Setting up a brand new faculty library at Ghent University

1. PROJECT & INTRO
FACULTEITSBIBLIOTHEEK
LETTEREN & WIJSBEGEERTE
Saskia Scheltjens
Faculteitsbibliothecaris Letteren en Wijsbegeerte, UGent
www.twitter.com/saschel
www.slideshare.net/saschel
Faculteit Letteren en Wijsbegeerte
Bezoek bibliotheekmedewerkers KULeuven - 2Bergen
30/09/2015

2. In the middle of difficulty lies opportunity.
Albert Einstein
230/09/2015

3. Probleem pre 2009: Versnippering & Irritatie
• 50 bibliotheken
• 222 locaties
• 49 plaatsingssystemen
• collectie van circa 669.000 banden
waarvan slechts 52% in Aleph
• geen gebruikerscijfers
• verschillende reglementen en openingsuren
• onderbezetting & gedemotiveerd personeel
• geen centrale bibliotheekleiding
Diagnose / Context
3
Cursus Heuristiek prof. Koen Verboven, 2008
30/09/2015

4. • Slechte visitatierapporten 1996-2009,
onderdeel bibliotheek
• Zware gebruikersontevredenheid
• Nieuwe decaan LW (2005-2013) > vicerector
• Reorganisatie bibliotheken UGent:
Rapport Bjørnshauge (2006)
gecöordineerd gedistribueerd model
taakverdeling UB x faculteiten
sjabloon ontwikkelingsplan/leidraad
• Infrastructureel Masterplan LW (2006)
Diagnose / Context
4
Organigram Netwerk UGent Bibliotheken,
Rapport Bjørnshauge 2006
Nood aan verandering
30/09/2015

5. • Opdracht reorganisatie:
Maak een Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte UGent
• Pre 2009 : probleemsituatie (versnippering en legitimiteitsgebrek)
• Reorganisatie werd ingebed in grotere projecten, o.a. reorganisatie Netwerk UGent
Bibliotheken & Infrastructureel Masterplan FLW
• Timing: zo snel mogelijk
• Financiering: zonder enige facultaire meerkost, louter verschuiving van budgetten
• Methodiek: gefaseerd centraliseren en professionaliseren van bestaande collecties,
personeel, financiering & dienstverlening + nieuwe (centraal gefinancierde)
infrastructuur
• Leidraad: Ontwikkelplan LWBIB (2006) ism UB > sinds 2008 autonome uitvoering FLW
Diagnose
530/09/2015

6. Onderdelen reorganisatie
1. Opzetten beleidsstructuur & creëren consensus
• Ontwikkelingsplan faculteitsbibliotheek LW (2006) ism UB
• Autonome uitvoering reorganisatie met steun decanaat LW en UB
2. Gefaseerd centraliseren/overdragen en professionaliseren van
• collecties
• personeel
• financiering
• Dienstverlening
3. Retrocatalografie
4. Deselectie (onderscheid open kast vs depot)
• Reductie van +25% boeken in open kast
• Alle tijdschriften (ouder dan 5 jaar) en thesissen in depot
• Alles pre 1875 (Google Books Gent) in depot
• Alle preciosa in depot
6
Actieplan / Context
30/09/2015

7. Methodiek
• Voorbereiding (inventarisatie, planning, overleg)
• Stroomlijning en documentatie werkprocessen
• Opsplitsen in deelprojecten met consensus over verantwoordelijkheden
• Instellen overlegniveaus
-> decaan, faculteitsbibliothecaris, UB, FBC, bibliotheekcommissies vakgroepen,
bibliotheekverantwoordelijken, collectieverantwoordelijken, vakreferenten,
liaisons met centrale diensten
• Strakke opvolging infrastructuurwerken (=motor)
7
Actieplan / Context
30/09/2015

8. Globaal overzicht begin Masterplan FLW 2006
kleuren = vakgroepen LW (inclusief vakgroep- en seminariebibliotheken)
cop.PieterPauwel

9. Globaal overzicht einde Masterplan FLW 2018
blauw = bibliotheken / rood = vakgroepen / bruin = auditoria of centrale diensten
cop.PieterPauwel

10. Overzicht totaalproject (DGFB)
10
gelijkvloers
1e verdieping
tussenverdiep
2e verdieping
2012
2014
2018
Open kast collecties LW
Fase 1 Letterkunde, Nabije Oosten en
bibliotheekadministratie (gedeeltelijk)
ca. 2.400 m²
ca. 3.560 lm boekencollectie open kast
242 studie- en raadpleegplekken
>> in gebruikname: 17 februari 2012
Fase 2 Kunst, Wijsbegeerte & Geschiedenis
ca. 2.370 m²
ca. 3.713 lm boekencollectie open kast
338 studie- en raadpleegplekken
>> in gebruikname: februari 2014
Fase 3 Taalkunde, Talen & Culturen, Archeologie
en bibliotheekadministratie
ca. 3.300 m²
ca. 6.232 lm boekencollectie open kast
407 studie- en raadpleegplekken
>> verhuis: januari 2018 o.v.
>> in gebruikname: februari 2018 o.v.

11. De Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Gent
ondersteunt met haar collectie en dienstverlening op toekomstgerichte wijze
het actuele onderzoek en onderwijs binnen de faculteit.
Daarbij ligt de focus niet enkel op de klassieke gedrukte bibliotheekcollectie
maar globaal op het innovatief beheren en faciliteren van alle gedrukte én
digitale informatie van de faculteit in het netwerk van verwante
informatiebeherende instellingen, zowel binnen als buiten de UGent.
Essentieel daarbij is de nadruk op duurzaamheid, herbruikbaarheid en de
openheid van informatie(systemen) en werking.
= verruiming oorspronkelijke taak van vakgroepbibliotheken op vlak van
ontsluiting, dienstverlening, openingsuren en professionalisering
Missie, strategie en doelstelling
11
Missie
30/09/2015

12. Van een 19e eeuws
klassiek
bibliotheekmodel
12
Universiteitsarchief UGent - Ledeganck Bibliotheek Botanisch Instituut, 1883
Uitdaging
22/04/2015

13. Over een 20e eeuws
gescleroseerd
bibliotheekmodel
13
Faculteitsbibliotheek LW - Bibliotheek Middeleeuwse Geschiedenis, 2009
Uitdaging
30/09/2015

14. Naar een 21e eeuws
genetwerkt
platform* …
* Zie ook TICER 2012 keynote
R. David Lankes, ‘New Librarianship
and the Library as Platform’ 21/08/2012
http://quartz.syr.edu/blog/?p=1724
14
InQbate rooms University of Sussex, 2010
Uitdaging
30/09/2015

15. 15
Uitdaging
http://www.flickr.com/photos/ex_libris_gul/228070004
… waar de
bibliotheekcollectie
deels ook mobiel en
virtueel is geworden
30/09/2015

16. Totale kostprijs infrastructuur fases 1-3 12.000.000 €
Investeringsbudget UGent centrale diensten (2011-2018 – niet geïndexeerd)
Werkingsbudget 2015 40.000 €
inclusief jobstudenten
Collectiebudget 2014 479.446,36 €
Lokaal collectiekrediet LW 217.772,36 €
= 30% werkingskrediet van de vakgroepen met bibs fase 1 & 2
Centraal collectiekrediet LW 261.674,00 €
Maar tot 2018 nog exclusief ?
• Persoonsgebonden onderzoeks- en projectbudgetten voor vakliteratuur
• Nog niet overgedragen collectiebudgetten binnen de vakgroepkredieten
met bibs fase 3
Middelen
1630/09/2015

17. Centraal uitgangspunt: overdracht bestaande personeel(spunten) vanuit vakgroepen
Opbouw hoofdzakelijk via mutaties & pensioneringen 2009-2018
• 2008 2 FTE
• 2015 18 FTE (circa 80 % ingevulde totale capaciteit)
Resterend deel personeelspunten gaat in 2016-2018 over naar LWBIB
• 2018 20 FTE (o.v.)
Extra: 1 FTE projectmedewerker verhuis
Competenties personeel
• 2009-2017 Focus interne werkprocessen vnl catalografie en acquisitie
• 2014 - Focus IT, onderzoeksondersteuning & dienstverlening
FLEXIBILITEIT & OPEN BLIK
Personeel
1730/09/2015

18. ‘Een volwaardige Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte UGent’
Infrastructuur
• 11 á 12 kilometer collectie open rek, 7 á 8 kilometer collectie in depot (bij afronding in 2018)
• Externe depots tussen 2011-2018 > gerestaureerde Boekentoren na 2018
• 987 werkplekken; circa 1.000 lockers
• 8.070 m2 volledig gerenoveerde en nieuw ingerichte bibliotheekruimtes; circa 10.000 m2 incl
gerestaureerde binnenplaatsen
• volledige gerestaureerde buitengevels Rozier-Plateau gebouw
• Rozier straat tussen Faculteitsbibliotheek x Boekentoren wordt verkeersvrij leesplein
Timing
• gefaseerd ontstaan tussen 2012 (Letterkunde en Nabije Oosten), 2014 (Geschiedenis,
Filosofie en Kunstwetenschappen) en 2018 (Talen en Culturen, Taalkunde, Archeologie, VTC)
Collectie
• circa 670.000 volumes met 100% registratie in Aleph (basic MARC level records)
• verhuis van circa 937.948 volumes in de komende 4 jaar (incl. diverse tijdelijke verhuizen)
Dienstverlening
• openingsuren: 52u p/w (les- en examenweken); 40u p/w (vakantieperiode)
• nieuwe diensten met focus op ondersteuning digitaal onderzoek (‘digital humanities’,
‘digital information literacy’), zoals Library Lab, afdeling Publiekswerking, Auteursrechten AIP
Resultaten eind project (2018)
1830/09/2015

19. Contact...
Saskia Scheltjens
Universiteit Gent
Faculteit Letteren & Wijsbegeerte
B - 9000 Gent
T + 32 (0)9 331 33 75 of 0497/55 27 73
saskiascheltjens (skype id)
@saschel (twitter id)
http://www.flw.ugent.be/bibliotheek
https://www.flickr.com/photos/faclibflw
19