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GTD 발표 자료
- 1. GTD?
- 2. GettingThingsDone DavidAllen
- 3. 개인이효율적으로시간을관리하여 자신이하고자하는일을깔끔하게 해결하는시간관리개념(방법론)을제시.
- 4. FranklinSystem GettingThingsDone 언제시작하느냐. 언제까지끝내느냐. 효과적(수험생,학생) 효율적(직장인) 1.중요하면서,빨리처리해야할일 1.수집(Collect) 2.중요하진않지만,빨리처리해야할일 2.처리(Process) 3.중요하지만,천천히해도되는일 3.정리(Organize) 4.중요하지도않고,천천히해도되는 4.검토(Review) 5.실행(Do)
- 6. 두번째원칙. 해야하는데하지못한일(OpenLoop)”들을규칙적으로검토하며처리
- 7. Afive-stageMethodformanagingworkflow 수집(Collect) 처리(Process) 정리(Organize) 검토(Review) 실행(Do)
- 8. 1.수집(Collect) 고려할사항목록(TriggerPoints)을참고해서연결고리가없는지점검하면서 머리비우기(Maindsweeping)에집중합니다. 이를위해수집함(Inbox)가필요합니다.
- 9. 2.처리(Process) 수집함(Inbox)에모여진것들을하나씩처리합니다. 어떻게처리할것인지판단(Decison)하는단계입니다. 판단하는것이지처리하기위한단계가아닙니다.
- 11. 질문합니다. 이게뭔가? 뭔가실행할거리가있는가?
- 15. 3.정리(Organize) 다음행동목록(NextActionList)을상황에따라분류합니다. 미리만들어놓은상황(Context)에따라서list에있는할일들을던져넣기만하면됩니다. DavidAllen이제시한Context 1.시간 2.장소 3.체력 4.중요도
- 16. 정리단계에핵심. 실행단계에서목록을보고 “아무생각없이” 선택해서수행하면되도록만드는것.
- 18. Tag?Context?
- 19. Tag?Context?
- 23. 5.실행(Do) 시간이나면,목록을보고바로선택해서실행할수있어야합니다. 그렇기에정돈단계에서상황에따른분류가중요합니다.
Editor's Notes
- 편한 분의기로 진행 하겠습니다. \n일단 Keynote에 대해서 접해보지 못한 저와 여러분을 위해서 Keynote에 여러 기능을 최대한 넣어서 \n발표자료를 만들었습니다. 조금 지저분 해 보여도 이해 해주세요. \n\n자~ 오늘 발표할  GTD *클릭\n\n“개인의 생산성을 높이기 위한 일 처리 방법론 중에 하나인 GTD에 대해서 좀더 자세히 알아 보고 \n내용을 같이 공유하고자 합니다.” \n\nG T D 는 무엇인지 ? 누가? 왜? 만들었는지 부터 알아 보죠. \n\n
- GTD는 Getting Things Done 에 약자 입니다. \n이 개념은 데이비드 알렌 이라는 사람이 만들었습니다. \n-> 이 개념에 내용을 한마디로 요약 하자면 \n
- -> 그럼, 대표적인 시간 관리 개념인 플랭클린 플레너 방식과 한번 비교해서 보도록 하죠. \n
- “집안 대청소를 다음주 화요일 8시까지 해야 한다. “ \n Task 발생!!\n\nFS \n“이번주 주말 오후 5시에 시작한다.”\n\nGTD\n“언제라도 집에 있을때 남는 시간을 이용해서 다음주 화요일까지만 끝내면 되는 방식”\n\n\n우린 FS방식에 익숙해져 있어서 GTD 에 단점들이 많아 보이지만 실제로 생활에 적용해보면 FS에 단점들이 헐씬 많이 발견된다. 이번주 주말 오후 5시 에 무슨일이 일어 날찌는 아무도 모르기 때문입니다. \n\nGTD 에는 2가지 원칙 있습니다. \n\n
- GTD의 첫번째 원칙은 모든 "해야하는데 하지 못한 일(Open Loop)” 를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록하는 것\n 입니다.\n
- .GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "해야하는데 하지 못한 일(Open Loop)” 들을 규칙적으로 검토하며 처리를 하는 것입니다.\n -> GTD의 기본 원리는 이렇습니다.\n
- 업무흐름 5단계 경영법\n "해야할 일이 뭔지 기록한다" -> 수집(Collect)\n "각각 어떻게 처리할지 결정한다" -> 처리 (Process)\n "알아보기 쉽게 정리한다" -> 정리 (Organize)\n "틈틈히 들여다본다". 검토 (Review)\n "때가 되면 실행한다". 실행 (Do)\n \n자 그럼 각 단계를 하나 하나 정리 해보도록 하죠.!!\n수집 부터~\n \n\n
- 삶의 전 영역 (회사, 가족, 개인, 취미 등등)에 걸쳐 점검하며 마음속에 "이거 해야하는데" 하는 것이 있으면 다 모으는 것입니다. 물리적인 수집도 포함 됩니다. \nTrigger Points 는 \n
- 이 단계에서는 두 가지 원칙이 존재 합니다. \n
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- 어느날/어쩌면(Someday/Maybe): 당장 취할 행동은 없지만, 나중을 위해 기억해두어야 할 일이 있을 수 있습니다. 또한 언젠가 하고 싶은 소망들이 있습니다. 예를 들어, 두달 후의 공연티켓 혹은 기타 배우기 같은 것입니다. 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화도 대상이 될 수 있지요. 마음 속에 담겨져 있는 '언젠가는 꼭'에 해당하는 것을 다 이 카테고리에 기록합니다.\n\n
- 프로젝트 리스트(Projects):어떤 일을 수행하기 위해 두가지 이상의 행동을 필요로 하는 경우, GTD에서는 이를 프로젝트로 취급합니다. 모든 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요합니다. 그리고 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요합니다.\n기다림(Waiting):내가 아니라 다른 사람에게 넘기는 것이 타당한 경우는 일을 넘깁니다(delegate). 넘기고 나서 잊어버려도 되는 경우는 기록할 필요가 없지만, 다른 사람의 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우는 기다림 목록에 기록을 합니다.\n\n달력(Calendar): 어떤 행동을 특정일 혹은 특정시간에 해야하는 경우, 달력에 기록합니다. 전에도 말했지만 달력에는 "꼭~" 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록합니다. '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 됩니다.\n
- 인박스에서 꺼내서 질문 합니다. 이게 뭐야? 액션이 필요해 ? \n아니, 버린다, 보관한다. \n응, 하나이상에 행동이 필요하다, \n2분안에 처리가 가능하다 , 다른 사람에게 미룬다, 특정시간에 해야 한다.\n Next Actions Lists에 적어둔다. \n
- 정리를 하기 전에 '어디에' 정리을 할 것인가를 결정해야 합니다. \n이에 대해 GTD에서는 '믿을만한 시스템' (Trusted System)이라는 표현을 합니다. 믿을만하다는 것은 한번 기록을 하고 나면 잊어버릴 염려가 없다는 것을 뜻합니다. GTD에서는 사람의 머리가 가장 '믿을 수 없는 시스템'입니다\n
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- Tag ? Context ? 차이가 뭔지 알아 보겠습니다. \n
- 콘택스트는 개념이 참으로 모호합니다\n\n아래와 같이 여러개의 할일의 분류를 나눈 할일 폴더가 있습니다.\n집에서 할일 부터 시작해서 직장 학교 그리고 기타 등등의 할일 폴더 입니다.\n\n그중에서 직장 관련 할일의 폴더를 열어 줍니다.\n\n\n직장에서 해야 할일 폴더 안에는 3가지의 폴더가 더 들어 있습니다.\n보고서. 프레즌테이션 그리고 직장에서 할수 있는 기타 등등의 할일 목록.\n\n그중에 보고서 폴더를 펼쳐봅니다.\n\n그 보고서 폴더 안에는 대내용 보고서 준비라는 할일이 기다리고 있습니다.\n\n이것이 Context 의 기본 개념입니다. \n\n\n수천개의 계란이 위에서 굴러 내려옵니다 (할일들)\n\n이것을 분류에 맞게 구분을 해야 합니다. \n1등급 계란, 2등급 계란, 3등급 계란..\n1등급 중에서도 하얀색 계란 혹은 노란색 계란.. (Tag 혹은 Context)\n\n굴러내려오는 계란들에게 티켓을 붙입니다. (태그 방식)\n1등급 티켓, 2등급 티켓, 3등급 티켓 그리고 하얀색 노란색..계란당 두개의 티켓이 필요합니다.\n티켓을 붙인 계란은 나중에 다시 한번 종류에 맞게 분류를 해야 합니다. (검색)\n1등급 티켓을 붙인 계란을 다 찾아 놨더니 다시 한번 하얀색 노란색 티켓으로 구분해야 합니다. (2차 구분의 미지원)\n\n\n\n
- 알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조합니다.\n금요일 오후는 알렌이 주간검토를 하기에 좋다고 추천하는 시간입니다. \n일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, \n검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문입니다.\n
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- 처리할수 있는 상황인가 ? \n현재 있는 장소, 주어진 환경등을 말합니다. 예를 들어 이메일을 보내는 일이 아무리 중요하더라도 컴퓨터가 없다면 할 수가 없습니다. 집에서만 혹은 회사에서만 할 수 있는 일이 있지요. 현재 상황에서 할 수 있는 행동을 먼저 선택합니다.\n시간은 충분한가?\n회의와 회의 사이, 10분의 짧은 시간이 생겼습니다. 무엇을 할까요? 아무래도 '새로운 제안서 쓰기'보다는 '여행사에 전화하기' 혹은 '옆동료에게 A의 이전 경력이 무엇인지 물어보기'를 선택하는 것이 시간 사용에 현명할 것입니다\n힘이 있나 ? \n금요일 오후, 일주일간 밤잠 설쳐가며 준비한 회의를 마쳤습니다. 시간이 한두시간 남았는데... 일이 손에 안잡힙니다. 그럴때는 쉽게 할 수 있는 일을 선택하는게 낳겠지요. 예를 들어 '구독할 경영잡지 찾기' 혹은 '동창회 모임 연락하기' 같은 거요. 근데 이 기준을 적용할 때 조심해야합니다. 자칫하면 '하기 싫은 일을 미루기 위한  타당한 핑계'로 작용할 수 있거든요 ㅡ.ㅡ\n무엇이 가장 중요한가 ? \n이제야 중요도가 등장합니다. Top-down에 익숙한 저 같은 사람에게는 이제야 중요도를 거론한다는게 말이 안되는 것 같지만, 한편으로는 나름 합리적입니다. 그래도 정말 중요한 일이라면 상황이나 여유시간에 핑계를 돌리는 것이 아니라, 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 상황을 갖추어나가는 것이 필요하다 생각합니다.\n
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- 끝으로 ... \n알렌은 어떤 상황에서든지 "다음에 해야할 일은 무엇인가? (What is next action?)"라는 질문을 던지라고 했습니다.\n\n