Vortrag auf der Knowtech 2009. Details siehe http://www.cogneon.de/node/2874.

1. Erfahrungsbericht Schaeffler Wiki
Wissensvernetzung und –verteilung
im Kontext der Lernenden Organisation
Vortrag auf der KnowTech am 07.10.2009
09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe
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2. Agenda
1. Unternehmen Schaeffler
2. Enwicklungspfad Wissensmanagement bei Schaeffler
3. Vorgeschichte Schaeffler Wiki
4. Erfolgsfaktoren Schaeffler Wiki
Wiki-Anwendungsfälle
Rollen, Regeln, Prinzipien und Werte
5. Erfahrungen (Lessons Learned)
6. Ausblick
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3. Globale Kundennähe
Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte
Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2008) 180 Standorte
weltweit: rund 66.000 weltweit: rund 8,9 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern
Werke Vertrieb
LuK
INA
FAG
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4. Die Schaeffler Gruppe
Operative Führungsstruktur
Sparten
Schaeffler Automotive Schaeffler Industrie Schaeffler
Aerospace
nehmens-
Motor- Getriebe- Fahrwerk- Automotive Anwendungen Vertrieb Industrie
bereiche
Unter-
systeme systeme systeme Aftermarket Aftermarket
Motoren- Getriebe- Fahrwerk- Ersatzteile Produktions- Branchen- Ersatzteile Aerospace
elemente anwen- anwen- und maschinen manage-
Branchenmanagements
dungen dungen Service
Services für ments:
und
Geschäftsbereiche/
Riemen- Windkraft
Neben- Werkstätten Über-
und Consumer
aggregate und Handel Bahn wachungs-
Ketten- Products
konzepte Superprecision
triebe Kugellager
Heavy
Aufbereitung
Nadellager Industrie
Kegelrollen- Antriebs-
lager technik
Kupplungs- Pendellager
systeme Zylinderrollen-
Systemhaus lager
Getriebe Linear-
technologie Regionen/
Länder
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5. Produktbeispiele
Anhand des VW Tiguan
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6. Entwicklungspfad Wissensmanagement
bei Schaeffler

7. Entwicklungspfad WM bei Schaeffler
1. Konzeption Wissensmanagement (Mensch, Organisation, Technik; Mensch
steht im Mittelpunkt der Wissensmanagementaktivitäten) (2003).
2. Wissensaspekte im Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch und Management
Training verankert (2003).
3. Start der ersten Kunden-Community, die erste aus dem Fachbereich (Key-
Account) gewünschte und praktizierte "Community of Practice" (später
"Networks of Competence" genannt) (2003).
4. Piloten zur Einführung der Methode Expert Debriefing (Wissensbewahrung)
von Mitarbeitern auf dem Weg in den Ruhestand. Erste Erprobung des
Einsatzes von Wikis zur Wissensbewahrung aus diesen Expert-Debriefings
(2006).
5. Entwicklung Gedankenmodell der Wissenslandkarte zur Strukturierung von
Inhalten in Informationssystemen (2007).
6. MediaWiki für den Schaeffler Wiki Pilotbetrieb aufgebaut (2007).
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8. Wissensmanagement bei Schaeffler
Vision Die Schaeffler Gruppe ist ein lernendes Unternehmen.
Kommunikation und Wissensteilung sind selbstverständlich.
Jeder Mitarbeiter ist ein Wissensarbeiter.
Dadurch tragen alle zur Weiterentwicklung des Unternehmens und
zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bei.
Portfolio
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9. Vorgeschichte Schaeffler Wiki

10. Vorgeschichte Schaeffler Wiki
1. Drei Ursprünge der „Idee Schaeffler Wiki“:
Vor 2006 erste Versuche mit „inoffiziellen Wikis“
Einsatz von Wikis in den ersten Expert-Debriefing-Pilotprojekten ab 2005
Kontakte zu und Beispiele von anderen Unternehmen
2. Schaeffler Wissenslandkarte als Grundstruktur des Schaeffler Wikis
3. Ab 2007 Pilotbetrieb des Schaeffler Wiki (Mediawiki)
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11. Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle

12. Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle
Wiki-Anwendungsfälle:
1. Wettbewerberwissen
2. FAQ-Sammlung
3. Veranstaltungs-
dokumentation
4. Wälzlagerwissen
5. Getriebewissen
6. Newsletter
7. Studienabschluss-
arbeiten
Hinweis: zu jedem Wiki-Anwendungsfall
wurde mindestens einer Person die Rolle
des Wiki-Gärtners zugewiesen.
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13. Wiki-Anwendungsfall
Getriebe- und Wälzlagerwissen
1. Portal Getriebe entstand
aus der Idee heraus ein
Getriebelexikon als
Buch herauszubringen.
2. Erarbeitung der Inhalte
(vergleichbar zum
Wälzlagerwissen) im
Wiki.
3. "Redaktions-/
Freigabeprozesse"
aufgrund externer
Publikation notwendig.
4. Umfang:
– Portal Getriebe:
170 Wiki-Seiten
– Portal Wälzlager:
150 Wiki-Seiten
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14. Wiki-Anwendungsfall FAQ-Sammlung
1. Antworten auf Fragen,
die oft gestellt werden
(FAQ = Frequently
Asked Questions).
2. Abbildung von FAQs im
Wiki hat gegenüber
Office-Dokumenten und
E-Mail den Vorteil, dass
Wissenssilos vermieden
werden.
3. Aufbau einer FAQ im
Wiki ist sehr einfach.
4. Aktuell im Schaeffler
Wiki FAQ-Seiten zu
mehr als 30 Themen.
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15. Wiki-Anwendungsfall Newsletter
1. Eher ungewöhnlicher
Anwendungsfall: Ein
Newsletter zu aktuellen
Themen der Entwicklung
sollte nicht als E-Mail
verteilt, sondern im Wiki
abgebildet werden.
2. Jeder Beitrag im
Newsletter ist wieder
eine Wiki-Seite.
3. Pro Newsletter-Ausgabe
(monatlich) entstehen 4-
5 hochwertige Seiten.
4. Newsletterausgaben
gehören zu den Top-10-
Seiten.
5. Weitere Newsletter sind
entstanden.
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16. Erfolgsfaktor
Rollen, Regeln, Prinzipien und Werte

17. Wiki-Rollen
Ein Wiki-Leser kann die Inhalte eines Wikis lesen und Änderungen über die
Beobachtungsfunktionen verfolgen.
Ein Wiki-Nutzer kann die Inhalte eines Wikis lesen, erstellen, bearbeiten,
verschieben, kommentieren und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen
verfolgen.
Ein Wiki-Gärtner hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Nutzer und kann
zusätzlich Wiki-Seiten löschen/wiederherstellen und Versionen einer Wiki-Seite
löschen. Er ist für die Erfüllung des definierten Anwendungsfalles und die
Unterstützung der Wiki-Nutzer zuständig.
Ein Wiki-Besitzer ist inhaltlich und organisatorisch für das jeweilige Wiki
verantwortlich. Er hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Gärtner und
kann zusätzlich Wiki-Seiten sperren/entsperren, zwischen Wikis verschieben,
exportieren, den Wiki-Disclaimer ergänzen sowie Wiki-Rollen an Personen
vergeben.
Ein Wiki-Adminstrator ist für die Administration (z.B. Update, Backup) und die
technische Weiterentwicklung (z.B. Erweiterungen/Plugins) der Wiki-Software
verantwortlich. Er kann Wiki-Bereiche anlegen/löschen, das Layout konfigurieren
sowie die System-Tabellen pflegen.
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18. Wiki-Regeln, -Prinzipien und -Werte
Die Wiki-Regeln (z.B. Redundanzfreiheit, Objektivität, Artikellänge, Zuordnung
zu Kategorien) werden in einer Wiki-Richtlinie (die die bestehende Intranet-
Richtlinie ergänzt) festgelegt.
Die Einhaltung der Wiki-Regeln wird durch insgesamt 31 Qualitätskriterien in 7
Kategorien, einen "Werkzeugkasten mit Vorlagen (zwischenzeitlich knapp 100
Vorlagen und Textbausteine z.B. zu Methode, Kunde, Lieferant, Standort, FAQ,
Protokoll, Studienabschlussarbeit, Forschungsbericht, Tutorial) und die im Wiki
gepflegte Online-Hilfe, die mittlerweile 70 Wiki-Seiten umfasst, unterstützt.
Die wichtigsten Prinzipien und Werte für das Schaeffler Wiki sind
Jeder darf etwas Neues hinzufügen!
Jeder darf alles lesen!
Jeder darf alles verändern!
Jeder muss damit rechnen, dass sein Artikel verändert wird!
Jede Version kann wiederhergestellt werden!
Jeder ist bekannt!
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Seite 18

19. Erfahrungen (Lessons Learned)

20. Erfahrungen (Lessons Learned) (1/2)
1. Den Nutzen von Wikis kann man nicht rein kognitiv verstehen, man muss viel
ausprobieren.
2. Konkrete Wiki Anwendungsfälle sind ein kritischer Erfolgsfaktor.
3. Ähnlich den Community-Moderatoren bei den Networks of Competence
(Communities of Practice) sind bei Wikis die Wiki-Gärtner ein kritischer
Erfolgsfaktor. Sie müssen erfolgskritische Regeln, Prinzipien und Werte
vermitteln und vorleben.
4. Die Barriere für die Nutzung von Mediawiki als Wiki-Software ist aufgrund des
Bekanntheitsgrades durch die Wikipedia niedriger als bei anderer Wiki-
Software. Allerdings ist der Umgang mit Bildern und Dokumentanhängen in
Mediawiki (im Vergleich zu Confluence) nicht intuitiv.
5. Der Redaktionsprozess im Wiki ist im Vergleich zu einem CMS umgekehrt:
der Wiki-Gärtner gibt nicht frei, sondern beobachtet die Änderungen (per E-
Mail-Benachrichtigung oder RSS) und greift nur bei Bedarf ein.
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21. Erfahrungen (Lessons Learned) (2/2)
6. Vorlagen und die konsequente Nutzung von Kategorien („viele Wege führen
nach Rom“) sind zur Strukturierung notwendig.
7. Das Wiki ermöglicht das Experimentieren mit „ungewöhnlichen“
Anwendungsfällen, die sich als Erfolg herausstellen können (Beispiel
Newsletter).
8. Konkrete Prozesse/Initiativen wie Aufräumaktionen, Beratungsprozess für die
Fachbereiche, Redaktionssitzung/Wiki-Gärtner-Treffen sind notwendig.
9. Die Kopplung des Community-of-Practice-Ansatzes mit einem Wiki bringt
viele Synergien.
10. Neben dem von allen Mitarbeitern mit gleichen Rechten zugreifbaren
Firmenwiki gibt es Bedarf für Wikis, die nur bestimmten Personenkreisen
zugänglich sind (z.B. Abteilungs-, Projekt-, Themenwikis). Hierfür ist die
Software Mediawiki nicht geeignet.
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22. Ausblick

23. Ausblick
1. Aufgrund des starken Wachstums (Stand 17.07.2009: 1.721 Seiten) wurde im
Juni 2009 eine Wiki-Aufräuminitiative gestartet.
2. Als Abschluss der Aufräumarbeiten wird im Oktober 2009 eine Schaeffler
Wikimania (Wiki-Gärtner-Treffen) mit allen Beteiligten durchgeführt.
3. Parallel läuft seit 2008 ein Projekt gemeinsam mit der Schaeffler IT, in dem
ein Lasten- und ein Pflichtenheft für die zukünftige Software des Schaeffler
Wikis entstanden sind.
4. Zusätzlich wird das Thema Wiki-Analyse, die
systematische Auswertung von guten Praktiken
im Wiki, an Bedeutung gewinnen.
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24. Kontakt
Paul Seren
Schaeffler KG
(Leiter Wissensmanagement)
Paul.Seren@schaeffler.com
Simon Dückert
Cogneon GmbH
simon.dueckert@cogneon.de
http://www.twitter.com/SimonDueckert
Folien, Notizen, Podcast und Feedback: http://www.cogneon.de/node/2874
09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe
Seite 24