Kongre Turizmi ve Fuarcılık 12

1
İÇİNDEKİLER
1 Fuar Organizasyonları
1.1. Fuar Organizasyonunun Amaçları
1.2. Fuar Organizasyonunun Özellikleri
1.3. Fuar ve Sergi Katılım Kararı
1.4. Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme

Fuarcılık ve Fuar Organizasyonu
Fuar Organizasyonunun Amaçları
Fuar Organizasyonunun Özellikleri
Fuar ve Sergi Katılım Kararı
Fuar Organizasyonlarında Bütçeleme
2

1. FUAR ORGANİZASYONLARI
3
Fuar organizasyonu; fuar öncesi, fuar sırasında ve sonrasında çok sayıdaki
konuda karar vermeyi gerektiren oldukça karmaşık bir dizi olaylar bütünüdür. O
nedenledir ki fuar organizasyonu bilgi, özellikle uluslar arası fuarcılıkta
deneyim gerektirir. Daha önce defalarca yaptığınız bir ayrıntının, o kez
gerçekleşmemesi durumunda yapılacak iş yada karar ancak bilgi ve birikim ile
mümkün olmaktadır.

1. FUAR ORGANİZASYONLARI
4
 Fuar organizasyonu, fuara iştirak edecek katılımcı ve ziyaretçilerin
ihtiyaçları, istekleri göz önüne alınarak, zaman ve mekanın belirlenmesi,
fuarın yapılabilmesi için gerekli tüm alt ve üst yapının oluşturulmasına
ilişkin çabaların tümüdür şeklinde de tanımlanabilir.
 Fuar organizasyonları bu konuda uzmanlaşmış fuar organizasyon şirketleri
tarafından düzenlenmektedir. Bu şirketler, organize ettikleri fuarlarla ilgili
sektörün değişen trendlerini katılımcı ve ziyaretçilere sunmaya
çalışmaktadırlar. Fuarlar, organizatörlerce çok uzun zaman önce
planlanırlar. Çünkü, fuar organizasyonları geniş kapsamlı çalışmaları
kapsamaktadır.
Aymankuy, 2010; Özer, 2010

1 FUAR ORGANİZASYONLARI
5
Firmalar, bir fuara katılım kararı ve seçimi şu görüşleri göz önünde
bulundurmalıdır;
• Bütün rakiplerin de orada olacak o halde en iyi şekilde temsil edilmeliyim,
• Bir fuara katılmaya karar verirsem o fuardan maksimum faydayı elde
etmeliyim, aksi halde fuara katılmak gereksiz iş gezisinden veya gösterişten
öteye gitmeyecektir.

1.1. FUAR ORGANİZASYONUNUN AMAÇLARI
6
Katılımcıların, ürün ve hizmetlerini sağlıklı bir ortamda tanıtmalarını
sağlamak,
Ziyaretçi ve ziyaretçilerin ürün ve hizmetler hakkında bilgi edinmelerini
sağlamak,
Fuarın yapıldığı kentin veya ülkenin imajına katkıda bulunmak,
Kentsel doku içerisinde hoş bir rekreasyon alanı yaratmak.

a) Fuar organizasyonunun belli bir yerde yapılması.
 Fuarların, gelişmiş ve coğrafi olduğu kadar sektörel bazda da belli bir imajı olan
bir kentleşme yapısı olması ön koşuldur. Fuarların, kentleşme yapısı içinde
olması;
• Ulaşım ağı içinde olması, mal ve hizmetlerin taşınmasında, nakliyesinde ve
fuarlara kişilerin turist kimliğinde gelmelerinde büyük kolaylık sağlar.
• Ziyaretçi ve katılımcıların fuar sürecine konaklamalarını daha elverişli kapasite
ve şartlarda mümkün kılar.
• Fuarların yapıldığı yerin sahip olduğu fuarcılık imajı, daha çok ziyaretçinin
fuarlara gelmesine neden olabilir.
1.2. FUAR ORGANİZASYONUNUN ÖZELLİKLERİ
7Aymankuy, 2010; Özer, 2010

8
 Fuarların kentleşme yapısı içinde olması; yörenin veya kentin ismiyle
anılmasını da zorunlu kılmıştır. Bu da bölgenin veya kentin imajını, fuar
vasıtasıyla arttırmasına neden olur. Bunun için, çoğu kez, fuarlar kentsel
imajın simgelerinden birini oluşturmaktadırlar.

9
b) Fuar organizasyonlarının belli zaman ve sürelerde yapılması.
 Hemen her ürünün veya malın, üretim veya tüketim açısından maksimize
olduğu zamanı vardır. Bu koşullara bağlı olarak, pazarlama da uygun
kesişme olayının bir enstrümanı olarak kabul edilir. Dolayısıyla fuarların
oluşum zamanını ürünün, üretimin ve talep yoğunluğunun olabilceği evreler
belirleyecektir.
 Fuarların zamanını tayin eden başlıca iki faktör vardır. Bunlardan biri,
üretime veya arza bağlı olan katılımcılar, diğeri ise tüketiciye bağlı olan
ziyaretçilerdir.
 Fuar için saptanan zamanın her yıl aynı zaman dilimi civarında
tekrarlanmasına özen gösterilir. Her zaman aynı takvim gününde olması
zorunlu değildir. En fazla bir haftalık opsiyon içinde olması gereklidir.

10
Fuarlardaki bu tekrarlama süresi her yıl olmayabilir. Örneğin; IFEX
(International Flower Exhibition) Londra’da her iki yılda bir yapılmaktadır.
Fuarlarda başlama tarihi kadar fuarın süresi de önemlidir. Günümüzdeki fuar
organizasyonları incelendiğinde üç günden az, beş aydan daha uzun süreli
fuarlar görülmemektedir. Fakat fuarlar çoğunlukla 7 ila 30 gün arasında
yapılmaktadır.
Fuar organizasyon şirketleri, fuar tarihini saptayarak, en az 6 ay önceden ilgili
sosyal yapılara ilan ederler. Bu süre uluslar arası fuarlar için 1 yıl olarak
uygulanmaktadır.

11
c) Fuar organizasyonlarının amaçlarından biri de mal ve ürünlerle,
hizmetlerin pazarlanmasıdır.
 Bu husus özellikten çok fuar organizasyonlarının en başta gelen
amaçlarından biridir. Çünkü, fuarların bütün aktiviteleri ve girişimleri ürün ve
hizmetlerin pazarlanmasına yöneliktir.
Daha önceden de ifade edildiği gibi fuarlar, bir pazarlama aracıdır. Fuarlar,
pazarlama zincirini oluşturan etkenleri ve katmanları motive eden ve onları
düzenli bir şekilde bir araya getiren bir pazarlama enstrümanıdır.

12
Fuarlarda herhangi bir ürünün pazarlanması için sergilenmesi, genellikle o
ürünün hammaddesinde, mamulüne, yan ürününden, üretime esas olan araç ve
gereçlere değin kapsamlı bir bütünlük içinde olmaktadır.

d) Bilgi ve kültür alışverişini sağlamak.
Genellikle iyi organize edilmiş her büyük fuarda, katılımcılar ve ziyaretçiler aynı
salonda toplanırlar. Bu toplantının biçimi konferans, panel vb. şekilde olabilmektedir.
Buradaki amaç, katılımcılarla ziyaretçiler arasında teknik bilgi alış verişini sağlamak,
belli ticari sorunları diyaloglara çözümlemektedir.

Katılımcılarla ziyaretçilerin ilişkilerinin odak noktaları, teknik ve ticari öğelerdir.
Bu sorunlar, böylesi genel karakterdeki toplantılarla sağlanabildiği gibi katılımcılar,
potansiyel müşteri durumundaki ziyaretçileri, bilgilendirme yolu ile kazanmak için
özel aydınlatıcı toplantılar, prezantasyon gösterileri yaparlar ve gerektiğinde diğer
iletişim tekniklerini de kullanırlar.

e) Fuar organizasyonları ile insanlar eğlenceli vakit geçirirler.
Fuarlarda, ürün prezantasyonları bir yarışma ortamı içinde yapılırlar. Çünkü
fuardaki firmalar arasında ürün rekabeti mevcuttur. Dolayısıyla, fuardaki reklam
yoluyla yapılan yarışma biçim, estetik vitrinleme ve dizaynın yanı sıra ziyaretçilerin
sergilenen ürünlerle ilgisini çekecek sunumların yapılması bütün reklam unsurlarının
kullanılmasıyla olacaktır. Yapılan bu düzenlemeler fuarlara canlılık ve hoş bir
görünüm sağlayacaktır.
Fuar alanlarını sadece ticari ve teknik malzemelerin ve hizmetlerin tanıtıldığı yer
olmak görmek yanlış olur. Fuar alanlarında yeme-içme hizmetleri, eğlence hizmetleri
veren bölümler de mevcuttur.

16
 Firmalar, fuara katılım kararı vermişler ise, karar önce katılmak istenilen
fuarın türü, biçimi, yeri ve onun, katılımcı ve ziyaretçi açısından firmaya ne
ölçüde cevap vereceğini araştırması gerekmektedir.
 Her şeyden önce, fuar ve serginin tür ve konusunun işletmenin iş alanına
girdiği tespit edildikten sonra onun hitap ettiği pazara bakılır. Firmanın
fuara katılımının hedefi olan, yeni pazarlar bulma, pazar payını genişletme
ve imaj oluşturma, pazarı ve imajı koruma vb. konulardaki beklentilerine
cevap verip vermeyeceği analiz edilir.

 İhtisas fuarlarına katılım kararı, firma içerisinde pazarlamaya ilişkin tüm
soruların yanıtlanmasından sonra alınabilir. İhtisas fuarlarına artık yalnızca
satışın bir aracı olarak bakılmamaktadır. İhtisas fuarlarında pazarlama,
bilgilendirmek anlamındadır.
 Fuar dışında hemen hemen hiçbir pazarlama aracı firmaya, firma ve ürünlerinin
tanıtımı yanında, müşteri ile bizzat ilgilenebilmesi olanağını da sunma imkanına
sahip değildir.

1.3 Fuar ve Sergi Katılım Kararı
18
Teknolojik gelişme ile birlikte deneyimlerin ve sözlü iletişimlerin yeri iş
dünyasında giderek önem kazanırken, ulusal ve uluslar arası rekabette de başarı
stratejisi olarak yakın müşteri ilişkileri en önemli araç haline gelmiştir. Birçok
pazarlama yöntemi potansiyel müşterilerine yerlerinde ulaşma ilkesine
dayanmaktadır. İhtisas fuarlarında ise potansiyel müşterilerin kendi istekleri ile
ürüne yaklaşmaları soru ve ihtiyaçlarını bizzat yetkililere sorma şansı ortaya
koyması, fuarları bir pazarlama aracı olarak gören firmalar için başka hiçbir
pazarlama ve tanıtma aracının sağlayamadığı bir imkandır.

Fuarlara katılımdan beklenen faydaların gerçekleşebilmesi ancak, sağlıklı bir
bütçelemenin yapılmasına ve fuara katılım kararı veren firmanın yeterli bir finansal
güce sahip olması ile mümkündür.
Gerek ulusal, gerekse uluslar arası fuarlara katılacak tüm firmaların modern
işletmecilik anlayışının da bir gereği olarak bütçe hazırlamaları gereklidir. Böylece
eldeki sınırlı finansal imkanların hem daha verimli ve amaca uygun kullanımı
sağlanmış olacak, hem de yapılacak işler için bütçeden paylar ayrıldığından, işlerin
ayrıntısı da planlanmış olacaktır.

 Bütçelemede maliyet faktörü şu başlıklar altında toplanmaktadır:
a) Organizatöre ödenecek ücretler,
b) Sergi için yapılacak harcamalar,
c) Stand donanımlarının maliyeti,
d) Reklam, halkla ilişkiler ve satış promosyon maliyeti,
e) Personel giderleri.

A. Organizatör Ücretleri
21
 Organizatör ücretleri dendiğinde akla fuardaki stand ücretleri gelmektedir.
Fuarlarda stand ücretleri genellikle metrekare baz alınarak hesaplanır. Bu
bakımdan fuarlarda minimum stand alanı ve buna bağlı olarak da minimum
ücret vardır. O nedenle katılımcılara minimum alan ve ücretten başlayarak
yaklaşık 6-8 adet farklı seçenek sunulur.
 Genelde organizatörler bu stand yapısını ve fuar alanının planını, karolajlı
bir zeminde gösterirler. Bundan amaç, katılımcı standını seçerken, kendine
yeterli alana sahip bir standı seçmesine yardımcı olmaktır. Katılımcı, bu
karolajla, sergileyeceği objelerin ölçüleriyle değerlendirme yapma imkanı
bulacaktır.

Bu harcama grubu içerisinde en önemli gider kalemi, taşıma ve seyahat giderleridir.
Sergilenecek malzemelerin sergi alanına taşınması, özellikle yurt dışı fuarlar için
büyük bir problem oluşturmaktadır.
Bazı durumlarda katılımcıların getirdikleri malların stoklanması gereği duyulabilir.
Bu gibi durumlarda stoklama giderleri de gözden uzak tutulmamalıdır.
Özellikler yurtdışı fuarlarda en önemli unsur gümrükleme gideridir. Bu konuda da
resmi makamlarca ilgili mevzuatlar uyarınca uluslar arası fuarlara katılımlar
belgelendiğinde gerekli muafiyet ve istisnalardan faydalanılmaktadır.
B. Sergi Harcamaları

B. Sergi Harcamaları
23
Fuar ile ilgili ortaya çıkabilecek bir başka gider de, sergilenecek objeler için
veya standın çekiciliğini arttırmak için maketler ya da dekorasyon için
ödenmesi muhtemel ücretlerdir.
Ortaya çıkabilecek bir başka gider kalemi de sigorta giderleridir. Fuarda
sergilenecek maddi değerleri fazla olan mal ya da malzemelerin sigortalanması
gerekmektedir.

C. Stand Oluşumunda Kullanılacak Malzemelerin Maliyeti
24
 Stand donanımları, sergilenecek objelerin yapısına ve standlara sahip olma
durumlarına göre değişkenlik arz eder. Katılımcı firmalar fuar alanlarında
sadece belirlenen alanı kiralarlar ve bu alanın sınırları içinde kendine göre
düzenleme yapabilirler.
 Katılımcı firmalara sınırları organizatörler tarafından belirlenmiş veya özel
yapılmış malzemelerle belirlenmiş mekanlar kiralanır. Bu mekanlar için
gerekli olacak aydınlatma, büro, haberleşme, su, gaz gibi donanımlar da
organizatörler tarafından kiraya verilmek üzere hazır bulundurulurlar.

C. Stand Oluşumunda Kullanılacak Malzemelerin Maliyeti
25
Standların oluşturulması, maliyet dağıtım şeması içinde en yüksek payı alan
gider unsurudur. Bu ayrıntı katılımcı tarafından öncelikle dikkate alınması
gereken bir unsurdur. Çünkü, fuar olayı için her şeyden önce çekici bir görünüm
olgusu oluşturma oldukça önemlidir.

D. Reklam, Halkla İlişkiler ve Satış Promosyonu
26
Yukarıda ifade edilen çalışmalar fuarda katılımcı firmaların hedef kitleleri
kendine çekmek ve şirket imajını korumak için kullanılan enstrümanlardır. Bu
çalışmalardan bazıları yalnızca bir fuar süresince yapılmaktadır. Bazıları da
sürekli olarak yapılmaya devam etmektedir. Bazı hallerde de bu çalışmalar,
gelecekte tanıtım veya promosyon için kullanılabilecektir.

E. Personel Maliyeti
27
Fuar süresince geçici olarak istihdam edilen personelin ücretleriyle birlikte,
işletmede fuarlar için yapılan görevlendirmeler de bazen ekstra ücretler olarak
kabul edilir. Ayrıca fuar alanında görevlendirilen personel için katlanılan çeşitli
harcamalar da personel maliyeti başlığı içerisinde ifade edilmektedir.

28
2. ÖĞRENME ÇIKTILARI

Bu dersin sonunda öğrenci;
• Fuar Organizasyonunun Amaçlarını,
• Fuar Organizasyonunun Özelliklerini,
• Fuar ve Sergi Katılım Kararını,
• Fuar Organizasyonlarında Bütçelemeyi Öğrenir.

29
1. BİR SONRAKİ DERS İÇİN ÖNERİLER

Fuar organizasyonlarına katılım prosedürü ile ilgili kaynakların
incelenmesi ve katılım formlarının ve stand tiplerinin
araştırılması.

30
3. KONU DEĞERLENDİRME SORU VE CEVAPLARI
DERSİN ADI KONGRE VE FUAR ORGANİZASYONLARI HAFTA NO 4
KONU
BAŞLIĞI
Fuar Organizasyonlarının Amaçları,
Özellikleri ve Bütçeleme YAYIM TARİHİ 19.10.2012

S1 Fuarlardaki stand ücreti aşağıdaki bütçeleme maliyet faktörlerinden hangisinin kapsamına girmektedir?
C1
c
a) Sergi harcamaları
b) Stand donanım harcamaları
c) Organizatör harcamaları
d) Reklam, halkla ilişkiler ve satış promosyon maliyeti
e) Personel giderleri
S2 Fuar bütçesinde maliyet dağıtım şemasında aşağıdaki kalemlerden hangisi en yüksek payı alan gider unsurudur?
C2
e
a) Reklam ve halkla ilişkiler
b) Sergi harcamaları
c) Organizatör ücreti
d) Personel gideri
e) Stand oluşturulması
S3 Aşağıdakilerden hangisi fuar organizasyonunun amaçlarından biri değildir?
C3
d
a) Katılımcıların, ürün ve hizmetlerini sağlıklı bir ortamda tanıtmalarını sağlamak
b) Fuarın yapıldığı kentin veya ülkenin imajına katkıda bulunmak
c) Kentsel doku içerisinde hoş bir rekreasyon alanı yaratmak
d) Fuara kişilerin turist kimliğinde gelmelerinde büyük kolaylık sağlamak
e) Ziyaretçi ve ziyaretçilerin ürün ve hizmetler hakkında bilgi edinmelerini sağlamak

31
S4
Günümüzde fuar organizasyonları incelendiğinde ---- günden az, ----- aydan daha uzun süreli fuarlar görülmemektedir.
Boş yerlere aşağıdakilerden hangisi gelmelidir?
C4
e
a)
7 - 2
b)
5 - 3
c)
2 - 5
d) 7 - 5
e)
3 - 5
S5
Fuar organizasyonları uluslar arası fuarların tarihini saptayarak, en az ne kadar süre önceden ilgili sosyal yapılara ilan
ederler?
C5
d
a) 3 ay
b) 6 ay
c) 9 ay
d) 12 ay
e) 24 ay

32

Ders ile ilgili
tüm soru ve görüşleriniz için
forum saatinde
öğretim elemanıyla
iletişime geçiniz.

33
4. ÖNERİLEN KAYNAKLAR
1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay
Yayıncılık, 2010.
2.ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri
Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal Bilimler
Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

34
5. KAYNAKÇA
1. Kongre Turizmi ve Fuar Organizasyonları, Yrd. Doç. Dr. Yusuf AYMANKUY, Detay
Yayıncılık, 2010.
2. ÖZER Ş., Kongre Turizmi Ve Kapadokya Bölgesindeki Otel İşletmelerinin Kongre Hizmetleri
Yönetiminin İncelenmesi: Kayseri Ve Nevşehir İli Örneği, Nevşehir Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, 2010.

Kongre Turizmi ve Fuarcılık 12

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Kongre Turizmi ve Fuarcılık 12

Similar to Kongre Turizmi ve Fuarcılık 12 (20)

Kongre Turizmi ve Fuarcılık 12