseils,
les districts et les divisions scolaires);
- Les particuliers.

6. Critères de sélection
• La Capacité du demandeur
– L'infrastructure physique répond aux activités proposés et aux
exigences du service;
– Structure de gestion adéquate et de solides contrôles internes;
Structure de gouvernance (conseil d'administration);
– Capacité financière
• Preuve de diverses sources de financement;
• Capacité à engager des frais d'avance et à être remboursé plus tard.
• La stabilité financière du demandeur
– Examen de la situation financière du demandeur repose sur les
états financiers vérifiés.

7. Critères de sélection
• L’admissibilité de la clientèle proposée
– Résidents permanents du Canada;
– Réfugiés et personnes protégées;
– Les personnes qui ont été sélectionnées, au Canada, pour devenir
résidents permanents (vérifications en attente) et qui ont été
informées de ceci par une lettre provenant de Citoyenneté et
Immigration Canada;
– Les aides familiaux résidants qui sont au Canada avec un permis de
travail en vertu du Programme des aides familiaux résidants sont
admissibles aux services d'établissement, mais pas à la formation
linguistique.
• L’admissibilité et la pertinence des activités proposées
– Rencontre les priorités et les activités prescrites identifiées dans
l'appel des propositions;
– Capable d'atteindre les objectifs pendant la durée de l'accord.

8. Critères de sélection
• Rentabilité de la proposition
– De financement minimum pour atteindre les objectifs proposés;
– Les coûts doivent être nécessaires et directement liés à la prestation de
services et à la réalisation des objectifs du programme;
– La proposition doit démontrer et représenter un bon investissement pour le
ministère.
• Performances passées et actuelles du demandeur
Capacité du demandeur (passée et actuelle) à satisfaire:
– les objectifs négociés et les résultats attendus;
– les exigences de responsabilité financière;
– la capacité et l’aptitude à la gestion et à la gouvernance du demandeur;
– l’expérience passée de CIC avec le demandeur.

9. Appel de
propositions publié
propositions
reçues
CIC
1ière norme de
service (10 jours normes de
calendaires à partir
1ère norme de service: de la clôture de
l’appel)
service de
Accusé de réception de
la demande
règlement
2ième norme de service: 2ième norme de
Décision sur service (40 jours
calendaires à
l'admissibilité du partir de la
demandeur clôture de
l’appel)
3ième norme de service:
Décision sur 3ième norme de service (125
l'approbation des jours calendaires à partir de
la clôture de l’appel)
propositions
négociation de l’entente

10. Objectifs:
• Refléter fidèlement les termes et conditions
du Programme d'établissement;
• Articuler les résultats du programme et les
résultats;
• Identifier la contribution maximale de CIC
en matière de prestation des services
prescrits et les activités;
• Satisfaire la programmation du Ministère,
des rapports et des besoins de responsabilité
financière. fermeture de
planification
Évaluation et recommandation
l’entente des propositions
Préparation de
suivi de l‘entente
préparation de l‘entente l’entente de contribution
•activités • signataires de
•coûts •Ensemble des l’oraganisation construire et
documents: maintenir
Entente et des
annexes partenariats
négociation Approbation de l’entente
Amendement
examen des
de l’entente et
demandes de
maintien du
remboursement
dossier
et calcul des
paiements

11. Entente de contribution
• Qu'est-ce qu‘une entente de contribution (EC):
– Un document juridique qui crée des obligations entre
les fournisseurs de services et CIC, et qui reflète les
termes et conditions mutuellement convenues;
– l’EC identifie les objectifs, activités, résultats et
livrables de l'accord;
– Stipule la contribution maximale (budget) sur ​une
période spécifiée pour l'administration et la prestation
de services identifiés et les résultats attendus;
– Définit clairement les dates du début et de la fin de
l’entente, signalant la période de financement.

12. La négociation de l’entente
• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs, les livrables et les résultats
attendus doivent être:
– à l'appui des objectifs du programme de CIC;
– réalistes et réalisables dans la durée de l'accord.
• Les coûts doivent:
– Être nécessaires, raisonnables et directement liés à la prestation des
services;
– Se conformer aux Directives de négociation de CIC.
• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à
l’atteinte les objectifs du programme
• CIC ne remboursera pas les coûts qui surviennent avant le début ni
après la fin de l'entente
• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement
au départ et tout au long de la durée de l‘EC;

13. Coûts éligibles et inéligibles
Frais
TVH Frais des
Les frais associés à
déplacements
d'accueil pour la
liés à
les activités résiliation
Les coûts l'administratio
propre à hâtive d’un
de n et à la Salaires et
l’organisation bail
cessation prestation de avantages
d'emploi services sociaux
nécessaires à la Frais liés Location des
prestation des au salles de classe
Fournitures services paiement
et collations Outils tardif
liées à la d'aide à la
garde livraison Vérification du
d’enfants Les
contraventions casier juridique
Congé de de pour le
Coûts liés personnel et les
maternité stationnement
aux bénévoles qui
et invalidité
activités travaillent avec
de longue
syndicales des enfants
durée

14. Objectifs:
Rembourser les dépenses réels et éligibles
qui ont été encourus et payés d’avance par le
fournisseur de service à l'appui de la
prestation des programmes de CIC;
CIC peut émettre des paiements anticipés.
Conditions de remboursement d’une demande:
• Les frais réclamés doivent être éligibles, réels,
encourus et payés;
planification
• Soumission d'un formulaire de demande de Fermeture de évaluation et recommandation
l’entente des propositions
remboursement signé par un signataire dûment
autorisée par l'organisation;
• Les demandes de remboursement sont exempts
d'erreurs;
Préparation de
• Les coûts réclamés ne dépassent pas les montants suivi de
l’entente
l‘entente
de contribution
autorisés;
construire et
• Les coûts réclamés ne comprennent pas de coûts maintenir
des
remboursés précédemment; partenariats
• Les réclamations doivent correspondre à l'annexe Amendement de examen des
l’entente et maintien demandes de
2.1 du dossiers remboursement et
calcul des paiements

15. Les conditions de remboursement
• La contribution de CIC est un remboursement des
coûts réels, éligibles, encourus et payés par le
fournisseur de service
• CIC ne remboursera les coûts réclamés que lorsque le
fournisseur de service démontre qu’il est conforme
avec tous les éléments de l'entente de contribution;
• La contribution de CIC ne doit pas dépasser le montant
maximal négocié et identifié à l'annexe 2 de l‘EC, à
moins que le fournisseur de service ait reçu
l'approbation préalable de CIC et l’EC a été modifiée

16. Conditions de remboursement
• Les demandes de remboursement doivent être soumises le
ou avant le 10ième jour de chaque mois pour les frais
éligibles, encourus et payés au cours du mois précédent;
• Les demandes doivent être soumises avec le rapport
mensuel d'activités;
• Dès la réception des demandes, il faut au moins 2 semaines
pour CIC à émettre le paiement, mais l'utilisation du dépôt
direct pourrait réduire les temps de traitement.
• Lorsque cela est jugé approprié, CIC peut demander de la
documentation afin justifier les coûts réclamés
• CIC peut compenser les trop-payés, contre tout paiement
éligible

17. Conditions de l’émission des
paiements anticipés
• L’organisation financée doit démontrer un besoin pour
le paiement anticipé;
• Organisation financée a accédé d'autres sources de
financement;
• La demande pour les paiements anticipés doit être
faite par écrit;
• Il y a:
- Une entente dûment signée en vigueur;
- Une prévision de flux de trésorerie basée sur l'annexe
2 de l‘EC;
- Un formulaire de renseignement de base sur le
fournisseur de services dûment rempli.

18. Pratiques à éviter
• Ne pas réclamer les coûts réels;
• Réclamer des coûts encourus, mais non payés;
• Réclamer des coûts inéligibles;
• Réclamer des coûts qui ne peuvent être dûment justifiés;
• Réclamer des coûts partagés au-delà de la proportion
convenue;
• Réclamer des coûts inéligibles afin de dépenser la portion
inutilisé du budget (glissement) de l‘EC
• Réclamer des coûts au-delà de la contribution maximale à
l'annexe 2 de l‘EC sans l'approbation préalable de CIC.

19. Objectif:
• Refléter tout changement dans les activités
ou dans le financement de l'entente de
contribution en vigueur.
• Tout amendement à l’entente peut être demandé
par le fournisseur de services ou par CIC, mais
quand est-il nécessaire?
- Lorsque les fonds, en excès de 1000 $, sont
déplacés à l’intérieur ou hors des quatre planification
catégories de coûts de l'entente; fermeture de
l’entente
Évaluation et recommandation
des propositions
- CIC et le fournisseur de services conviennent
qu'un amendement est nécessaire pour
augmenter ou diminuer l’allocation du
financement; suivi de
préparation
l‘entente
- La portée du projet est changée; l’entente de contribution
- La durée de l'entente doit être changée; construire et
maintenir
- Le montant du financement ou de réaffectation des partenariats
des fonds entre exercices fiscaux est augmenté ou Amendement
examen des
diminué; de l’entente et
maintien du
demandes de
remboursement
- Il y a des changements aux résultats attendus ou dossier
et calcul des
aux livrables du projet. paiements

20. Objectifs:
• Évaluer la conformité contre les termes et
conditions de l'entente de contribution;
• Identifier les besoins d'une organisation et
d'apporter un soutien;
• Satisfaire aux exigences de responsabilisation
au sein de CIC et de la part des organismes
financés.
planification évaluation et
Le suivi d’une entente peut se faire de fermeture de recommandation
l’entente des propositions
différentes façons:
• CIC rend visite sur les lieux;
• CIC demande que la documentation au
Préparation de
soutien des dépenses accompagne la suivi de l’entente de
l’entente contribution
demande de remboursement; construire et
• Vérification financière. maintenir
des
partenariats
Amendement de examen des
l’entente et demandes de
maintien du remboursement
dossier et calcul des
paiements

21. Le déroulement d’un suivi
Lors d'un suivi:
• Les organismes financés doivent fournir tous les documents
nécessaires à la vérification de toutes les dépenses réclamées;
• Les organismes financés doivent être en mesure de démontrer que
les rapports et les demandes de remboursement présentées
reflètent correctement les statistiques du programme et les coûts
encourus et payés
• Les organismes financés doivent démontrer que les politiques
internes et les contrôles de gestion propres à l’organisme ont été
suivies et qu’une surveillance efficace de la prestation du
programme est en place;
• Les organismes financés peuvent partager avec CIC les défis et les
réussites liés à la prestation des programmes et décrire l'évolution
des besoins des clients et de la communauté

22. Objectif:
• Veiller à ce que toutes les obligations ont été
satisfaites et sont conformes aux termes et
conditions de l‘entente.
Lorsque l’entente tire à sa fin, CIC:
• Procède à un examen approfondi de la
dernière demande de remboursement; Fermeture de
planification
Évaluation et recommandation
• Évalue et documente les performances en l’entente
des propositions
termes de production et les résultats, tel que
définis par l’entente;
• Détermine la disposition des Suivi de
Préparation de
l’entente de
immobilisations; l’entente
contribution
• S'assure que tous les trop-payés ont été construire et
récupérés; maintenir
des partenariats
• Émet le paiement final au fournisseur de
Amendement de examen des
service. l’entente et demandes de
maintien du remboursement et
dossier calcul des paiements

23. Fermeture des ententes de
contribution
• Remplir et soumettre le rapport final et de réclamation
financière suivant les directives et les délais prévus par
CIC;
• La demande de remboursement du mois de mars ne
devrait inclure que les dépenses éligible encourus
jusqu‘au 31 mars;
• Pour toutes les demandes de remboursement du mois
de mars (ou la dernière demande de l’exercice), CIC
procédera à un examen approfondi des demandes pour
s'assurer que tous les frais réclamés sont conformes
aux termes et conditions de l‘EC.

24. Fermeture des ententes de
contribution
• Si le fournisseur de service ne reçoit plus de
financement; la clôture de l'entente de
contribution peut consister de:
– La disposition des immobilisations;
– La protection et la destruction des
renseignements personnels des clients;
– Prendre les mesures appropriés pour conserver
les dossiers financiers et les dossiers des clients.

25. Des questions?