In deze whitepaper zetten we op een rij waarom WhatsApp ongeschikt is voor zakelijke communicatie, zeker anno 2018. De komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming wierp licht op de privacyproblemen die WhatsApp met zich meebrengt. Bovendien heb je als organisatie gebrekkige controle en weinig inzicht in het doen en laten van (oud-)collega’s in WhatsAppgroepen. Ook de vermenging van werk en privé spreekt niet voor WhatsApp. En het feit dat WhatsApp fragmentatie en silo’s in de hand werkt, is de genadeslag. Dat wil geen enkele organisatie. Maar hoe krijg je je collega’s dan van WhatsApp af? Wat ons betreft door je bezwaren op tafel te leggen, voor een goede scheiding tussen werk en privé te zorgen, de (persoonlijke) voordelen te benadrukken en, uiteraard, door een volwaardig alternatief voor zakelijke communicatie te bieden. Het gemak van thuis, maar dan in een veilige en gecontroleerde omgeving.

1.
Plek sociaal intranet
Weg met WhatsApp
Waarom is WhatsApp ongeschikt voor zakelijke communicatie en hoe
krijg je je collega’s ervan af?

2. Samenvatting
In deze whitepaper zetten we op een rij waarom WhatsApp ongeschikt is voor zakelijke
communicatie, zeker anno 2018. De komst van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming wierp licht op de privacyproblemen die WhatsApp met zich
meebrengt. Bovendien heb je als organisatie gebrekkige controle en weinig inzicht in het
doen en laten van (oud-)collega’s in WhatsAppgroepen. Ook de vermenging van werk en
privé spreekt niet voor WhatsApp. En het feit dat WhatsApp fragmentatie en silo’s in de
hand werkt, is de genadeslag. Dat wil geen enkele organisatie.
Maar hoe krijg je je collega’s dan van WhatsApp af? Wat ons betreft door je bezwaren op
tafel te leggen, voor een goede scheiding tussen werk en privé te zorgen, de
(persoonlijke) voordelen te benadrukken en, uiteraard, door een volwaardig alternatief
voor zakelijke communicatie te bieden. Het gemak van thuis, maar dan in een veilige en
gecontroleerde omgeving.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 1

3. Inhoud
Inleiding 3
Waarom WhatsApp ongeschikt is voor zakelijke communicatie 4
De Algemene Verordening Gegevensbescherming 4
Gebrekkige controle en intransparantie 5
Vermenging werk en privé 5
Fragmentatie en silo’s 6
Hoe krijg je je collega’s van WhatsApp af 7
Leg je bezwaren op tafel 7
Maak een goede scheiding tussen werk en privé 8
Benadruk de (persoonlijke) voordelen 8
Bied een volwaardig alternatief 10
Conclusie en aanbevelingen 11
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 2

4. Inleiding
Wees eerlijk: wordt er binnen jouw organisatie geWhatsAppt over werk? Mag dat van je
informatiebeveiligingscollega’s? Hebben jullie er beleid voor? Is het wenselijk uit
communicatie-oogpunt? Waarschijnlijk zijn je antwoorden: een keer ja en drie keer nee.
Het wijdverbreide gebruik van WhatsApp in organisaties geeft aan dat er een grote
behoefte is aan snelle, makkelijke groepscommunicatietools. En dat medewerkers zelf wel
een app kiezen (vaak onder de radar) als hun werkgever er niet één aanbiedt. De keuze
valt logischerwijs vaak op WhatsApp: deze tool kennen mensen van hun privégebruik.
Volgens recent ​onderzoek van Tele2​ onder 1500 werkgevers en werknemers zit zelfs
driekwart van de werkende Nederlanders in een werkgerelateerde WhatsAppgroep.
Al in 2016 schreef Rik Mulder, een van onze oprichters, een artikel waarin hij uitlegde
waarom je WhatsApp toch echt niet zakelijk moet gebruiken, en waarin hij tips gaf
waarmee je de overstap van WhatsApp naar een goede, veilige tool voor interne
communicatie kunt maken. Dat artikel werd 25.000 keer gelezen en 1100 keer gedeeld,
wat wel aangeeft dat het onderwerp aansloeg. Maar we zijn nu ruim twee jaar verder en
nog steeds wordt WhatsApp in veel organisaties oogluikend toegestaan.
Gelukkig opende de introductie van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)
bij velen de ogen: er kleven te veel risico’s aan het gebruik van WhatsApp, en als er data
lekt word je daarvoor als organisatie verantwoordelijk gehouden. Op dit moment zijn
organisaties daarom serieus bezig met een omschakeling. Weg met WhatsApp. Het
management wil een oplossing die silo’s doorbreekt, de securitymensen willen een veilige
en AVG-compliant tool en de afdeling Communicatie wil gewoon iedereen op één
platform hebben. Maar ondertussen appt het gros van de medewerkers lekker door. Hoe
krijg je ook hen zover hiermee te stoppen?
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 3

5. Waarom WhatsApp ongeschikt is voor
zakelijke communicatie
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) van kracht in
Europa. Dit bracht een verandering teweeg in de mate van bewustzijn over privacy en
veiligheid, en de risico’s die hiermee gepaard gaan. Zo ​verbood​ de Duitse
bandenfabrikant Continental, met 235.000 medewerkers wereldwijd, WhatsApp op
werktelefoons omdat het bedrijf het risico op het overtreden van de AVG te groot achtte
om WhatsApp (en bijvoorbeeld ook Snapchat) op de werkvloer te blijven gebruiken. Maar
hoe risicovol is het gebruik van tools als WhatsApp op de werkvloer eigenlijk? Waarom is
WhatsApp ongeschikt voor zakelijke communicatie?
1. De Algemene Verordening Gegevensbescherming
In beginsel is WhatsApp een consumententool, die niet is gebouwd voor zakelijk gebruik.
Door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kwam
WhatsApp dan ook direct onder vuur te liggen: er werden al op dag één na ingang
klachten ingediend​ vanwege schending van de nieuwe Europese privacyregels.
Allereerst heb je als organisatie geen verwerkersovereenkomst met WhatsApp, en heb je
dus geen inzicht in al dan niet gegeven toestemming voor datagebruik. Zo is het
noodzakelijk je mobiele telefoonnummer beschikbaar te stellen om te kunnen
WhatsAppen. Hierbij heb je geen invloed op wie er allemaal aan groepen toegevoegd
worden - en dus wie toegang krijgen tot jouw gegevens.
Verder slaat WhatsApp de data die onder medewerkers wordt gedeeld niet volgens
AVG-standaarden op en kan de privacy van medewerkers niet worden gegarandeerd.
Sterker nog: WhatsApp heeft toestemming nodig van gebruikers om al je contacten te
kunnen inzien en gebruiken. Daarmee is dus ook de informatie over de contacten in het
adresboek van je medewerkers (waarin bijvoorbeeld klanten kunnen staan) niet veilig.
Behalve contactinformatie kunnen bovendien andere persoonsgegevens van externe
partijen gevaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan salesmedewerkers of recruiters die
persoonlijke gegevens delen via WhatsApp.
Onder de AVG moet je als bedrijf correct met persoonsgegevens omgaan, en moet je
bijhouden wie toegang heeft tot welke data. De AVG garandeert individuen onder andere
het recht op dataportabiliteit, vergetelheid en inzage. Op onze blog hebben wij
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 4

6. bijvoorbeeld op een rij gezet ​hoe deze rechten van toepassing zijn voor gebruikers​ van
ons communicatieplatform Plek. WhatsApp kan gebruikers al deze rechten ​niet
garanderen​. Misschien ga je heel veilig om met vertrouwelijke informatie binnen je
WhatsAppgroep met collega’s, toch komt er allerlei metadata op Amerikaanse servers te
staan (Patriot Act). WhatsApp en moederbedrijf Facebook hebben bovendien
aangekondigd gebruikersinformatie uit te willen gaan wisselen​. Per slot van rekening is
hun business model om geld te verdienen met gepersonaliseerde advertenties.
Vanwege het in opspraak raken van zowel WhatsApp zelf als van moederbedrijf Facebook
in de context van de nieuwe privacywetgeving, kunnen organisaties er niet langer
omheen: als je doet alsof je neus bloedt en je medewerkers gewoon door laat
WhatsAppen, loop je het risico op een fikse boete.
2. Gebrekkige controle en intransparantie
Als organisatie heb je geen controle over wie in welke groepen zit, en wie
verantwoordelijk is voor het toelaten en verwijderen van leden. Medewerkers starten
WhatsAppgroepen immers vaak zelf, bij gebrek aan een goed alternatief. Ze kunnen daar
naar eigen inzicht mensen van buiten de organisatie aan toevoegen, zonder medeweten
van hun manager of de ‘data protection officer’ van hun organisatie.
Ook blijven oud-collega’s vaak in WhatsAppgroepen hangen na hun ontslag, en verkrijgen
zo wellicht toegang tot gevoelige informatie. Daarnaast is het lastig voor nieuwelingen en
mensen die op wisselende projecten werken om in de juiste groepen terecht te komen - er
is simpelweg geen beleid voor en de organisatie kan niet assisteren.
3. Vermenging werk en privé
Zoals hierboven al vermeld, moet je om WhatsApp te gebruiken je 06-nummer
beschikbaar stellen. Geen probleem als je een werktelefoon hebt, maar veel mensen
hebben slechts een persoonlijke telefoon die zowel voor zakelijke als voor privédoeleinden
wordt gebruikt. Op WhatsApp lopen werk en privé op deze manier iets teveel in elkaar
over: de meeste mensen hebben WhatsAppgroepen met vrienden en familie maar ook
met collega’s. Soms zijn (of worden) collega’s ook vrienden.
Maar welk groepje is dan voor werkafstemming en welke voor het filmavondje? Of gebeurt
dat allebei in dezelfde groep en worden mensen tijdens hun werk steeds afgeleid door
doorgestuurde grappige kattenfilmpjes? Bovendien is op deze manier een foutje zo
gemaakt: je wilt een appje sturen naar een collega maar ​verstuurt hem per ongeluk​ naar je
buurman, die dezelfde naam heeft.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 5

7. 4. Fragmentatie en silo’s
Een iPhone kan bellen met een Android en een Dell PC kan een bestand versturen naar
een Chromebook. Maar je kunt geen WhatsAppje sturen naar Skype, of een
Facebook-post plaatsen op LinkedIn. Als collega’s dus zelf kiezen via welke app ze met
elkaar communiceren, leidt dat onontkoombaar tot fragmentatie. Voorafgaand aan de
implementatie van ons sociaal intranet bij de Telegraaf Media Groep (TMG), hebben we
medewerkers uit allerlei onderdelen van het bedrijf ondervraagd over hun
communicatiegedrag. Een aantal redacteuren skypete veel, anderen gebruikten vooral
WhatsApp. Salesmensen zaten op Chatter van Salesforce, een groep techies op Yammer.
Elke groep koos zijn eigen app en bouwde zijn eigen netwerkje.
Fragmentatie bemoeilijkt kruisbestuiving tussen groepen en werkt zo silo’s in de hand: in
zichzelf gekeerde teams, afdelingen en bedrijfsonderdelen. Mensen hebben nou eenmaal
de neiging om alleen met gelijkgestemden om te gaan (ook wel ​homophily​ genoemd).
Het probleem van werken in silo’s vind je ook terug in ​The Silo Effect van Financial Times
redacteur Gillian Tett​. Eén van haar leukste voorbeelden is Sony, dat na het enorme
succes van de Walkman de boot miste met digitale muziekspelers. Binnen Sony was er
zo’n silocultuur dat drie afdelingen onafhankelijk van elkaar de digitale opvolger van de
Walkman ontwikkelden. Zo lanceerde het bedrijf eind 1999 vrijwel tegelijkertijd de
Network Walkman, de Vaio MusicClip en de Memory Stick Walkman. Maar geen van de
drie afdelingen had oog gehad voor de opkomst van MP3. Toen kwam Apple met de iPod
– en de rest is geschiedenis.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 6

8. Hoe krijg je je collega’s van WhatsApp af
De meeste organisaties willen niet zover gaan om WhatsApp te verbieden, maar velen
hebben flinke bedenkingen. In onze dagelijkse praktijk, waarin we sociale intranetten en
interne communicatieplatformen uitrollen bij klanten, horen we vaak de wens om
WhatsAppgebruik voor werk terug te dringen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als
iedereen de app al privé gebruikt en er helemaal aan gewend is?
1. Leg je bezwaren op tafel
Zoals hierboven gezegd: WhatsApp en moederbedrijf Facebook zijn veelvuldig in
opspraak geweest dit jaar. Zo werd het​ ​privacyschandaal met Facebook en Cambridge
Analytica​ breed uitgemeten in het nieuws. Ook jouw collega’s zullen het een en ander
meegekregen hebben van de problemen en schandalen rondom Facebook en WhatsApp.
Niemand zal er dus raar van opkijken dat hun werkgever niet happig is op WhatsApp,
vooral omdat je er als organisatie geen gebruikscontract mee hebt.
Maak dus vooral gebruik van de vele artikelen die jouw bezwaren onderbouwen en
uitleggen. Twee korte artikelen die je collega’s kunt sturen om je argumenten te
bekrachtigen:
● over de ​datahonger van WhatsApp
● over ​wat Facebook allemaal van je weet
Deel ook je zorgen over de gebrekkige controle en intransparantie met collega’s. Ze
hebben er misschien nooit zo over nagedacht, maar zullen waarschijnlijk begrip tonen en
bereid zijn een verandering door te voeren als je open kaart speelt. Leg uit dat
WhatsAppgebruik voor de organisatie als geheel (vanwege AVG-boetes), voor managers
(vanwege het gebrek aan inzicht en controle) en ook voor alle andere medewerkers
(vanwege intransparantie) een probleem is.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 7

9. 2. Maak een goede scheiding tussen werk en privé
Een belangrijk voordeel van stoppen met WhatsAppen op het werk is een goede
scheiding tussen werk en privé. Veel mensen vinden het nou eenmaal vervelend
werk-appjes te krijgen als ze vrij zijn. Volgens het eerdergenoemde​ ​onderzoek van Tele2
stapt bijna de helft van de medewerkers het liefst direct uit hun werkgerelateerde
WhatsAppgroepen. Velen wensen een soort Out of Office voor WhatsApp om
werkcommunicatie buiten werktijd even te kunnen uitschakelen.
Ons platform Plek biedt daarom de ​vakantiemodus​: hiermee zet je al je werknotificaties uit
tijdens vrije dagen. Want wie wil er nou op het strand gestoord worden door de wekelijkse
teamupdate? Of tijdens een bergwandeling te horen krijgen dat de targets niet gehaald
zijn? WhatsApp wil je niet uitzetten, want daar zitten je reisgenoten, het thuisfront en je
vrienden ook op. Als werkberichten via een ander kanaal komen kun je dat kanaal tijdens
je vakantie gewoon ‘uitschakelen’. Dus geen wekelijkse salesresultaten op de Franse
camping en geen ICT-storingsbericht tijdens de Griekse zonsondergang.
3. Benadruk de (persoonlijke) voordelen
Ga ook goed na wat, behalve de scheiding van werk en privé, de voordelen van het
verplaatsen van werkcommunicatie naar een apart kanaal kunnen zijn: relevantere
gesprekken, betere afstemming, snellere antwoorden, het wiel niet opnieuw hoeven
uitvinden. Je kunt voor afdelingen, projectteams, werklocaties en dergelijke automatisch al
een chatgroep maken. Er kunnen notificaties uit andere systemen op binnenlopen (veel
mensen kennen dit van Slack). Het kan geïntegreerd zijn met het intranet of met een
bedrijfsbreed systeem (bijvoorbeeld Salesforce in een verkooporganisatie). Deze
voordelen kunnen voor medewerkers de trigger zijn om de gekozen oplossing te gaan
gebruiken.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 8

10. Bedenk dat de voordelen voor iedere groep in de organisatie anders kunnen zijn. Om
hierachter te komen, betrekken wij bij het implementeren van ​Plek​ als oplossing voor
zakelijke communicatie daarom altijd een dwarsdoorsnede van het personeel. Zo creëer je
ook direct draagvlak.
Een voorbeeld: onze mede-oprichter Rik leidde onlangs een werksessie over het nieuwe
intranet bij een bouwbedrijf. Uiteraard stelde hij daar voor om ons platform te gebruiken
voor chat, maar dat idee oogstte flink wat gegniffel. Wist hij wel wat voor vieze plaatjes en
schuine moppen er over de teamWhatsApp gingen? Toen ze even doorpraatten kwamen
ze erachter dat niet alle teamleden op die grappen en grollen zaten te wachten. Maar uit
de groep stappen konden ze niet, want er kwamen ook werkberichten langs. Omgekeerd
waren er ook ex-teamleden die de schunnigheden graag bleven ontvangen, maar die van
de baas uit de groep moesten. Een alternatief kanaal voor werk, zodat ze WhatsApp alleen
voor privé hoefden te gebruiken, was ook hier de oplossing.
Wij raden overigens af om communicatiekanalen zonder meer af te sluiten of te verbieden.
Zo werd ons tijdens de implementatie van Plek bij TMG gevraagd of Lync en Chatter dan
maar afgesloten moesten worden, en WhatsApp en Skype verboden. Maar een verbod
zorgt vaak voor hakken in het zand. Ons advies: laat collega’s zelf inzien dat het
beter/makkelijker/handiger is om WhatsApp niet voor werkcommunicatie te gebruiken.
Scheid werk- van privéchats - je hebt toch ook een werk- en een persoonlijk e-mailadres?
En een werk- en privételefoonnummer? Overtuig collega’s ervan dat de aangeboden
oplossing niet alleen voor de organisatie beter is, maar ook voor henzelf.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 9

11. 4. Bied een volwaardig alternatief
Bovenstaande tips blijken in de praktijk vaak succesvol, maar alleen als er aan één
basisvoorwaarde is voldaan: je moet als organisatie een volwaardig alternatief voor
WhatsApp bieden. Mensen kiezen voor WhatsApp omdat het heel makkelijk werkt. Je zult
een flinke hobbel moeten nemen om medewerkers over te laten stappen naar een
organisatiebrede chatoplossing.
Het alternatief mag niet voor WhatsApp onderdoen qua gebruiksgemak. Lopen je
begripvolle medewerkers direct vast als ze een groep willen aanmaken? Zijn er geen apps
voor iPhone en Android? Moeten ze via een VPN inloggen? Vergeet het dan maar. Dan
blijven ze lekker op WhatsApp.
Kies je sociale communicatietool dus uit op gebruiksgemak. Dat klinkt logisch, maar vaak
krijgen overwegingen als compatibiliteit met bestaande systemen en vertrouwdheid met
een leverancier (lees: Microsoft) de overhand in de keuze. Die overwegingen zijn niet
onbelangrijk – zeker als het om veiligheid gaat. Zo moet je chat natuurlijk wel encrypted
zijn. Maak dus een weloverwogen keuze en ga voor een oplossing die voldoet aan de
eisen van de organisatie maar vooral ook van de individuele medewerkers.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 10

12. Conclusie en aanbevelingen
Het moge duidelijk zijn: WhatsApp is ongeschikt voor zakelijke communicatie. Dit
vanwege het niet voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Persoonsgegevens,
de gebrekkige controle en intransparantie, het gebrek aan scheiding tussen werk en privé
en vanwege de fragmentatie en silo’s die het in de hand werkt.
De beste kans om je collega’s van WhatsApp af te krijgen is door open kaart te spelen: leg
je bezwaren op tafel en benadruk de voordelen. Weg met WhatsApp, dus. Maar niet
voordat je als organisatie je medewerkers een volwaardig alternatief kunt bieden. Biedt
Plek​ de voordelen die jouw organisatie en jouw medewerkers nodig hebben? Dan helpen
wij je graag de overstap te maken.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 11

13. Meer informatie
Meer weten? Neem een kijkje op onze demo op ​www.plek.co​, bel ons
of e-mail Rik of Justus!
020 - 369 7577
rik@plek.co
justus@plek.co
Plek, het Plek logo, Plek.team en Plek Media Engine zijn (geregistreerde) handelsmerken
van Plek Nederland BV in Nederland en/of andere landen. Alle andere handelsmerken
zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
© 2018 Plek Nederland. Alle rechten voorbehouden.
Plek sociaal intranet - Weg met WhatsApp - september 2018 ​ 12