2. Hva er Mobil Sekretær? (# 1)
En tjeneste for alle brukere i NetCom Trådløs Bedrift
Lagt på alle TB-brukere vinteren/våren 2013
Lar brukere styre sin tilgjengelighet på mobiltelefon
Unngår forstyrrende samtaler under møter, lunsj eller lignende
Under en aktiv avtale med Mobil Sekretær vil de som ringer
deg bli fortalt
at du er opptatt
hvorfor du er opptatt
når du blir ledig igjen
Innringeren kan få muligheten til å
Bli satt over til et nummer som brukeren velger
Legge igjen en melding på voicemail
2
3. Hva er Mobil Sekretær? (# 2)
Avtaler kan opprettes fra
TB sin mobilapplikasjon
Fra Outlook
Fra sentralbord
Ved hjelp av USSD
Alle avtaler og innstillinger er felles – uavhengig av hvor avtalen
er opprettet
Outlook må kjøre for at kalenderen skal oppdateres
Ved aktiv avtale får man ikke samtaler fra køer og grupper i TB
3
4. Hva er Mobil Sekretær? (# 3)
Nummer på VIP-liste vil alltid slippe gjennom
Inntil 10 nummer, f.eks. samboer, barnehage eller sjefen
SMS/MMS blir ikke stoppet
Varsling på SMS når avtale/møte starter
Må aktiveres på TB Web
Hjelper brukeren med å huske at telefonen er «blokkert»
4
5. Avtaletyper
5
Møtetype Bruksområde Kommentar
Møte Benyttes når man er i et møte. Dersom møtet går over midnatt vil det bli
automatisk endret til Fravær.
Dersom møtet er kortere enn 30 minutter
blir det endret til Midlertidig ute.
Pause/Midlertidig
ute
Benyttes ved korte pauser. Må være kortere enn 30 minutter.
Dersom Pause/Midlertidig ute settes med
varighet 30 minutter eller mer konverteres
det til Møte.
Lunsj Benyttes ved lunsj.
Gått for dagen Benyttes ved fravær ut dagen. Gjelder kun for inneværende dag.
Fravær Benyttes om man er utilgjengelig i
flere dager.
Kan kun opprettes for hele dager og
gjelder ut valgt dag.
6. Viderekobling av samtaler
Brukeren kan gi innringerne mulighet til å legge igjen en
talemelding eller bli viderekoblet til et annet nummer når man er
opptatt
Brukeren må ha aktiv Personsvar når det viderekobles til denne
Kan viderekobles til valgfritt nummer eks. kollega, bedriftens sentralbord
eller en tjeneste i Trådløs Bedrift.
Innringeren bestemmer selv om han eller hun ønsker å legge
igjen en talemelding eller bli satt over.
6
7. Alternativer viderekobling
Under Viderekoble samtaler kan du bestemme hvilke
muligheter innringer har når du har en aktiv avtale. Disse
valgene er tilgjengelige:
7
Type viderekobling Innringers valg
Ingen viderekobling Innringer kan verken legge igjen beskjed eller bli satt over
Til egen personsvar Innringer får mulighet til å legge igjen beskjed på din telefonsvarer
Til annet nummer Innringer kan velge å bli satt over til annet nummer, f.eks.
sentralbordet
Til personsvar og annet
nummer
Innringer kan legge igjen beskjed og bli satt over
8. Hva hører innringeren?
3 ting som bestemmer hva de som ringer hører
Hvilken avtaletype som er valgt
Hvor lenge man er utilgjengelig
Hvilke innstillinger du har satt for viderekobling av samtaler
Alle talemeldinger er spilt inn og spilles av automatisk
Eksempel på meldinger til innringer
8
Full tabell
finnes i
bruksanvisningen
9. Mobilapplikasjon #1
Avtale opprettes med 2 klikk
Velg avtaletype
Velg varighet
Kun forhåndsdefinerte valg
Last ned mobilapplikasjon fra AppStore, Google Play eller åpne
m.tb.netcom.no
9
10. Mobilapplikasjon #2
Avtaler kan avbrytes og forlenges
Aktiv avtale vises når Mobil Sekretær
åpnes i mobilappen
Avtaler kan legges inn frem i tid
Benyttes også om de
forhåndsdefinerte valgene ikke
passer for brukeren
10
11. Mobilapplikasjon - innstillinger
Opprette VIP-liste
Innstillinger for viderekobling
Innstillinger i synk med TB Web og
andre kanaler
11
12. Programtillegg for Outlook #1
Synkroniserer Exchange-møter med Mobil Sekretær
Et lite program/plugin som må installeres av brukeren
Lastes ned fra https://tb.netcom.no/clients/mobsek og fra TB Web
Ny versjon for Outlook 2007, 2010 og 2013
Gammel versjon for Outlook 2003
Sjekk Fil-> Hjelp i Outlook for å finne rett versjon
Nødvendige rammeverk og biblioteker installeres automatisk fra Microsoft
om nødvendig
12
13. Programtillegg for Outlook #2
Gir egen meny i Outlook
Outlook 2010 og 2013
Øyeblikkelige avtaler
Egendefinert avtale (i dag)
Innstillinger
Registrer
Supportmail
Outlook 2007
Innstillinger
Registrer
Supportmail
13
14. Programtillegg for Outlook #3
Mobil Sekretær-avtaler kan knyttes til møter i kalenderen
Alltid legg til Mobil Sekretær
Alltid spør om å legge til Mobil Sekretær
Aldri spør (Mobil Sekretær må legges til manuelt)
Kan opprette egne Mobil Sekretær-avtaler fra kalenderen
Alle avtaler med Mobil Sekretær markeres
Egen fargekode/kategori
Tilleggstekst i emnefeltet
Avtaler synkroniseres mellom Mobilapp, sentralbordet og
Outlook når Outlook kjører
14
17. USSD
USSD kan benyttes om man ikke har mobilapplikasjon med
internett eller Outlook tilgjengelig
USSD-koder tastes inn og sendes fra talltastaturet på din
mobiltelefon.
Eks:
17
Full tabell
finnes i
bruksanvisningen
18. Mobil Sekretær - oppsummering
Styrer brukerens tilgjengelighet på telefon
Unngår forstyrrende telefoner under møter, lunsj
etc
Innringeren får vite
at du er opptatt
hvorfor du er opptatt
når du blir ledig igjen
Innringeren kan få muligheten til å
Bli satt over til et nummer som brukeren velger
Legge igjen en melding på voicemail
Nytt programtillegg for Outlook
Outlook 2007, 2010 og 2013
Mobil Sekretær er tilgjengelig for alle TB-
brukere
18