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目標管理
7步驟
經理人必修
領導者必須從組織的總體目標,導出每位夥伴的個人目標
才能彙整所有人的力量,成就目標的達成
#周建良 #fishleong666
目標管理的第一步,就是學會如何做好工作規劃
工作規劃就如同在「現狀」與「目標」
這兩點之間建立起一道「階梯」
透過拆解工作流程,帶領自己一步一步走向終點
目標規劃與執行大致可拆解為7個步驟:
1.制訂明確目標
2.拆解作業流程
3.排定優先順序
4.委派分配任務
5.精準掌握時程
6.找出風險因子
7.總結檢討改善
這7道步驟構成了一個目標管理與改善的循
完整走完整個流程
並將每一次經驗做為下一次改善的起點
才能讓做事方法愈來愈精細
制訂明確目標Step1
釐清方向、盤點資源
不花力氣做白工
接到工作時,千萬不要一股腦地埋頭苦幹,必須先後退一步、拉開視野,釐清「為什麼要做這件事」
設想「理想的成果是什麼,再拉開任務範圍、資源與期限,著手制訂目標
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
接到工作時,千萬不要一股腦地埋頭苦幹
必須先後退一步、拉開視野
釐清「為什麼要做這件事」
設想「理想的成果是什麼」
在考量任務範圍、資源與期限,著手制訂目標
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制訂目標2前提
抱持「問題意識」與「目標意識」
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
工作規劃的第一階段是建立明確目標
以確保每分力氣都不是做白工
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
因此接到工作時
千萬不要躁進盲動、一股腦地埋頭苦幹
而是必須先退一步
釐清「為什麼要做這件事」(問題意識)
掌握「理想和現狀的差距」
再思考「用什麼方法才能填評差距、達到目標」
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
在確定方向無誤之後,工作者在設定目標前
還必須大略想像「工作完成時的理想成果」
並且抱持這樣的「目的意識」
具體地去考慮「該如何進行?有沒有更好的方法?」
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
想清楚了自己為什麼要做這件事,以及做完這件事能夠達到什麼成果
接著就進入實際制定目標的階段
凡是制定目標,都不脫「設定期限、資源、範圍」這3項要素
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制定目標3要素:範圍、期限、資源
每個目標都需要期限,否則永遠無法完成
資源指的是工作者可以掌握的人力、物力、財力
設定範圍則是判斷「該做什麼」以及「做到什麼程度」
1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7
制定目標3要素:範圍、期限、資源
重點可分為
「行動的理念方針」「工作的檢視重點」「計畫的目標重點」3個
拆解作業流程Step2
目標拆解愈精細
離達成愈接近
目標是一種距離愈遠、看起來就愈難實現的東西
工作規劃的用意就在於將「大目標」拆解成「小工作」,而當你把目標拆解的愈清楚、愈精細
執行就愈順利,也能每天累積一點進度,循序漸進地達成目標
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
工作規劃的用意在於,藉由將「大目標」拆解成「小工作」
每天累積一點進度,就能循序漸地達成目標
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
在拆解任務的方法中,最實用的就是專案管理常用的
「工作劃分結構」(WBS,Work Breakdown Structure)技巧:
以樹狀圖的形式,將複雜的任務解構為脈絡分明的分支作業
定出工作範圍,做為分配資源和人力的基礎
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
工作劃分結構主要的概念是:
把所有需要完成的作業
細分到不能再分為止
一般的專案大致可分為3~6層
即使是像登陸月球
這種超大規模的專案
細分至20層就已經是上限
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
製作WBS時最常碰到的問題是:「工作要細分到什麼程度才能停?」
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
製作WBS時最常碰到的問題是:「工作要細分到什麼程度才能停?」
原則有兩項:
1.精細到你可以正確評估細項作業的時間和成本
2.直到工作所耗的時間單位「小於」排進度的時間單位
例如你要排的是「日進度」,就將作業分割到「一天以內能完成」
要排的是每小時進度,就細分到一小時以內能完成的作業為止
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
此外,拆解工作時,先不用擔心每個細項的的先後次序
因為這個階段的目的是呈現工作的整體範圍
以估計時間和成本,同時做為分派工作的基礎
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
以MECE原則,檢視作業清單
完成初步的工作分解結構後,還要用MECE(Mutually Exclusive,
Collectively Exhaustive,彼此獨立、互無遺漏)原則檢視
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
同一層的作業是否有彼此重複之處?
每一層的每一項作業是否包含了
完成任務所需進行的全部工作?
規劃出重複的作業
不但浪費時間和精力
在必須靠團隊完成的任務中
更容易造成進度混亂、降低工作效率
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
例如,工作進行到一半,才發現A、B兩人都進行了相同的作業
要推進至下個階段時,該採用A還是B的成果呢?
另一方面,若規劃中有作業被遺漏掉,別說無法獲得高品質的成果
有時甚至連完成任務都有問題
1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7
因此,在工做規劃的「拆解」階段
請時常想著「這符合MECE原則嗎?」來進行
完成後再用「MECE原則」從頭到尾檢查一遍
當你把目標拆解的愈清楚,執行就愈順利
排定優先順序Step3
找出最重要的工作
全力優先處理
你的時間、你的心力都很有限。在同一個時段裡,你只能做一件事。
找出真正重要的工作,全力以赴地優先處理它
並且排除會打亂工作節奏與既定行程的心理及外在因素,才能把力氣都用在對的地方,創造最高效益
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
工作者應該體認到的現實是,在同一個時段裡,你只能做一件事
所以,選擇了A任務,就等於延後、甚或放棄執行其他任務
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準:
1.工作量:工作必須花費的時間或心力多寡
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準:
2.難易度,與工作者是否擅長該項工作有關
一般而言,需要發揮想像力、企劃力、創造力,或重要性
技術性愈高的事,難度較高;行正或例行事務的工作則相對較容易
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準:
3.複雜度:工作所牽涉人員、部門、預算及其他相關因素的多寡
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準:
4.重要性:工作影響所及的範圍大小,可能是涉及的目標或
資源(人力、財力、物力)很大或很多
也可能是攸關公司、部門或個人的目標及未來發展
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序
通常是依據以下5個判斷基準:
5.緊急性:通常由交貨或完工的截止日期來判定
或是短程、近期內必須見到成效的事物
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問:為什麼做?何時完成?
基於人性考量,多數人幾乎都會從「緊急」的工作做起
其次是「重要」的工作,因為緊急的工作看似有燃眉之急
重要的工作則是滋事體大
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
不過,如果在緊急和重要這兩個判斷基準之外
再加上工作量、複雜性和難易度的交互作用
很容易就會讓人亂了步調
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問:為什麼做?何時完成?
人們之所以無法快速準確地建立工作優先順序
主要是因為缺乏明確的資訊
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
其中包括具體交代「完成的期限」和「做這項工作的理由或原因」
還有就是人會受到自身的好惡所驅策
往往會優先做「想做的事」,延緩「應該做的事」
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
一定要問:為什麼做?何時完成?
針對第一點
工作者的首要之務是完整記錄自己一周的工作
並在接受任務委派時
拒絕「愈快愈好」的模糊指示
而要追問:「什麼時候需要?為什麼要做?」
這樣才能將新增的工作項目
清楚地增添到工作清單裡
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
最後排定好的工作優先順序
也很容易被上司或客戶臨時插進來的緊急工作給打亂
接到緊急委託時,常不自覺地優先處理該項工作
但「突發事件」未必等於「優先任務」
1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7
因此,急件來的時後,最好先確認:「這真的是急件嗎?」
如果是自然就要中斷手邊工作,優先處理急件
若非緊急事件,則務必要確認:
「完成期限為何?」以將臨時新增的任務排進工作清單裡
委派分配工作Step4
他人能處理的工作
就不要自己動手
只要你願意信任他人,教導他人,不但可以讓其他人獲得成長機會,也可以借助他人的時間與專長
幫忙你提升工作的品質,同時讓自己有更多時間從事更重要、更關鍵的事務
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
工作的委派與授權,只有一個簡單原則:
「他人能處理的工作,就不要自己動手」
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
為了順利推行規模較大的計劃,勢必得借助多方面的知識和技能
「如果持續單靠自己的力量,自己的能力界線,就會直接成為計劃的界線」
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
有些人之所以不願將工作授權給他人
是覺得與其花時間教人
乾脆自己趁著這段教導訓練的時間
把工作做完即可,以節省時間和精力
也不必事後還費心去糾正別人的錯誤
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
對此當你是個自命不凡的人時,你很難相信別人可以把一份
工作做得比自己更好。但是等到自己年紀增長
加上沒有時間「被迫」把工作分出去給別人做之後
經常會發現部屬其實可以把某些工作做得跟自己一樣好甚至更好
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
同樣地,一定也有很多人認為
「叫人做事,不就是出一張嘴,有什麼難的?」
問題在於,有時後你以為只要把工作分配出去
等著驗收成果就好,但結果經常事與願違
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
將工作分攤出去的缺點就是
被交付任務的人如果延遲
將導致工作無法在期限內完成
或是委託他人處裡的工作成果
不如自己預期
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
不過,即使碰到這種情況
千萬不要輕易地退回
「還是自己來吧」的心態
而是要轉而省思自己在委託工作時
真的「說清楚、講明白」了嗎?
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
試想,接受你所指派的任務
一定也有自己的工作規劃
所以你所指派的任務
難免會更動對方排定的優先順序
1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7
如果希望你委託他人的工作
能盡速、確實地被完成
就要給予明確的指令及適當的權限
並在過程中隨時監督進程
以及提供必要的協助
精準掌握時程Step5
決定幾點幾分開始做
按部就班完成計劃
計劃的事,無論構思得多麼完整明確,只要沒有決定「從哪一天的幾點幾分開始做」都無法被執行與兌現
掌握各項工作之間的先後關係,並且精確估算完成每項工作所需的時間,就能按部就班地完成計劃
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
進入「製作行程表」的階段
可說是將工作者腦中
對工作流程的想像、對未來的規劃
從「幻想」落時到「實現」的過程中
最重要的步驟
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
無論構思地多麼完整、明確、具體
只要沒有決定「從哪一天的幾點幾分開始做」
沒有事先預約時間,都無法被執行與兌現
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
安排行程就像拼圖
必須將一個個工作任務
依序填入適當的空格裡
整幅圖的樣貌才會完整與鮮明
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
因此,安排行程的首要步驟
就是將工作任務統一化作「數字」:
透過預估每項作業所需的時間
將抽象的任務加以量化
讓任務變成一片片
可被組合、拼湊的小拼圖
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
例如將「製作提案書」化作「5天」
「讀一本書」化作「4小時」等
好讓之後的排序與排程更輕鬆
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
只是,該如何估算時間,才能減少「計劃趕不上變化」的窘境?
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
只是,該如何估算時間,才能減少「計劃趕不上變化」的窘境?
根據過去的經驗推算,也許是最貼近現實的估算方法
因為只要執行過類似任務,就能以當時的經驗推算
若是沒有相關經驗,也可以透過詢問有經驗者的意見
判斷可能的花費時間
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
此外,為了避免排定的時間表
被突如其來的指令或臨時
或臨時性任務打亂步調
在估算時間
一定要為作業預留緩衝時間
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
將自己預想的時間乘以1.3~1.5倍
是最保險的估算方式
就算最後提早完成
不僅可以利用剩餘的時間
還能帶來「提早完成」的成就感
產生正向循環
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
確立先後關係,依序排列,在完成每項作業的時間估算後
更重要的是確立工作與工作之間的先後關係與完成順序
才能將拼圖依序放在正確位置,完成工作行程的安排
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
釐清工作之間的先後關係,可以幫助我們確認工作是否可以同時進行
讓所有作業都能被有秩序地串接起來
行程安排的最後一步,是為每項作業編上開始與完成的日期
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
依照整個專案完成期限的有無
設定日期的方法可分為「累積法」與「倒推法」
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
「累積法」指的是截止或交貨期限未定時
以各項作業所需的時間為前提
從頭開始累加工作時間,最後得出預定完成日
1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7
「倒推法」則適用於截止日期明確的專案,從截止日回頭倒推
依照各作業的所需時間設定日程,決定專案的開始日期
管控風險因子Step6
擬定雨天方案
讓風險有備無患
意外,可說是每個工作者最頭疼的事。釐清風險並擬定解決方案,是工作規劃流程中不可或缺的一步
抱持「有備無患」的態度看待整體規劃,針對潛在風險提前思考因應方針,便能確保計劃的執行更為順利
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
然而,風險真的是無法控制的嗎?
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
然而,風險真的是無法控制的嗎?
事實上,我們可以透過一些方法
事先掌握風險來源,進而設定相應的預防對策
即使最後問題仍舊發生
也會因為已經做好相關準備
而能盡速排除障礙
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
換言之,釐清風險並擬定解決方案
是工作規劃流程中不可或缺的一步
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前:
追究潛藏危機,預防重大失誤
考量對策之前,務必先瞭解
這個專案可能會發生什麼樣意外狀況
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
欲釐清風險,可從3個方向切入思考:目標、時間、資源
由於計劃跟隨目標
因此一旦目標變動在這之前所作的努力接有可能前功盡棄
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前:追究潛藏危機,預防重大失誤
期間的長短,則會影響每個階段工作的銜接
所以應深入探究時間要素帶來的影響
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
最後,資源可再細分為人力、物力、和財力三元件
任何一元件脫節,都有可能致使工作無預警停擺
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生前:追究潛藏危機,預防重大失誤
除了從看得見的目標、時間與資源等面向
去確認可能會發生的突發狀況之外
在管理風險時的另一項重點就是挖掘並處理「潛在危機」
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
因此,在分析可能的潛在問題時
我們可以透過不斷地自問
「為什麼」「會發生什麼事」等問題
不斷地向下追究原因
並及早思考因應對策
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
此外,在工作進行的同時
最好也能經常回頭檢視
並確認「最初的工作計劃」
與「當前進度」之間的落差
以有效避免重大失誤的產生
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
危機發生後:
分析狀況及原因,匯整解決方案
萬一已經竭力防堵問題
問題還是發生了,該怎麼辦?
首要之務就是正確完整地掌握現況
並評估可能波及的層面
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
若在一知半解的狀態下
就貿然試圖解決問題
反而極有可能忽略某些重點
導致日後發生更嚴重的負面影響
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
其次則是分析問題發生的原因
這個部分可藉由之前提到的「目標」「時間」「資源」
這3個角度來思考危機的起頭,之後才能對症下藥,擬妥解決方案
1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7
最後,當危機解除後,務必要與團隊成員將問題及對策
統一加以整理,化為共享的知識。往後若再次發生類似的危機
便有前例可循,找出應對做法,對於工作效率的提升將有莫大助益
總結檢討改善Step7
運用PDCA改善循環
讓工作止於至善
工作規劃是一道不斷循環的流程,唯有反覆檢視計劃與實際的落差,找出問題發生原因
做為下次工作規劃時改善的依據,才能讓工作流程臻於完美、止於至善
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
各種事前沒預估道或難以掌握的變因
多少都會造成計劃執行不如預期
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
因此,工作規劃的最後一步,就是在事情結束後
針對整體過程進行評估,發掘問題、找出對策
進而制定新的工作機會
以讓未來工作方式更臻完美
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
廣徵各方意見,釐清問題本質
在評估時,首先必須「蒐集與掌握問題點」
找出過程中所有困擾、不平、不滿和期望
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
所謂「問題」,是指計劃與實現的落差,除了自我評估之外
更應盡可能請他人提出看法,例如聽取上司或工作夥伴的意見
對顧客進行詢問等,才能避免主觀盲點
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
評估可從以下4個面向分析計劃的落實程度,發掘問題所在:
1.目標:是否達成原訂的目標或目的?
2.時間:是否依照原定時程表進行?
3.資源調度:預算、人力是否足夠?
4.計劃發想:有沒有發生任何預料外的問題?
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
分析計劃落實度時,最好採用
「之前vs.之後」(Before vs. After)的比較方式
並將前後結果以數字或圖表呈現
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
例如「預估廣告可使來店人數增加30%,結果只提升10%」
「原訂銷售業績為前年度的250%,卻只做到150%」等
藉由明確的數字對照,讓做不到或失敗的部分一眼就能看出
接著,再從各項具體的問題點中,分析現狀,鎖定主要原因
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
根據上述方法蒐集到的資料,乍看之下常都是些瑣碎而毫無脈絡的事
多數人很容易便犯下兩項錯誤:
一是把焦點集中在「當下如何應對」
二是輕率地把原因歸咎為「人為疏失」
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
然而每個問題的發生一定都有其結構性因素,為有透過整理、歸納與分析
才能抓出問題發生的根本原因,從而對症下藥
否則相同的問題往後一定會再度發生
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
從失誤中學習,建立新的工作機製
當評估結束,歸納出所有的問題原因後
此時就要學習從失敗中記取教訓
建立一套新的工作流程,避免重蹈覆轍
才是真正有用的改善之道
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
針對預防錯誤再度發生的對策擬定
工作者應就以下三個層次進行思考:
第一層是「預防問題再度發生」
第二層是「建立可以發現錯誤的機制」
第三層是「就算發生錯誤,也不會產生問題的對策」
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
最重要的原則就是
絕對不可依據個人意識
幹勁或做事方法來設定工作方法
而應從工作的系統面上做改變
才是具有實效性的對策
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
比方說,若是想簡化文書作業
便應構思如何將文書設定成固定格式
或採用打勾確認的檢核表方式
才是一勞永逸的解決辦法
「如果你總是用慣用的方法做事
得到的永遠是一樣的結果」
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
「如果你總是用慣用的方法做事
得到的永遠是一樣的結果」
1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7
工作規劃不是一個現性過程,而是一道不斷循環的流程
唯有反覆檢視計劃與實際的落差
找出問題發生原因,做為下一次工作規劃時改善的依據
才能讓工作流程真正臻於完美、止於至善
目標管理
7步驟
經理人必修
領導者必須從組織的總體目標,導出每位夥伴的個人目標
才能彙整所有人的力量,成就目標的達成
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【經理人必修】目標管理7步驟

  • 6. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 接到工作時,千萬不要一股腦地埋頭苦幹 必須先後退一步、拉開視野 釐清「為什麼要做這件事」 設想「理想的成果是什麼」 在考量任務範圍、資源與期限,著手制訂目標
  • 7. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 制訂目標2前提 抱持「問題意識」與「目標意識」
  • 8. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 工作規劃的第一階段是建立明確目標 以確保每分力氣都不是做白工
  • 9. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 因此接到工作時 千萬不要躁進盲動、一股腦地埋頭苦幹 而是必須先退一步 釐清「為什麼要做這件事」(問題意識) 掌握「理想和現狀的差距」 再思考「用什麼方法才能填評差距、達到目標」
  • 10. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 在確定方向無誤之後,工作者在設定目標前 還必須大略想像「工作完成時的理想成果」 並且抱持這樣的「目的意識」 具體地去考慮「該如何進行?有沒有更好的方法?」
  • 11. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 想清楚了自己為什麼要做這件事,以及做完這件事能夠達到什麼成果 接著就進入實際制定目標的階段 凡是制定目標,都不脫「設定期限、資源、範圍」這3項要素
  • 12. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 制定目標3要素:範圍、期限、資源 每個目標都需要期限,否則永遠無法完成 資源指的是工作者可以掌握的人力、物力、財力 設定範圍則是判斷「該做什麼」以及「做到什麼程度」
  • 13. 1 2 3 4 5 6Step1.制訂明確目標 7 制定目標3要素:範圍、期限、資源 重點可分為 「行動的理念方針」「工作的檢視重點」「計畫的目標重點」3個
  • 15. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 工作規劃的用意在於,藉由將「大目標」拆解成「小工作」 每天累積一點進度,就能循序漸地達成目標
  • 16. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 在拆解任務的方法中,最實用的就是專案管理常用的 「工作劃分結構」(WBS,Work Breakdown Structure)技巧: 以樹狀圖的形式,將複雜的任務解構為脈絡分明的分支作業 定出工作範圍,做為分配資源和人力的基礎
  • 17. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 工作劃分結構主要的概念是: 把所有需要完成的作業 細分到不能再分為止 一般的專案大致可分為3~6層 即使是像登陸月球 這種超大規模的專案 細分至20層就已經是上限
  • 18. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 製作WBS時最常碰到的問題是:「工作要細分到什麼程度才能停?」
  • 19. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 製作WBS時最常碰到的問題是:「工作要細分到什麼程度才能停?」 原則有兩項: 1.精細到你可以正確評估細項作業的時間和成本 2.直到工作所耗的時間單位「小於」排進度的時間單位 例如你要排的是「日進度」,就將作業分割到「一天以內能完成」 要排的是每小時進度,就細分到一小時以內能完成的作業為止
  • 20. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 此外,拆解工作時,先不用擔心每個細項的的先後次序 因為這個階段的目的是呈現工作的整體範圍 以估計時間和成本,同時做為分派工作的基礎
  • 21. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 以MECE原則,檢視作業清單 完成初步的工作分解結構後,還要用MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive,彼此獨立、互無遺漏)原則檢視
  • 22. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 同一層的作業是否有彼此重複之處? 每一層的每一項作業是否包含了 完成任務所需進行的全部工作? 規劃出重複的作業 不但浪費時間和精力 在必須靠團隊完成的任務中 更容易造成進度混亂、降低工作效率
  • 23. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 例如,工作進行到一半,才發現A、B兩人都進行了相同的作業 要推進至下個階段時,該採用A還是B的成果呢? 另一方面,若規劃中有作業被遺漏掉,別說無法獲得高品質的成果 有時甚至連完成任務都有問題
  • 24. 1 2 3 4 5 6Step2.拆解作業流程 7 因此,在工做規劃的「拆解」階段 請時常想著「這符合MECE原則嗎?」來進行 完成後再用「MECE原則」從頭到尾檢查一遍 當你把目標拆解的愈清楚,執行就愈順利
  • 26. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 工作者應該體認到的現實是,在同一個時段裡,你只能做一件事 所以,選擇了A任務,就等於延後、甚或放棄執行其他任務
  • 27. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序 通常是依據以下5個判斷基準: 1.工作量:工作必須花費的時間或心力多寡
  • 28. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序 通常是依據以下5個判斷基準: 2.難易度,與工作者是否擅長該項工作有關 一般而言,需要發揮想像力、企劃力、創造力,或重要性 技術性愈高的事,難度較高;行正或例行事務的工作則相對較容易
  • 29. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序 通常是依據以下5個判斷基準: 3.複雜度:工作所牽涉人員、部門、預算及其他相關因素的多寡
  • 30. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序 通常是依據以下5個判斷基準: 4.重要性:工作影響所及的範圍大小,可能是涉及的目標或 資源(人力、財力、物力)很大或很多 也可能是攸關公司、部門或個人的目標及未來發展
  • 31. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 這個抉擇,就是工作者為工作排定的順序 通常是依據以下5個判斷基準: 5.緊急性:通常由交貨或完工的截止日期來判定 或是短程、近期內必須見到成效的事物
  • 32. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 一定要問:為什麼做?何時完成? 基於人性考量,多數人幾乎都會從「緊急」的工作做起 其次是「重要」的工作,因為緊急的工作看似有燃眉之急 重要的工作則是滋事體大
  • 33. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 不過,如果在緊急和重要這兩個判斷基準之外 再加上工作量、複雜性和難易度的交互作用 很容易就會讓人亂了步調
  • 34. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 一定要問:為什麼做?何時完成? 人們之所以無法快速準確地建立工作優先順序 主要是因為缺乏明確的資訊
  • 35. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 其中包括具體交代「完成的期限」和「做這項工作的理由或原因」 還有就是人會受到自身的好惡所驅策 往往會優先做「想做的事」,延緩「應該做的事」
  • 36. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 一定要問:為什麼做?何時完成? 針對第一點 工作者的首要之務是完整記錄自己一周的工作 並在接受任務委派時 拒絕「愈快愈好」的模糊指示 而要追問:「什麼時候需要?為什麼要做?」 這樣才能將新增的工作項目 清楚地增添到工作清單裡
  • 37. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 最後排定好的工作優先順序 也很容易被上司或客戶臨時插進來的緊急工作給打亂 接到緊急委託時,常不自覺地優先處理該項工作 但「突發事件」未必等於「優先任務」
  • 38. 1 2 3 4 5 6Step3.排定優先順序 7 因此,急件來的時後,最好先確認:「這真的是急件嗎?」 如果是自然就要中斷手邊工作,優先處理急件 若非緊急事件,則務必要確認: 「完成期限為何?」以將臨時新增的任務排進工作清單裡
  • 40. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 工作的委派與授權,只有一個簡單原則: 「他人能處理的工作,就不要自己動手」
  • 41. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 為了順利推行規模較大的計劃,勢必得借助多方面的知識和技能 「如果持續單靠自己的力量,自己的能力界線,就會直接成為計劃的界線」
  • 42. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 有些人之所以不願將工作授權給他人 是覺得與其花時間教人 乾脆自己趁著這段教導訓練的時間 把工作做完即可,以節省時間和精力 也不必事後還費心去糾正別人的錯誤
  • 43. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 對此當你是個自命不凡的人時,你很難相信別人可以把一份 工作做得比自己更好。但是等到自己年紀增長 加上沒有時間「被迫」把工作分出去給別人做之後 經常會發現部屬其實可以把某些工作做得跟自己一樣好甚至更好
  • 44. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 同樣地,一定也有很多人認為 「叫人做事,不就是出一張嘴,有什麼難的?」 問題在於,有時後你以為只要把工作分配出去 等著驗收成果就好,但結果經常事與願違
  • 45. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 將工作分攤出去的缺點就是 被交付任務的人如果延遲 將導致工作無法在期限內完成 或是委託他人處裡的工作成果 不如自己預期
  • 46. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 不過,即使碰到這種情況 千萬不要輕易地退回 「還是自己來吧」的心態 而是要轉而省思自己在委託工作時 真的「說清楚、講明白」了嗎?
  • 47. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 試想,接受你所指派的任務 一定也有自己的工作規劃 所以你所指派的任務 難免會更動對方排定的優先順序
  • 48. 1 2 3 4 5 6Step4.委派分配工作 7 如果希望你委託他人的工作 能盡速、確實地被完成 就要給予明確的指令及適當的權限 並在過程中隨時監督進程 以及提供必要的協助
  • 50. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 進入「製作行程表」的階段 可說是將工作者腦中 對工作流程的想像、對未來的規劃 從「幻想」落時到「實現」的過程中 最重要的步驟
  • 51. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 無論構思地多麼完整、明確、具體 只要沒有決定「從哪一天的幾點幾分開始做」 沒有事先預約時間,都無法被執行與兌現
  • 52. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 安排行程就像拼圖 必須將一個個工作任務 依序填入適當的空格裡 整幅圖的樣貌才會完整與鮮明
  • 53. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 因此,安排行程的首要步驟 就是將工作任務統一化作「數字」: 透過預估每項作業所需的時間 將抽象的任務加以量化 讓任務變成一片片 可被組合、拼湊的小拼圖
  • 54. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 例如將「製作提案書」化作「5天」 「讀一本書」化作「4小時」等 好讓之後的排序與排程更輕鬆
  • 55. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 只是,該如何估算時間,才能減少「計劃趕不上變化」的窘境?
  • 56. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 只是,該如何估算時間,才能減少「計劃趕不上變化」的窘境? 根據過去的經驗推算,也許是最貼近現實的估算方法 因為只要執行過類似任務,就能以當時的經驗推算 若是沒有相關經驗,也可以透過詢問有經驗者的意見 判斷可能的花費時間
  • 57. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 此外,為了避免排定的時間表 被突如其來的指令或臨時 或臨時性任務打亂步調 在估算時間 一定要為作業預留緩衝時間
  • 58. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 將自己預想的時間乘以1.3~1.5倍 是最保險的估算方式 就算最後提早完成 不僅可以利用剩餘的時間 還能帶來「提早完成」的成就感 產生正向循環
  • 59. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 確立先後關係,依序排列,在完成每項作業的時間估算後 更重要的是確立工作與工作之間的先後關係與完成順序 才能將拼圖依序放在正確位置,完成工作行程的安排
  • 60. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 釐清工作之間的先後關係,可以幫助我們確認工作是否可以同時進行 讓所有作業都能被有秩序地串接起來 行程安排的最後一步,是為每項作業編上開始與完成的日期
  • 61. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 依照整個專案完成期限的有無 設定日期的方法可分為「累積法」與「倒推法」
  • 62. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 「累積法」指的是截止或交貨期限未定時 以各項作業所需的時間為前提 從頭開始累加工作時間,最後得出預定完成日
  • 63. 1 2 3 4 5 6Step5.精準掌握時程 7 「倒推法」則適用於截止日期明確的專案,從截止日回頭倒推 依照各作業的所需時間設定日程,決定專案的開始日期
  • 65. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 然而,風險真的是無法控制的嗎?
  • 66. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 然而,風險真的是無法控制的嗎? 事實上,我們可以透過一些方法 事先掌握風險來源,進而設定相應的預防對策 即使最後問題仍舊發生 也會因為已經做好相關準備 而能盡速排除障礙
  • 67. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 換言之,釐清風險並擬定解決方案 是工作規劃流程中不可或缺的一步
  • 68. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 危機發生前: 追究潛藏危機,預防重大失誤 考量對策之前,務必先瞭解 這個專案可能會發生什麼樣意外狀況
  • 69. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 欲釐清風險,可從3個方向切入思考:目標、時間、資源 由於計劃跟隨目標 因此一旦目標變動在這之前所作的努力接有可能前功盡棄
  • 70. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 危機發生前:追究潛藏危機,預防重大失誤 期間的長短,則會影響每個階段工作的銜接 所以應深入探究時間要素帶來的影響
  • 71. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 最後,資源可再細分為人力、物力、和財力三元件 任何一元件脫節,都有可能致使工作無預警停擺
  • 72. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 危機發生前:追究潛藏危機,預防重大失誤 除了從看得見的目標、時間與資源等面向 去確認可能會發生的突發狀況之外 在管理風險時的另一項重點就是挖掘並處理「潛在危機」
  • 73. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 因此,在分析可能的潛在問題時 我們可以透過不斷地自問 「為什麼」「會發生什麼事」等問題 不斷地向下追究原因 並及早思考因應對策
  • 74. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 此外,在工作進行的同時 最好也能經常回頭檢視 並確認「最初的工作計劃」 與「當前進度」之間的落差 以有效避免重大失誤的產生
  • 75. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 危機發生後: 分析狀況及原因,匯整解決方案 萬一已經竭力防堵問題 問題還是發生了,該怎麼辦? 首要之務就是正確完整地掌握現況 並評估可能波及的層面
  • 76. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 若在一知半解的狀態下 就貿然試圖解決問題 反而極有可能忽略某些重點 導致日後發生更嚴重的負面影響
  • 77. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 其次則是分析問題發生的原因 這個部分可藉由之前提到的「目標」「時間」「資源」 這3個角度來思考危機的起頭,之後才能對症下藥,擬妥解決方案
  • 78. 1 2 3 4 5 6Step6.管控風險因子 7 最後,當危機解除後,務必要與團隊成員將問題及對策 統一加以整理,化為共享的知識。往後若再次發生類似的危機 便有前例可循,找出應對做法,對於工作效率的提升將有莫大助益
  • 80. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 各種事前沒預估道或難以掌握的變因 多少都會造成計劃執行不如預期
  • 81. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 因此,工作規劃的最後一步,就是在事情結束後 針對整體過程進行評估,發掘問題、找出對策 進而制定新的工作機會 以讓未來工作方式更臻完美
  • 82. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 廣徵各方意見,釐清問題本質 在評估時,首先必須「蒐集與掌握問題點」 找出過程中所有困擾、不平、不滿和期望
  • 83. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 所謂「問題」,是指計劃與實現的落差,除了自我評估之外 更應盡可能請他人提出看法,例如聽取上司或工作夥伴的意見 對顧客進行詢問等,才能避免主觀盲點
  • 84. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 評估可從以下4個面向分析計劃的落實程度,發掘問題所在: 1.目標:是否達成原訂的目標或目的? 2.時間:是否依照原定時程表進行? 3.資源調度:預算、人力是否足夠? 4.計劃發想:有沒有發生任何預料外的問題?
  • 85. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 分析計劃落實度時,最好採用 「之前vs.之後」(Before vs. After)的比較方式 並將前後結果以數字或圖表呈現
  • 86. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 例如「預估廣告可使來店人數增加30%,結果只提升10%」 「原訂銷售業績為前年度的250%,卻只做到150%」等 藉由明確的數字對照,讓做不到或失敗的部分一眼就能看出 接著,再從各項具體的問題點中,分析現狀,鎖定主要原因
  • 87. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 根據上述方法蒐集到的資料,乍看之下常都是些瑣碎而毫無脈絡的事 多數人很容易便犯下兩項錯誤: 一是把焦點集中在「當下如何應對」 二是輕率地把原因歸咎為「人為疏失」
  • 88. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 然而每個問題的發生一定都有其結構性因素,為有透過整理、歸納與分析 才能抓出問題發生的根本原因,從而對症下藥 否則相同的問題往後一定會再度發生
  • 89. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 從失誤中學習,建立新的工作機製 當評估結束,歸納出所有的問題原因後 此時就要學習從失敗中記取教訓 建立一套新的工作流程,避免重蹈覆轍 才是真正有用的改善之道
  • 90. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 針對預防錯誤再度發生的對策擬定 工作者應就以下三個層次進行思考: 第一層是「預防問題再度發生」 第二層是「建立可以發現錯誤的機制」 第三層是「就算發生錯誤,也不會產生問題的對策」
  • 91. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 最重要的原則就是 絕對不可依據個人意識 幹勁或做事方法來設定工作方法 而應從工作的系統面上做改變 才是具有實效性的對策
  • 92. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 比方說,若是想簡化文書作業 便應構思如何將文書設定成固定格式 或採用打勾確認的檢核表方式 才是一勞永逸的解決辦法 「如果你總是用慣用的方法做事 得到的永遠是一樣的結果」
  • 93. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 「如果你總是用慣用的方法做事 得到的永遠是一樣的結果」
  • 94. 1 2 3 4 5 6Step7.總結檢討改善 7 工作規劃不是一個現性過程,而是一道不斷循環的流程 唯有反覆檢視計劃與實際的落差 找出問題發生原因,做為下一次工作規劃時改善的依據 才能讓工作流程真正臻於完美、止於至善