В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присутствуют и в MS Outlook 2016. Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.

1. Обзор основных инструментов MS Outlook для работы проектного
менеджера.
В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются но-
вые программные продукты для оптимизации работы. В статье показаны инструменты «MS
Outlook 2013» которые помогают проектному менеджеру в повседневной работе.
Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органай-
зера. Наряду с этим - средство по организации планирования производственного процесса
работника.
Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы
присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS
Outlook. Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный
менеджер (ПМ).
Структурирование входящих и исходящих электронных писем.
Хранение и структурирование информации для ПМ важно. Если этого не делать, то
при ведении нескольких проектов в почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что
приведет к поиску нужной информации. На окончательной стадии проекта, при возникнове-
нии спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем». Если у Вас нет четкой струк-
туры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации
(официального письма или согласования).
Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом
редакторе по проектам. В каждой организации с проектным управлением, использу-
ются внутренние ID проектов и наименования. Поэтому исходя из практики целесообразно
поступить следующим образом (Рис. 1).
Рисунок 1. Структура папок по проектам в почтовом редакторе.
Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ». В папке «010911 – БИБ»
хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в
папку «О 010911 – БИБ». При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас
рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту.
После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой.
Таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем.
Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в
неделю на систематизацию информации вручную.
Ниже на рисунках 2 – 8 графически показан процесс создания правила для входящих
и исходящих e-mail сообщений.

2. Рисунок 2. Расположение управления правилами и оповещениями.
Рисунок 3. Рабочая область для создания правил и оповещений.

3. Рисунок 4. Внешний вид мастера правил.

4. Рисунок 5. Задание правила по ключевому ID проекта.

5. Рисунок 6. Указание папки для хранения отправленных писем.

6. Рисунок 7. Итоговое присвоение правила с указанием имени.

7. Рисунок 8. Полученный результат задания правил и оповещений.
Создание правил в MS Outlook сделаны на интуитивно понятном интерфейсе для
пользователя. Поэтому с указанной настройкой проблем не возникнет. В компании согласо-
вывается правило, что при ведении внутренней и внешней деловой переписки по проекту
указывается полное наименование и ID в теме письма.
При общении с Заказчиком и Исполнителем то же целесообразно использовать ID
проекта в теме. Но если у Заказчика, то же есть номер проекта, то целесообразно внести его в
правила. Если Заказчик не пишет в теме письма ID, то придется распределять письма вруч-
ную.
Есть два нюанса, при работе с MS Outlook при создании правила для входящих писем
происходит автоматический перенос в нужную папку, а при создании правила для отправ-
ленных писем в указанную папку переносится копия e-mail из папки «Отправленные».
Организация совещаний с использованием MS Outlook.
Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является ра-
ботой проектного менеджера. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые
инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».
При создании совещания следует учесть следующие аспекты:
- тема совещания;
- цель совещания;
- вопросы которые необходимо решить;
- регламент;
- прилагаемый материал к совещанию;

8. - количество участников совещания.
При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эф-
фективнее провести его. Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Пример организации совещания по проекту.
Вопросы, которые требуют решения лучше размещать в виде таблицы, поскольку по-
сле проведения совещания ПМ оформляет отклик по собранию или протокол, который дол-
жен отправиться исполнителю.
Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведе-
ния совещания в два раза. Оптимальным временем для проведения совещания является ин-
тервал около 30 минут.
Работа по задачам в MS Outlook.
Работа по задачам проектному менеджеру помогает систематизировать информацию в
рамках проекта или протокола. Данный инструмент расположен во вкладке «Задачи». С
практической точки зрения есть 2 вида задач для ПМ:
- Задача под протокол – тактическая задача от Топ-менеджера на неделю или более;
- Задача «дневника проекта» - собственная задача или задача, которая поставлена вы-
шестоящим руководителем, которая подразумевает исполнение проекта компании как внеш-
него, так и внутреннего.
В данной статье рассмотрен вариант исполнения протокола совещания для исполни-
теля. Поскольку описание «дневника проекта» - это тема отдельной статьи.
На рисунке 10 представлена задача исполнения протокола по итогам собрания, дан-
ные протоколы являются результатом еженедельных тактических планерок в организации.
Как видно MS Outlook позволяет прикреплять материал в виде файлов в самой задаче. При
исполнении задачи все обновления приходят к «Владельцу» задачи, в результате чего проис-
ходит отслеживание исполнения.

9. Рисунок 10. Пример оформления задачи исполнения протокола совещания.
При создании задачи или совещания в теме указывается ID проекта, тогда обновления
по задаче и по совещанию приходят к Вам в соответствующую папку проекта. Все матери-
алы реализованной задачи могут переносятся в MS Word, при этом вложенные файлы авто-
матически вшиваются в файл (docx). Это полезно если Вы разрабатываете пошаговые ин-
струкции для сотрудника с приложением файлов в один документ.
Рисунок 11. Копирование информации из Задачи в документ MS Word.
Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний.
После того как Вы ознакомились с базовыми функциями Outlook. Следующим ин-
струментом в MS Outlook являются шаблоны вставок подписей. На ниже приведенных ри-
сунках представлен процесс создания шаблона подписи (Рис. 12-13).

10. Рисунок 12. Открытие шаблона вставки.
Рисунок 13. Создание шаблона для совещаний в календаре.
На рисунке 13 представлен шаблон организации совещания. По указанному примеру
ПМ целесообразно создать подписи следующих категорий:
- подпись ПМ;
- подпись на английском языке ПМ;
- подпись совещания по проекту;
- подпись протокола совещания;
- подпись «дневника проекта».
В подписи можно сохранять вложенные файлы перенося информацию из «Задач»,
аналогично копированию в MS Word (Рис. 14.).

11. Рисунок 14. Пример использования вложенных документов в подписи.
На практике если в Вашей организации проекты однотипны, то подпись с вложенной
«матрицей реализации» проекта с вшиты заготовками официальных писем и документов. Но
это подробнее рассмотрим в следующей статье, относящейся к «дневнику проекта».
Создание категорий приоритетов в реализации задач.
После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент
на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook. Сильно понрави-
лось решение по созданию приоритетов к задачам. Указанный подход на практике доказал
эффективность.
Для это прописываются следующие категории:
- День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней;
- Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель;
- Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.
Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять при-
оритеты в ежедневном и еженедельном планировании. Рекомендуется при настройке катего-
рий назначить горячи клавиши (Рис. 14).

12. Рисунок 14. Пример присвоения категорий для задач и поручений.
Контакты в MS Outlook
Контакты для проектного менеджера важны. В MS Outlook 2013 данная вкладка назы-
вается «Люди» в ней содержатся контакты. Рекомендуется карточку контакта заполнять пол-
ностью (Рис. 15). В поле заметки необходимо указывать номер проекта, по которому ведется
работа и дополнительную информацию. Это позволяет эффективно найти необходимое кон-
тактное лицо по проекту, даже если с момента закрытия проекта прошло несколько лет. Если
у Вас один представитель Заказчика или Исполнителя курирует несколько проектов, то целе-
сообразно указа их в примечаниях.
Рисунок 15. Пример заполнения карточки контакта.

13. В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного
менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присут-
ствуют и в MS Outlook 2016.
Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.
С уважением,
Игорь Головин
Тел.: +7-921-435-13-44
E-mail: golovin-2017@yandex.ru
http://golovin2017.com/
Список литературы.
1. Книга «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010», автор: Глеб Архан-
гельский.
2. Основные задачи в Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Основные-за-
дачи-в-Outlook-2013-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
3. Быстрое начало работы - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-быстрое-
начало-работы-cb87a296-ad69-493d-81f1-8df4f7673da0?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
4. Первый взгляд на Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-пер-
вый-взгляд-на-Outlook-2013-3889ef62-3373-4f74-b441-ee7664f06d05?ui=ru-RU&rs=ru-
RU&ad=RU
5. Подробнее о ленте - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-подробнее-о-
ленте-64be5bef-c10a-40ac-88d0-09d1ad4f3ebe?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
6. Импорт файлов данных - https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-импорт-фай-
лов-данных-69e5703d-f9d6-4786-89ae-4ac50ffbf1a2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
7. Обучающие курсы, видео и учебники по Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-
ru/article/Обучающие-курсы-и-учебники-по-Office-b8f02f81-ec85-4493-a39b-
4c48e6bc4bfb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
8. Сочетания клавиш для Microsoft Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-ru/article/Со-
четания-клавиш-для-Microsoft-Outlook-2013-3e1090f6-a616-42db-abf5-
269ca3d553ee?CorrelationId=70bbddc8-bf27-4462-bbb2-d6e3148d9047&ui=ru-RU&rs=ru-
RU&ad=RU
9. Видео: повторная отправка, если отозвать сообщение невозможно -
https://support.office.com/ru-ru/article/Видео-повторная-отправка-если-отозвать-сообще-
ние-невозможно-cdd901fe-aa11-4763-8493-d28bdd67ddd2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU
10. Новые возможности Outlook 2013 - https://support.office.com/ru-RU/article/Видео-новые-
возможности-Outlook-2013-24ba0a8b-9f51-461f-8257-b8707467e323?ui=ru-RU&rs=ru-
RU&ad=RU
11. Изменение содержимого панели навигации - https://support.office.com/ru-ru/article/Изме-
нение-содержимого-панели-навигации-83cf518b-6233-4706-a7bd-9045554c1b8b?ui=ru-
RU&rs=ru-RU&ad=RU