Proposal proyek perubahan penataan arsip terpadu di Kelurahan Pringlangu bertujuan untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan secara teratur dan mudah dicari melalui penyediaan ruang khusus arsip dan penataan ulang berkas sesuai klasifikasi. Proyek ini diharapkan dapat mempermudah pelayanan kepada masyarakat dan menjamin keamanan serta ketersediaan arsip.
2. PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN
PENATAAN ARSIP TERPADU DI KELURAHAN ………………….
KECAMATAN ………………..
KOTA ………………….
DISUSUN :
……………………………..
NIS : …………………………
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
TAHUN 2014
DIKLAT PIM.IV/XKV/2014
3. RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)
1. IDENTITAS PROYEK
Judul Penataan arsip secara terpadu di Kelurahan …………… Kecamatan
…………. Kota ……………………..
Deskrispi Bahwa dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pengelolaan kearsipan
perlu adanya ruang khusus arsip dan penanganan penyimpanan arsip secara
profesional sehingga akan mempermudah pelaksanakan pekerjaan
Sponsor Lurah Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan ( SUPONO, SE )
Project Leader Sekretaris Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan
( SOKHIB, SH )
Sumber daya
Tim
.1. Dasar Hukum
2. Sumber daya
manusia
3. Dana
UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan
Perwal No.46 Tahun 2013 tentang Tata
kearsipan dinamis
Internal
1. Kasi Pemerintahan
2. Kasi Kesejahteraan Masyarakat
3. Kasi Keamanan dan Ketertiban
4. Staf Sekretariat
5. Staf Seksi Pemerintahan
6. Staf Seksi Kesmas
Eksternal
1. Kantor Perpustakaan daan Arsip Daerah
2. Lembaga Pemberdayaan Masyarakat
( LPM )
3. Rukun Tetangga ( RT )
4. Masyarakat
APBD
Swadaya
2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
4. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.tentang Kearsipan dan Peraturan
Walikota Pekalongan No.46 tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis, menerangkan
bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
sedangkan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media masa sesuai dengan perkembangan teknologi inforrmasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan ,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakataan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Penyeleggaraan kearsipan bertujuan antara lain :
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintah daerah ,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelengara kearsipan
nasional,
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah,menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
3. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
4. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu
5. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
6. Menjamin keselamatan aset nasional dibidang ekonomi, sosial, politik,
budaya,pertahanan,serta keamanan sebagai identitas jadi diri bangsa dan
7. Meningkatkan kualitas pelayaanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autektik dan terpercaya.
Dari uraian diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan
yang amat luas yaitu kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta sebagai alat pengawasaan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan
swasta
5. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakaan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dt bidang
kearsipan.Suatu lembaga baik itu lembaga negara ataupun swasta tidak akan sanggup
memberikan data informasi yang baik,lengkap dan akurat, jika lembaga tersebut tidak memiliki
manajemen kearsipan yang baik dan teratur. Arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu
sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang
suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun
pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.
Kelurahan Pringlangu adalah salah satu dari 13 Kelurahan yang berada diwilayah Kecamatan
Pekalongan Barat Kota Pekalongan, Kelurahan Pringlangu terbagi menjadi 7 ( tujuh ) Rukun
Warga dan 36 ( tiga puluh enam ) Rukun Tetangga.
Kelurahan Pringlangu dengan luas wilayah 90.09 Ha dengan jumlah penduduk : 6950 jiwa
- Laki-laki : 3512
- Perempuan : 3438
- Jumlah KK : 1835
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Kelurahanringlang di dukung oleh 10
tenaga yang terdiri dari 6 tenaga PNS dan 4 Non PNS,. terbagi dalam Jabatan Sruktural 4
orang, staf 2 orang dan ek Perangkat Desa 2 orang
A. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Sekretaris Kelurahan sesuai dengan Peraturan Walikota Pekalongan Nomor 67 Tahun
2013, mempunyai rincian tugas jabatan Sekretaris Kelurahan sebagai berikut :
1. Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum.
2. Menyelenggarakan administrasi surat menyurat dan urusan rumah tangga.
3. Menyelenggarakan dan mengolah serta membuat laporan administrasi
kepegawaian
4. Mengarahkan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran
Merumuskan sasaran program kerja pengelolaan administrasi umum.
5. Mengkoordinasikan prencanaan,pengadaan dan pemeliharaan barang inventaris
serta perlengkapan kantor
6. Menyelenggarakan pelayanan umum
7. Menyelenggaraakan pengawasan dan pengkoordinasiana penyelenggaran kegiatan
6. dikantor kelurahan.
8. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan (SP)
9. Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar Pelayanan
(SP).
10.Mengevaluasi pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan atau Standar
Pelayanan (SP)
11.Mengatur pelaksanaan tugas bawahan dengan memberi petunjuk dan arahan.
12.Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan secara rutin guna peningkatan kinerja.
13.Memberikan penilaian kinerja bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
14.Menjabarkan perintah atasan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran
pelaksanaan tugas.
15.Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan pengambilan
keputusan.
16.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai dengan peraturan yang
berlaku sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaaksanaan tugas.
17.Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas secara berkala agar
tercapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.
18.Mengevaluasi, membina, mengawasi, mengendaalikan dan melaporkan
pelaksanaan program dan kegiatan.
19.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugas
dan fungsinya.
Dalam menangani pengeloaan kearsipan Sekretariat Kelurahan Pringlangu
belum sesuai dengan tata kelola kearsipan yang benar, karena daalam pengelolaan
kearsipannya masih melakukaan penyimpanan arsip belum sesuai dengan
klasifikasi , sehingga pencarian kembali arsip yang dibutuhkan sulit / lama, karena
masih banyak arsip yang diletakan diatas meja belum disimpan sesuai dengan
kepentingannya.
Agar penataan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, maka diperlukan suatu
penataan kembali arsip sesuai dengan kode klasifikasi yang ada sehingga dapat
mempermudah dalam pencarian arsip.
7. B. Identifikasi Permasalahan
a. Belum optimalnya penataan kearsipan
Penataan kearsipan yang dilaksanakan selama ini masih acak-acakan belum sesuai
dengan peraturan kearsipan
b. Belum tertatanya dengan baik sistem kearsipan karena tidak ada petugas khusus
untuk menata arsip.
c. Kurangnya SDM dan Sarana prasarana guna penataan kearsipan
Untuk memotret kondisi riil permasalahan utama diatas yang ada di kelurahan
Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan dilakukan satu alat analisis
dengan menggunakan Force Field Analyzis dengan harapan jika faktor pendukung dan
penghambat dapat diketahui dengan baik maka intervensi yang dilakukan dapat lebih tepat.
Adapun hasil analisisnya sebagai berikut :
Tabel 2
Analisa Kekuatan Medan
Penataan Arsip Terpadu di Kelurahan Pringlangu Kec. Pekalongan Barat
Kota Pekalongan
8. Gambar 1 :
FORCE FIELD ANALYSIS (1951)
FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHAMBAT
1. Adanya dukungan Intern
2. UU No.43/2009 dan Perwal
Pekalongan No.46 / 2013
3. Adanya ruang yang representatif
Skor =15
1. Kurangnya pemahaman tata cara
penyelenggaraan kearsipan
2. Kurangnya sarana dan prasarana
3. Kurangnya SDM yang memadai
Skor =12
5 4 3 2 1 1 2 3 4 5
Analisis Kekuatan Penghambat Utama :
H1 Pelaksanaan kearsipan dapat berjalan dengan tertib dan lancar
H2 Adanya sarana dan prasarana yang memadai
H3 Pengelola kerasipan diikut sertakan dalam Bintek
Analisis Kekuatan Pendorong Utama
D1 Adanya komitmen pimpinan untuk mendorong kemajuan dalam pelaksanaan
pengelolaan kearsipan
D2 Memberikan kewajiban untuk tertib administrasi guna memenuhi transparansi
D3 Sarana dan prasarana untuk penyimpanan kearsipan dibutuhkan ruang khusus yang
reprensentatif sehingga semua berkas kearsipan dapat tersimpan dengan aman.
(5)
(5)
(4)
(4)
(4)
Terlaksananya Optimalisasi Penataa Arsip di Kelurahan
Pringlangu Kec. Pekalongan Barat Kota Pekalongan
(5)
9. Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa langkah-langkah intervensinya sebagai berikut :
1 Perlunya penataan arsip yang sesuai dengan peraturan yang berlaku
2 .Menyiapkan ruang khusus untuk arsip, sehingga mempermudah pencarian arsip dan
mencegah kerusakan arsip
3. Dari hasil Benchmarking di Kabapaten Bantul di Desa Panggungharjo Kecamatan Sewon
kami mendapatkan temuan inovasi bahwa pengelolaan Arsip didesa tersebut ada seorang
arsiparis
C.Target Area Perubahan
LURAH
Kasi
Pemerintahan
Sek. Kelurahan
Kasi TrantibKasi Kesmas
Kasi
Pembangunan
Belum Optimalnya Penataan Arsip di Kelurahan
Pringlangu Kec,Pekalongan Barat Kota Pekalongan
10. Dalam proyek perubahan ini dengan area perubahan pada tata Kelola.
Adapun data administrasi sebagai berikut :
• Tahun 2012 surat masuk sebanyak 1000 buah
• Tahun 2012 surat keluar sebanyak= 200
• Tahun 2013 surat masuk sebanyak
• Tahun 2013 surat keluar sebanyak
• Buku mutasi tanah
• Buku Register Pindah Penduduk
• Buku Register KK
• Buku Register KTP
• Buku Register Legalisasi umum
• Ruang Khusus Arsip
3. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek
a. Melakukan penataan kearsipan secara terpadu
b. Menyediakan ruang khusus arsip
B. Jangka Menengah
Melakukan pengelolaan kearsipan sesuai prosedur dan sesuai dengan aturan yang berlaku
C. Jangka Panjang
Melakukan pelayanan
4. MANFAAT
Kegiatan Penataan arsip terpadu di Kelurahan Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota
Pekalongan adalah meningkatnya penaganan kearsipan meliputi tertatanya arsip, tertibnya
proses surat menyurat, tersedia data yang valid di Kelurahan Pringlangu Kecamatan
Pekalongan Barat Kota Pekalongan.
1. Manfaat bagi Sekretaris mempermudah pecarian arsip sehingga memudahkan
pekerjaan
2. Manfaat bagi SKPD adalah menjamin keamanan dan ketersediaan arsip yang autentik
dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
11. pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
3. Manfaat bagi Pemerintah Kota adalah terutama Kantor Perpustakaan Daerah kita
mendukung programnya dan melaksanakan Peraturan Walikota Pekalongan No.46
tahun 2013
4. Manfaat bagi masyarakat adalah mempercepat pelayanan
5 RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam Optimasisasi Penataan Arsip Kelurahan
Pringlangu Kecamatan Pekalongan Barat Kota Pekalongan sebagai berikut :
1. Melakukan rapat dengan unit-unit terkait
2. Pembentukan Tim Pengelola kearsipan
3. Mengadakan sosialisasi pengelolaan kearsipan
4. Menyediakan ruang khusus arsip, untuk menunjang tertib dan amannya arsip
5. Pelaksanaan penataan arsip
06.OUTPUT KUNCI(KEY PROJECT DELIVERABLE)
Nama Deskripsi
A.Jangka pendek
1. Terlaksananya rapat –
rapat dengan unit-unit
terkait.
2. Terbentuknya tim
pelaksana
pengelolaan kearsipan
3. Penyiapan Sarpras arsip
4. Tersosialisasinya sistem
kearsipan
5. Adanya tenaga yang
menguasai teknis
pengelolaan kearsipan
Rapat persiapan dalam rangka
pelaksaanaan pengeloaan kearsipan
Tim pelaksana pengelolaan kearsipan yang akan
bekerja daan bertanggung jawab berjalannya
proyek perubahan
Dengan adanya ruangan khusus mempermudah
Pencaraian arsip dan kerusakan arsip
Dengan diadakan sosialisasi kepada seluruh
pegawai Kelurahan tentang pengelolaan
kearsipan yang benar
Dengan pelatihan diharapkan bisa menata arsip
dengan benar
12. 6. Terlaksananya uji coba
Pengelolan kearsipan
B.Jangka Menengah
Adanya pengelolaan
kearsipan sesuai aturan
yang berlaku
C.Jangka Panjang
Tersedianya pelayanan
kearsipan yang optimal
Dengan berjalannya area perubahan ini
diharapkan kearsipan berjalan dengan baik
Dengan terlaksananya pelayanan kearsipan yang
benar data tersedia dapat
dipertanggungjawabkan.
Dengan pelayanan kearsipan secara optimal
diharapkan meningkatkan mutu pelayanan.
07.PENTAHAPAN (MILESTONES)
NO TAHAP UTAMA WAKTU
1.
2.
3.
a. Jangka Pendek
1. Kesepakatan untuk melakukan
perubahan pengelolaan kearsipan
2. Pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan
3. Penentuan sistem kearsipan
4. Penyiapan sarpras Arsip
5. Sosialisasi
6. Uji Coba Pengelolaan Arsip/ pelatihan
b. Jangka Menengah
1. Monitoring dan evaluasi Pengelola arsip
2. Pelaksanaan Pengelola arsip terpadu
c. Jangka Panjang
1. Pelayanan arsip terpadu
Minggu ke 3 September 2014
Minggu ke 3 September 2014
Minggu ke 4 September 2014
Minggu ke 1 Oktober 2014
minggu ke 2 Oktober 2014
Minggu ke 3 Oktober s/d , 3
Nopember 2014
Sampai akhir 2014
Tahun 2015
13. 08.TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR DESKRIPSI
(Penjelasan peran masing-masing
dalam penyelenggaraan proyek
perubahan)
Contoh :
• Sponsor
1. Memberikan persetujuan,
dukungan, arahan adanya proyek
perubahan
2. Mengkoordinasikan kegiatan
3. Membantu menyelesaikan
hambatan
• Project Leader
1. Memimpin jalannya proyek
perubahan mulai dari
merencanakan,
mengkoordinasikan, membentuk
Tim Pelaksana, penjadwalan,
memotitor dan evaluasi dengan
bimbingan sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan strategi
kepada Tim
3. Menyusun rencana kerja Tim
4. Melakukan komunikasi dengan
daan kesepakataan dengan
Stakeholders
5. Melaporkan pelaksanaan proyek
dan hasilnya kepada Lurah
6. Menyelesaikan masalah yang
tidak dapat diselesaikan oleh Tim
• Tim Sosialisasi sistem kearsipa
Bertugas mensosialisasi sistem
kearsipan yang sesuai dengan aturan
yang berlaku
• Tim Penyiapan Sarpras arsip
Bertugas menyiapkan feling kabinet
dan pengecataan ruangan
• Tim Penataan Sistem kearsipan
Bertugas melakukan penataan arsip
mulai awal tahun 2014
Tim
Pengelola
kearsipan
Coach
………………..
Counselor
Tim
Sosialisasi
Project Leader
Sekretaris kelurahan
……………………
Sponsor
Lurah
Tim
Sarpas
arsip
Tim
Penataan
Arsip
14. • Tim Pengelola kearsipan
Mengelola dari awal sampai akhir
• Coach / Couselor
1. Melakukan diskusi dan
memberikan maasukan daalam
menyusun rancangan proyek
2. Memonitor kegiataan peserta
selama Takin Ownership
3. Membantu melakukan intervensi
bila peserta mengalaami
permasalahan sebatas
kewenangan
4. Melakukan komunikasi dengan
mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Taaking ownership
5. Membantu dokumentasi proses
dan memonitor perkembangan
hasil sesuai dengan yang
diharapkan.
09.ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI
Rp. 1.000.000,- ( satu juta rupiah )
Rp. 390.000,- ( tiga ratus sembilan puluh ribu
rupiah )
Estimasi anggaran digunakan untuk perbaikan
ruangan
(Dibebankan pada APBD II )
Estimasi anggaran digunakan untu k :
1.Konsumsi rapat koordinasi pelaksanaan
proyek perubahan 15 orang x Rp. 10.000 =
Rp. 150.000,-
2. Konsumsi rapat Sosialisas Penglolaan
kearsipan.15 orang x Rp.10.000 =
Rp.150.000,-
3. konsumsi untuk evaluasi pelaksanaan
pengelolaaan kearsipan.
3 kl x 3 orang x Rp.10.000 = Rp.90.000,-
( Dibebankan swadaya )
15. 10.IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
1 Promotors 1. Lurah
2 Latens 2.Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
3 Defenders 1.Kasi Pemerintahan
2.Kasi Kesejahteraan Masyarakat
3.Kasi Pembangunan
4.Kasi Keamanan dan Ketertiban
4 Apathetic 1.LPM
2.RT
3.Masyarakat
4.Staf
NET MAP
Sekretaris
Lurah
Sekretaris
Lurah
Kasi
Pemerintahan
Kasi
Pemerintahan
Kasi
Kesmas
Kasi
Kesmas
StafStaf
KPADKPAD
Stakeholde
r Internal
Stakeholde
r Internal
Stakeholde
r Eksternal
Stakeholde
r Eksternal
++ : Sangat Berpengaruh
+ : Berpengaruh
++
LurahLurah
++
++
++
++
+
RTRT
+
+
LPMLPM
MasyarakatMasyarakat
+
++ Kasi
Trantib
Kasi
Trantib
Kasi
Pemb.
Kasi
Pemb.
16. 1. Lingkaran Stakeholder (Stakeholder Circle)’. Tahapan dalam membuat pemetaan
dan analisis stakeholder adalah sebagai berikut:
a) Identifikasi stakeholder;
b) Prioritas (Prioritise) stakeholder;
c) Visualisasi stakeholder;
d) Pelibatan (Engage) stakeholder; dan
e) Monitor stakeholder.
2. Urutan prioritas stakeholder ditentukan berdasarkan indikator:
a) Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan keberhasilan proyek;
b) Proximity (tingkat keterlibatan langsung) di dalam proyek;
c) Interest (kepentingan), kepentingan stakeholder dalam proyek.
Tabel I : Indikator Penilaian Kekuatan Pengaruh Stakeholder
Preferensi
Definisi
Konsep
Definisi Operasional
Power
(kekuatan
Pengaruh)
Kewenangan
formal untuk
mengambil
keputusan
1 2 3 4
Tidak
memiliki
kewenangan
Terbatas
hanya pada 1
fungsi
Beberapa
fungsi
Penuh pada
semua
fungsi
Proximity
(Keterlibatan)
Keterlibatan
secara
langsung
pada proyek
Tidak terlibat
langsung
Pada satu
tahap saja
Pada
beberapa
tahap
Terlibat
pada setiap
tahapan
Interest
(Kepentingan)
Kepentingan
terhadap
proyek
Tidak
memiliki
kepentingan
Satu
kepentingan
Beberapa
kepentingan
Kepentinga
n penuh
Sumber: modifyng Derek Walker, et. al., 2008
17. Tabel 2. Matriks Kekuatan Pengaruh Stakeholder
No Stakeholder
Power Proximity interest
Skor
INTERNAL
1 Lurah 4 4 4 12
2 Kasi Pemerintahan 2 4 4 10
3 Kasi Kesmas 2 4 4 10
4. Kasi Trantib 2 4 4 10
5. Kasi Pembangunan 2 4 4 10
6 Staf 1 2 4 7
EKSTERNAL
1. Kasi Arsip KPAD 1 4 4 9
2. RT 1 1 4 6
3 LPM 1 1 4 6
4. Masyarakat 1 1 4 6
Jumlah 86
Nilai Tertinggi = ∑ Indikator x Bobot tertinggi = 3 x 4 = 12 ;
Nilai Terendah = ∑ Indikator x bobot terendah = 3 x 1 = 3
Rentang = Nilai Tertinggi – Nilai Terendah = 12 – 3 = 9
Interval =
Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan stakeholder berdasarkan
pengaruh/minat/ kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3 – 5,25 simbul (- -) : Tidak punya
minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. ( Monitor terus golongan ini, tapi jangan
sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan
2. Latens (High Power, less interested people) nilai 5,26 – 7,51 simbul (- +) : Punya
minat/kepentingan dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar tetap
18. Peng
aruh
puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan pesan kita)
3. Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52 - 9,77 simbul (- +)
Punya minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg masuk
golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg mereka untuk
memastikan tidak ada masalah
4. Promoters (High Power, High Interested people) 9,78 – 12 7 simbul (- +) : Punya
minat/kepentingan dan punya pengaruh ( Harus melibatkan orang orang tersebut
karena memiliki pengaruh besar)
Mapping Stakeholders
tinggi
rendah interes tinggi
LATENS
Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daearh
LATENS
Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daearh
PROMOTERS
Lurah
PROMOTERS
Lurah
APATHETIC
Lembaga Pemberdayaan
Masy
Rukun Tetangga
Masyarakat
Staf
APATHETIC
Lembaga Pemberdayaan
Masy
Rukun Tetangga
Masyarakat
Staf
DEFENDER
Kasi Pemerintahan
Kasi Pembangunan
Kasi Kesejahteran masy
Kasi Trantib
DEFENDER
Kasi Pemerintahan
Kasi Pembangunan
Kasi Kesejahteran masy
Kasi Trantib
19. 1.PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF (TEAM WORK)
NO DESKRIPSI
1 • Sponsor
a. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan
b. Mengkoordinasikan kegiatan
c. Membantu menyelesaikan hambatan
• Coach / Couselor
a. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan
proyek
b. Memonitor kegiataan peserta selama Takin Ownership
c. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalaami permasalahan sebatas
kewenangan
d. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap
Taaking ownership
e. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai
dengan yang diharapkan.
• Tim I Penataan Sistem Kearsipan
• Tim Penyiapan Sarpras
• Tim III Sosialisasi sistem Kearsipan
• Tim IV Pengelola kearsipan
2 Jangka waktu berlakunya tim sampai dengan terlaksananya proyek perubahan dengan
etika dan mekanisme tim kerja untuk saling koordinasi, melapor, saling menghargai dan
bersama-sama melaksanakan proyek perubahan,
12.IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
NO DESKRIPSI
1 POTENSI KENDALA
1. Kurangnya Motivasi
2. Persepsi anggota tim yang berbeda
3. Kurang soliditas tim
2 RESIKO
1. Hasilnya tidak sesuai yang telah direncanakaan
2. Proyek perubahan tidak berjalan sesui jadwal
3 SRATEGI MENGATASI MASALAH
1. Memberikan motifasi kepada semua tim perlu/penting proyek perubahan yang
akan dilaksanakan.
2. Membuat Komitmen bersama dengan seluruh tim
Agar lebih valid dapat dibantu dengan matriks Analisis Persoalan Potensial ketika nanti proyek
perubahan ini diimplementasikan (contoh terlampir)
20. 13.KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1.KRETERIA
a. Tersidianya ruang khusus arsip ( dana Rp.1.000.000,- ) 100 %
b. Tercapainya kesepakataan untuk melakukan perubahan Pengelolaan kearsipan
c. Meningkatnya pengetahuan SDM Pegawai Kelurahan tentang pengelolaan kearsipan
d. Tercapainya Pelaksanaan pengelolaan kearsipan
e.Tercapainya Monitoring pelaksanaan kearsipan
f. Tercapainya evaluasi pengelolaan kearsipan
2, FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
a.Dukungan dari Tim, Mentor, dan stakehorders
b.Terlaksananya kegiatan penataan Kearsipan
14.DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
No
.
Kegiatan
Capaian
Target Waktu
1. Rapat pembentukan Tim Koordinasi agar
mendapatkan
dukungan
16 September 2014
2. Penyusunan SK Tim Terbentuknya Tim
Pengelola Kearsipan
dengan SK Lurah
17 s/d 18 September
2014
3. Konsultasi dengan KPAD
untuk diadakan Sosialisasi
dan pelatihan penyusunan
arsip
Mendapatkan jadwal
Sosialisasi dan
pelatihan
19 September 2014
4 FGD sistem Arsip Kesepakatan
penggunaan Sistem
Kearsipan
22 September 2014
4 Penyiapan ruangan Tersedianya ruangan
Khusus
23 s/d 30 September
2014
5 Penyiapan Peralatan Tersedianya
peralatan kearsipan
1 s/d 4 Oktober 2014
21. 6. Penataan ruangan arsip
terpadu
Tertatanya ruangan
arsip
6 s/d 10 Oktober 2014
7. Sosialisasi Internal Semua Pegawai
Kelurahan Pelaporan
13 Oktober 2014
8. Bintek tim Pengelola
Kearsipan
Tenaga khusus
mampu mengelola
arsip
14 s/d 16 Oktober 2014
9 Uji Coba Pengelolaan arsip Semua arsip
disimpan disatu
ruangan
16 Oktober s/d 17
Nopember 2014
15.PERSETUJUAN
Pekalongan, September 2014
Project Sponsor : Atasan peserta
………………………………….
…………………………………
NIP……………………………….