1. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Manuale del sistema di gestione
per l’Energia
In conformità alla Norma ISO 50001
2. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Prefazione
Lo scopo di questo manuale è di fare conoscere al personale
coinvolto, prescrizioni, procedure, istruzioni e norme per poter
seguire le regole stabilite dal Sistema di Gestione Energia (SGE) in
conformità alla norma ISO 50001.
Non è in alcun modo inteso a definire o imporre regole , vincoli o
requisiti aggiuntivi al di là di quanto richiesto da ISO 50001.
La guida specifica i requisiti della norma ISO 50001 ed ha lo scopo
di formulare una politica e stabilire degli obiettivi di efficienza
energetica, tenendo conto delle prescrizioni legislative.
La struttura di questo documento rispecchia l’articolazione della
norma ISO 50001.
La lettura di questo manuale consentirà a dirigenti, ai responsabili
di funzione, ai tecnici e a tutto il personale coinvolto di:
• identificare e aggiornare gli aspetti energetici connessi alle attività,
prodotti o servizi
• attuare le attività di pianificazione, attuazione, controllo,
correzione, audit e riesame, per assicurare nello stesso tempo che la
politica sia soddisfatta e che il sistema stesso rimanga adeguato
anche al cambiamento delle circostanze, compreso il cambiamento
delle leggi cogenti e delle regole volontarie;
• assicurare l’indispensabile integrazione del sistema nel più ampio
sistema di gestione per l’eccellenza mediante il coordinamento delle
politiche, dei metodi, della documentazione operativa e la coerenza
degli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione.
La complessità del sistema di gestione e le risorse dedicate sono e
devono restare coerenti con le dimensioni aziendali e con la natura
delle sue attività.
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Sommario
Prefazione..................................................................................................................................2
Panoramica sul SGE....................................................................................................................6
Principali vantaggi di una corretta implementazione della norma ISO 50001........................................8
Riferimenti normativi .........................................................................................................................9
Definizioni........................................................................................................................................ 10
Principali abbreviazioni .................................................................................................................... 12
Scopo e contenuto di questo manuale .............................................................................................. 13
Requisiti generali/ General requirements .................................................................................15
Scopo e campo di applicazione ......................................................................................................... 16
Responsabilità della Direzione/Management Responsibility .....................................................17
Alta direzione/Top Management ...................................................................................................... 18
Rappresentante della direzione/Management representative ........................................................... 19
Politica/ Energy policy..............................................................................................................21
Definizione della politica..........................................................................................................................................22
Verifica e revisione della politica .............................................................................................................................22
Documentazione e diffusione della politica.............................................................................................................22
Pianificazione/Planning ...........................................................................................................24
Generalità/General .......................................................................................................................... 25
Requisiti di legge ed altri requisiti/Legal obligations and other requirements..................................... 26
Analisi energetica/Energy Review..................................................................................................... 27
Dati energetici di riferimento/Energy Baseline .................................................................................. 29
Indicatori di prestazione energetica/Energy performance indicator ................................................... 30
Obiettivi e programmi/ Energy objectives, targets and programme(s)................................................ 31
Implementazione ed attività operative/ Implementation and operation ...................................32
Generalità/General .......................................................................................................................... 33
Consapevolezza, formazione e competenza/Awareness, training and competence ............................ 34
Consapevolezza........................................................................................................................................................34
Formazione ..............................................................................................................................................................35
Formazione per accrescere le competenze .............................................................................................................35
Competenza.............................................................................................................................................................35
Comunicazione/Communication....................................................................................................... 36
Comunicazione.........................................................................................................................................................36
Comunicazioni interne .............................................................................................................................................36
Comunicazioni esterne.............................................................................................................................................37
Comunicazione passiva ............................................................................................................................................37
Comunicazioni attiva................................................................................................................................................37
Documentazione del SGE/Energy management system documentation ............................................. 38
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Manuale SGE............................................................................................................................................................39
Procedure documentate del sistema di gestione ....................................................................................................39
Istruzioni di lavoro ...................................................................................................................................................39
Piani e programmi....................................................................................................................................................40
Documenti di registrazione......................................................................................................................................40
Documenti di tipo organizzativo gestionale............................................................................................................40
Controllo della documentazione..............................................................................................................................41
Preparazione, approvazione, distribuzione e verifica dei documenti......................................................................41
Documenti di origine esterna ..................................................................................................................................41
Conservazione dei documenti..................................................................................................................................41
Controllo operativo/ Operational control.......................................................................................... 42
Progettazione/ Design...................................................................................................................... 43
Approvvigionamento di energia, beni, attrezzature e servizi energetici/Procurement of energy services,
products, equipment and energy ...................................................................................................... 44
Appaltatori e prestatori di servizi.............................................................................................................................44
Altro personale esterno o visitatori nel luogo di lavoro ..........................................................................................44
Controllo/Checking ..................................................................................................................45
Sorveglianze e Misurazioni/Monitoring, measurement and analysis .................................................. 46
Monitoraggio reattivo o correttivo..........................................................................................................................46
Monitoraggio preventivo o proattivo .....................................................................................................................47
Valutazione del rispetto delle prescrizioni/ Evaluation of compliance with legal requirements and other
requirements ................................................................................................................................... 48
Audit/ Internal audit of the energy management system................................................................... 50
Non conformità, azioni correttive e preventive/ Non conformity, corrective action and preventive
action............................................................................................................................................... 51
Gestione delle Non Conformità/Commenti e delle Azione Correttive/Preventive..................................................51
Implementazione delle AC/AP. ................................................................................................................................52
Chiusura delle NC/Osservazioni e verifica dell’efficacia delle AC/AP ......................................................................52
Registrazione e controllo delle registrazioni/ Control of records ........................................................ 53
Riesame della direzione/Management Review .........................................................................54
Generalità/General .......................................................................................................................... 55
Elementi di ingresso per il riesame/Inputs to management review .................................................... 55
Elementi di uscita/Outputs from management review....................................................................... 56
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Panoramica sul Sistema di Gestione
Energia
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Panoramica sul SGE
Organizzazioni di ogni tipo sono sempre più interessate a raggiungere
e dimostrare buone prestazioni in materia di efficienza energetica,
attraverso il controllo dei loro aspetti significativi per l’energia, in
modo coerente con le loro politiche e obiettivi in materia.Ciò nel
contesto di una normativa sempre più stringente, dello sviluppo di
politiche economiche e di altre misure che favoriscono le buone
prassi per l’efficienza energetica, e di un interesse sempre maggiore
per le problematiche energetiche espresso da tutte le parti
interessate.
Molte organizzazioni hanno intrapreso “diagnosi energetiche” o
“audit” per valutare le proprie prestazioni. Tuttavia, di per sé, tali
azioni possono non essere sufficienti a garantire ad un organizzazione
che le sue prestazioni non solo soddisfano ma anche continueranno a
soddisfare i requisiti definiti dalla legge, dalla politica aziendale e dal
mercato di riferimento.
Per essere efficaci essi devono essere condotti nell’ambito di un
sistema di gestione strutturato, integrato all’interno
dell’organizzazione. Nel caso di un'impresa o organizzazione in senso
più generico, l’obiettivo non è raggiungibile attraverso una semplice
decisione di acquisto: è necessaria una continuità di gestione attenta
e finalizzata, che richiede il coinvolgimento di tutti gli operatori
dell’impresa stessa per poter avere un controllo efficace dei consumi
energetici. Da qui importanza di inserire nelle attività
dell'organizzazione una cultura energetica che interessi tutte le
risorse aziendali ed in particolare quelle che rientrano nei processi più
energivori.
Ad oggi l’unica figura interna all’azienda che ha compiti di gestione e
razionalizzazione dell’uso dell’energia aziendale è l’energy manager,
soggetto introdotto in Italia dalla legge 10/91 con la denominazione
di “responsabile per la conservazione e l’uso razionale dell’energia”,
obbligatorio solo per aziende con consumi superiori ai 10.000 tep
(tonnellate equivalenti di petrolio) per le imprese del settore
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industriale ed ai 1.000 tep per i soggetti non industriali.
Le funzioni dell'energy manager sono:
individuare azioni, interventi, procedure e quant'altro necessario
per promuovere l'uso razionale dell'energia;
assicurare la predisposizione di bilanci energetici in funzione
anche dei parametri economici e degli usi energetici finali;
predisporre i dati energetici di verifica degli interventi effettuati
con contributo dello Stato.
E' necessario una gestione manageriale delle attività energetiche per
far si che l'energy manager operi con funzioni manageriali; l’EM deve
avere grazie al suo ruolo possibilità di incidere nel processo
decisionale e delle scelte tecnologiche precise all’interno di un piano
economico-finanziario. Gli Standard ISO 50001 che riguardano la
gestione dell’Energia intendono in definitiva fornire alle
organizzazioni gli elementi per un SGE efficace e che può essere
integrato con i requisiti per la gestione di altri aspetti, così da aiutare
le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi economici. Questi
Standard così come altri standard internazionali, non sono intesi a
creare barriere commerciali non tariffarie, o per aumentare o
modificare gli obblighi di legge di ogni organizzazione.
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Principali vantaggi di una
corretta implementazione
della norma ISO 50001
Un sistema di gestione energia rappresenta un'importante
opportunità per chi intende affrontare con successo gli aspetti
energetici all'interno della propria realtà, che permette di:
avere un approccio sistemico nella definizione di obiettivi
energetici e nell'individuazione degli strumenti adatti al loro
raggiungimento;
identificare le opportunità di miglioramento;
assicurare il rispetto di tutti i requisiti cogenti;
ridurre i costi legati ai consumi energetici.
L'approccio volontario alla norma permette inoltre di lasciare libere le
organizzazioni di poter fissare quali e quanti obiettivi cercare di
raggiungere e le relative tempistiche di attuazione.
Il successo del sistema dipende dall’impegno da parte di tutti i
livelli e funzioni dell’organizzazione, in particolare da parte dei più
alti livelli direzionali. Un sistema di questo tipo consente a ogni
organizzazione di sviluppare una politica per l’energia stabilire i
suoi obiettivi e processi per assolvere agli impegni definiti nella
sua politica, intraprendere le azioni necessarie al miglioramento
delle prestazioni energetiche, e dimostrare eventualmente la
conformità del sistema stesso ai requisiti stabiliti nella ISO 50001.
Lo scopo generale della ISO 50001 è, in definitiva, supportare e
promuovere buone prassi in materia energetica, compresa
l’autoregolamentazione, in maniera bilanciata con le esigenze
socio-economiche. Si noti che molti dei requisiti possono essere
affrontati simultaneamente, o riconsiderati in qualsiasi momento.
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Riferimenti normativi
Norme principali
Il presente manuale è stato predisposto con specifico riferimento alle
norme:
• ISO 50001 - Energy management systems -- Requirements with
guidance for use.
Altri riferimenti normativi
Per la realizzazione del Sistema sono inoltre state prese in
considerazione le seguenti normative e linee guida:
• ISO 50002:2014 - Energy audits -- Requirements with guidance for
use
• UNI EN ISO 19011:2011 - Linee guida per gli audit dei sistemi di
gestione
Inoltre il Sistema di Gestione dell’Energia tiene conto della
legislazione vigente per ciò che riguarda sicurezza, ambiente ed
altre prescrizioni di legge applicabili
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Definizioni
Le seguenti definizioni sono tratte integralmente dalla norma ISO
50001
3.5 energia: Elettricità, combustibili, vapore, calore, aria compressa ed altri
mezzi simili.
Nota 1 Ai fini della presente norma internazionale, il termine energia fa
riferimento alle varie forme di energia, incluse le rinnovabili, che possono
essere acquistate, immagazzinate, trattate, utilizzate in apparecchiature o in
processi, o recuperate.
Nota 2 L’energia può essere definita come la capacità di un sistema di
produrre attività esterna o produrre lavoro.
3.6 consumo di riferimento (energy baseline): Riferimento(i) quantitativo(i)
che fornisce una base di confronto per le prestazioni energetiche.
Nota 1 Un consumo di riferimento riflette un periodo di tempo specificato.
Nota 2 Un consumo di riferimento può essere normalizzato utilizzando
variabili che influenzano l'uso dell'energia e/o
il suo consumo così come il livello di produzione, i gradi giorno (temperatura
esterna), ecc.
Nota 3 Il consumo di riferimento è anche utilizzato per il calcolo dei risparmi
energetici, come riferimento prima e dopo l'implementazione di azioni per il
miglioramento delle prestazioni energetiche.
3.7 consumo energetico: Quantità di energia utilizzata.
3.8 efficienza energetica: Rapporto o altra relazione quantitativa tra i
risultati in termini di prestazioni, servizi, beni o energia, e l’immissione di
energia.
Esempio: Efficienza di conversione, energia richiesta/energia utilizzata,
output/input, energia teorica utilizzata per funzionare/energia utilizzata per
funzionare.
Nota Sia l'input che l'output sono chiaramente da specificare in quantità e
qualità ed essere misurabili.
3.9 Sistema di gestione dell'energia; SGE: Insieme di elementi correlati o
interagenti per stabilire una politica energetica e obiettivi energetici, e
processi e procedure per conseguire tali obiettivi.
3.10 gruppo di gestione dell'energia: Persona(e) responsabile(i) per
l'effettiva implementazione delle attività del Sistema di gestione dell'energia
e per il raggiungimento del miglioramento della prestazione energetica.
Nota La dimensione e la natura dell'organizzazione, e le risorse disponibili,
determineranno la dimensione del gruppo. Il gruppo può essere costituito da
una persona, per esempio il rappresentante della direzione.
3.11 obiettivo energetico: Prodotto o risultato specifico stabilito al fine di
adeguarsi alla politica energetica dell'organizzazione collegato ad un
miglioramento della prestazione energetica.
3.12 prestazione energetica: Risultati misurabili collegati all'efficienza
energetica (3.8), all’uso dell’energia (3.18) e al consumo dell’energia (3.7).
Nota 1 Nel contesto di un sistema per la gestione dell'energia, i risultati
possono essere misurati confrontandoli alla politica energetica
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dell'organizzazione, agli obiettivi, ai traguardi e ad altri requisiti di
prestazione energetica.
Nota 2 La prestazione energetica è un componente della prestazione del
sistema di gestione dell'energia.
3.13 indicatore di prestazione energetica; EnPI: Valore o misura quantitativa
della prestazione energetica così come definito dall'organizzazione.
Nota Indicatori di prestazione energetica potrebbero essere espressi come
numeri semplici, rapporti o modelli più complessi.
3.14 politica energetica: Dichiarazione dell'organizzazione delle sue
complessive intenzioni e orientamenti collegata alle sue prestazioni
energetiche così come espressa formalmente dall'alta direzione.
Nota La politica energetica rende disponibile uno schema di riferimento per
l'azione e per la determinazione degli obiettivi energetici e dei traguardi
energetici.
3.15 analisi energetica: Determinazione della prestazione energetica
dell'organizzazione basata su dati ed altre informazioni tali da portare
all'identificazione di opportunità di miglioramento.
Nota In altre norme regionali o nazionali, concetti come l'identificazione e
l’analisi di aspetti energetici o di profili energetici sono inclusi nel concetto di
analisi energetica.
Altre definizioni
audit: processo sistematico, indipendente e documentato finalizzato ad
ottenere “evidenza dell’audit” e a valutarla obiettivamente, per determinare
la misura in cui i “criteri dell’audit” sono stati soddisfatti [ISO 9000:2005,
3.9.1]
NOTA 1 Indipendente non significa necessariamente esterno
all’organizzazione. In molti casi, in particolare nelle piccole organizzazioni,
l’indipendenza può essere dimostrata attraverso l’assenza di responsabilità
del verificatore per l’attività oggetto dell’audit
NOTA 2 Per ulteriori indicazioni orientative sull’ “evidenza dell’audit” e i
“criteri dell’audit” si veda la ISO 19011.
azione correttiva: azione attuata per eliminare la causa di una non
conformità (3.11) rilevata o di altre situazioni indesiderate
NOTA 1 Ci possono essere più cause di una non conformità
NOTA 2 Le azioni correttive sono attuate per prevenire il ripetersi di una non
conformità mentre le azioni preventive (3.18) sono attuate per prevenirne
l’accadimento. [ISO 9000:2005, 3.6.5]
documentazione: le informazioni e il loro supporto
NOTA Il supporto può essere cartaceo, magnetico, elettronico, a disco ottico
(CD), fotografico o un originale da campionatura, o una qualsiasi loro
combinazione [ISO 14001:2004, 3.4]
salute e sicurezza sul lavoro (S&SL): condizioni e fattori che influiscono, o
potrebbero influire, sulla salute e sicurezza dei dipendenti o di altri
lavoratori (inclusi lavoratori temporanei e personale di aziende appaltatrici),
visitatori, o di qualsiasi altra persona presente nel luogo di lavoro
NOTA Le organizzazioni possono essere soggette ad obblighi riguardanti la
salute e sicurezza di persone anche al di fuori dei limiti del luogo di lavoro, o
che comunque sono esposte alle attività svolte nel luogo di lavoro
Organizzazione: società, gruppo, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero
una loro parte o combinazione, in forma consociata o no, pubblica o privata,
che abbia una propria struttura operativa e amministrativa.
NOTA Per organizzazioni con più unità operative, una singola unità operativa
può essere definita organizzazione. [ISO 14001:2004, 3.16]
12. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Principali abbreviazioni
RSGE Responsabile Sistema di Gestione Energia
RDD Rappresentante della Direzione
RF Responsabili di Funzione
AU/AD Amministratore Unico – Amministratore Delegato
FA Funzione Aziendale
MA SGE MAnuale Sistema di Gestione Energia
PRO PROcedura documentata
NC Non Conforme
OP Operatori di area
VI Verifiche Ispettive
13. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Scopo e contenuto di
questo manuale
Il presente manuale descrive il SGE e le modalità e i criteri con cui il
sistema è realizzato, gestito e revisionato; descrive la politica,
l’organizzazione, le responsabilità e le modalità con cui vengono
prese le decisioni; permette di identificare, definire, realizzare e
controllare tutte le attività che hanno influenza sugli aspetti
energetici in conformità con la Norma ISO 50001.
Esso costituisce il documento per far conoscere e, in taluni casi,
verificare il SGE adottato. In esso vengono descritti o richiamati
aspetti quali:
- la politica;
- il campo di applicazione;
- il tipo di attività svolte;
- la struttura organizzativa dell'azienda;
- le responsabilità attribuite alle diverse posizioni
organizzative;
- la descrizione di come trovano applicazione i singoli
elementi della norma;
- il richiamo alle procedure tecnico – gestionali del SGE;
- i sistemi di verifica e quelli di correzione.
Il manuale riporta i riferimenti alle procedure attinenti.
Il manuale è predisposto dal Responsabile del SGE.
Il Manuale è disponibile informaticamente a tutti i responsabili delle
funzioni aziendali.
Il manuale può essere distribuito anche all’esterno in copia
controllata (su richiesta) o non controllata. RSGE cura la distribuzione
e la revisione del manuale.
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Requisiti generali
General requirements
15. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Requisiti generali/ General requirements
L’organizzazione con l’adozione del SGE descritto dal presente
manuale, ha fatto propri i principi fondamentali alla base della
norma La norma internazionale ISO 50001 che serviranno a
guidare i responsabili nell’attuare o sviluppare un sistema di
gestione dell’energia. Il Sistema di Gestione della Energia SGE è
quindi stabilito, documentato, attuato e mantenuto attivo e si
propone l’obiettivo di attuare la politica stabilita dalla Direzione e
ottenere il miglioramento delle prestazioni energetiche
rispettando tutti i requisiti della norma ISO 50001.
Lo standard ISO 50001 focalizza l’attenzione sulle prestazioni
dell’organizzazione, il rendimento energetico nello specifico, e
soprattutto richiede che la promozione dell’efficienza energetica
venga considerata lungo tutta catena di distribuzione
dell’organizzazione e, importante novità, che sia un requisito da
richiede ai propri fornitori.
La norma è destinata a fornire alle imprese un quadro di riferimento
per l'integrazione delle prestazioni energetiche nella gestione
quotidiana delle loro attività; inoltre punta a promuovere le migliori
pratiche di gestione dell'energia e cercherà di migliorarne la gestione
nel contesto dei progetti di riduzione delle emissioni di gas a effetto
serra. In questo modo, a livello mondiale, le aziende avranno a
disposizione una singola norma per l'attuazione di un metodologia
univoca per identificare e attuare i miglioramenti.
La ISO 50001 sviluppa le 4 fasi del ciclo di Deming in altrettante
sezioni: per affrontare i problemi energetici si devono individuare gli
aspetti energetici dell’organizzazione, scegliendo quelli che si
reputano più significativi, analizzarne e valutarne le criticità e i punti
deboli; in seguito vanno definite le scelte operative e agire sulla base
degli obiettivi individuati (PLAN). Dopo aver realizzato le misure
individuate (DO), viene valutata l’efficienza di questi provvedimenti
(CHECK) e vengono analizzati eventuali nuovi punti deboli. Sulla base
di questa fase di controllo ricomincia il ciclo di pianificazione
definendo nuovi obiettivi (ACT). La ISO 50001 si articola in 4 punti:
1. scopo e campo di applicazione;
2. riferimenti normativi;
3. termini e definizioni;
4. requisiti del sistema di gestione energetico.
La ISO 50001 specifica i requisiti che un sistema di gestione della
Energia deve possedere per consentire a ogni organizzazione di
sviluppare e attuare una politica e degli obiettivi che tengano conto
delle prescrizioni di legge e delle informazioni disponibili sui flussi
energetici. E’ pensata per l’applicazione ad organizzazioni di qualsiasi
tipo e dimensione e adeguata a diverse condizioni geografiche,
culturali e sociali.
16. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Scopo e campo di
applicazione
Il presente manuale si applica a tutte le unità operative di
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX compresi i cantieri operativi, la quale si
occupa della:
Esso funge da standard di riferimento verso l’interno e l’esterno, e
costituisce l’insieme delle regole da seguire per svolgere le attività
inerenti alla corretta gestione delle problematiche energetiche.
INSERIRE SCOPO E CAMPO DI
APPLICAZIONE DEL SGE
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Responsabilità della Direzione/Management
Responsibility
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Alta direzione/Top Management
La procedura documentata
PROSGE_4.2. (Aspetti
Organizzativi del Sistema di
Gestione Energia) descrive le
modalità operative in attuazione
del presente paragrafo, compresa
la matrice delle competenze.
PROSGE_4.2 Resources, roles,
responsibility and authority
L’organizzazione ha definito le autorità e le responsabilità del
personale che gestisce, attua e verifica le attività che sono associate
alla gestione degli aspetti energetici.
L’organigramma generale definisce la struttura organizzativa
aziendale.
Le responsabilità e le autorità assegnate alle principali funzioni, anche
in base agli obblighi di legge, sono dettagliate per le varie attività
nelle singole procedure e istruzioni del sistema.
La Direzione fornisce le risorse necessarie per il funzionamento, il
controllo e il miglioramento del sistema e delle prestazioni
energetiche. A tal fine la direzione è impegnata a :
Definire scopo e campo d’applicazione
Definire, attuare, implementare e mantenere attiva una
Politica Energetica
Nominare un RD e approvare la formazione di un Energy
Team
Fornire le risorse necessarie per attuare e migliorare il SGE e
le relative performance
Comunicare l’importanza del SGE al personale
dell’organizzazione
Assicurare che gli obiettivi e traguardi siano stabiliti
Assicurare che gli indicatori di performance energetica siano
adeguati
Considerare le performance energetiche nei piani di lungo
periodo
Assicurare che i risultati siano misurati e riportati a intervalli
definiti
Condurre un Riesame della Direzione
Le risorse per attività pianificate sono collegate al budget annuale
della Direzione. Esigenze improvvise sono tempestivamente
esaminate per reperire le risorse necessarie.
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Rappresentante della direzione/Management representative
La norma delinea la figura del team di lavoro per il sistema di gestione
energetica. Il team predispone il SGE , aggiorna le procedure e ne
verifica l'applicazione, propone il piano degli interventi e ne verifica
l'attuazione. Lo schema corretto prevede che il team collabori con i
responsabili degli altri settori produttivi, in modo da coinvolgerli
nell'azione, agevolando l'opera di individuazione e risoluzione delle
inefficienze.
L’organizzazione ha nominato un membro dell’alta direzione, con
appropriate esperienza e competenza, quale proprio rappresentante
(RDD) per il sistema di gestione dell’Energia che, indipendentemente
da altre responsabilità, godendo dell’appoggio del vertice aziendale
viene messo in condizione, per ruolo ed autorità di :
Assicurare che il SGE sia progettato per rispettare gli impegni
della Politica Energetica
Assicurare che i requisiti del sistema siano stabiliti, compresi
da tutto il personale, applicati e mantenuti, in conformità alle
norme e alla politica aziendale; in questa attività RDD è
supportato da un apposito gruppo di lavoro, che coordina.
Riferire alla Direzione sulle performance energetiche
dell’organizzazione e del SGE.
Rientra nei compiti del rappresentante della Direzione quello di
interfacciarsi con organismi di certificazione, e con le parti interessate
riguardo al sistema di Gestione dell’Energia, con esclusione di quei
rapporti tenuti direttamente dal vertice aziendale ovvero dall’Energy
Manager, in base alla legislazione vigente.
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Politica
Energy policy
21. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Politica/ Energy policy
La politica energetica è la dichiarazione scritta, chiara e documentata
dell'impegno che deriva dalla direzione. Stabilisce i propositi generali
del sistema di gestione dell'organizzazione e contiene l'impegno al
miglioramento dell'uso delle risorse energetiche. Il rispetto degli
obiettivi prefissati da parte del management rappresenta uno dei
punti forti del SGE, in quanto solo il reale interesse dei decisori può
portare al raggiungimento di risultati importanti.
Definisce l’orientamento generale ed è la guida per attuare e
migliorare il sistema di gestione della Enrgia dell’organizzazione, così
che essa possa mantenere e migliorare le proprie prestazioni in
materia di efficienza energetica.
La politica energetica deve:
- essere stabilita per iscritto ed approvata dalla Direzione;
- essere adottata, attuata e mantenuta
- essere appropriata alla natura e dimensione
dell'organizzazione, ai consumi energetici delle sue
attività , prodotti e servizi;
- essere periodicamente riesaminata, in particolare alla luce
degli audit energetici e dei riesami, per garantire che
rimanga pertinente e adeguata all’organizzazione
- essere documentata;
- essere disponibile al pubblico ed in generale a tutte le parti
interessate
La Direzione si impegna ad assumere un ruolo attivo nella
promozione e guida di tutti gli aspetti aventi influenza sulla Energia,
attraverso la diffusione a tutti i livelli dei concetti esposti nel presente
manuale e la verifica dei risultati ottenuti.
La politica include la dichiarazione dell’impegno dell’organizzazione
per:
- il miglioramento continuo dell'efficienza energetica;
- rispettare leggi e regolamentazioni;
- il miglioramento continuo del SGE,
- la conformità a tutti i requisiti di legge applicabili, e
- la conformità ai requisiti di altro tipo sottoscritti
dall’organizzazione
la politica infine fornisce il quadro di riferimento entro il quale
stabilire e riesaminare i propri obiettivi e traguardi energetici;
22. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 22 di 57
Definizione della politica
La definizione della Politica dell’Azienda è considerata
dall’organizzazione il primo passo della spirale del miglioramento
continuo posta alla base del SGE. Da essa l’Azienda trae sprono per
conservare e migliorare le sue prestazioni in campo energetico.
Per definire la politica energetica, la Direzione prende in
considerazione:
- la valutazione dei propri aspetti energetici significativi;
- la legislazione applicabile e la situazione di conformità;
- gli interventi già effettuati;
- le possibilità di miglioramento in relazione alle tecnologie
disponibili e alle risorse aziendali;
- l’integrazione con la politica per la Qualità, ambiente e
sicurezza.
Gli argomenti che vengono affrontati nella Politica, in aggiunta
all’impegno sempre presente di adempiere le prescrizioni legislative,
possono riguardare impegni per esempio:
- minimizzare ogni significativo impatto negativo
(eventualmente focalizzando l’attenzione su un particolare
aspetto energetico);
- sviluppare la formazione e l’addestramento;
- comunicare con le parti interessate e coinvolgerle;
- lavorare per lo sviluppo sostenibile;
Verifica e revisione della politica
La formalizzazione della politica e la sua revisione viene attuata
almeno annualmente (in generale in sede di Riesame) dal
responsabile del Sistema di Gestione Energetico e dalla Direzione che
verificano quanto esposto nella politica con i risultati prefissati e
ottenuti nell’anno. In sede di riesame sono analizzati: indicatori,
risultati, obiettivi proposti e in base ad essi, laddove non si sono avuti
esiti positivi sono lanciate le azioni correttive di sistema e operative
necessarie, verificando ed eventualmente aggiornando la politica
dell’organizzazione. La copia originale con firma autografa è un
documento di registrazione e pertanto è conservato a cura del RSGE
Documentazione e diffusione della
politica
23. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 23 di 57
I documenti relativi alla politica sono disponibili alle parti interessate
(Clienti, Fornitori, Autorità, Cittadini) e diffusi mediante strumenti di
comunicazione attiva (es. sito internet, comunicazioni cartacee).
Per la diffusione della politica, l’organizzazione può avvalersi anche di
sintesi, presentazioni e altri documenti divulgativi predisposti affinché
questa risulti chiara e ben compresa.
Il personale tutto dell’Organico viene edotto sulle politiche dalla
Direzione.
La Direzione, mediante il RSGE, promuove incontri con il personale
coinvolto per definire o aggiornare elementi critici della politica in
modo che tutti siano consapevoli dei loro ruoli per raggiungere gli
obiettivi.
24. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Pianificazione/Planning
25. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Generalità/General
La norma individua la documentazione necessaria ai fini
dell'implementazione vera e propria del sistema di gestione; si inizia
quindi con l'identificazione degli aspetti energetici impattanti, della
normativa cogente che l'organizzazione deve rispettare, fino a
stabilire obiettivi e traguardi misurabili attraverso un documentato
programma. La necessità di un programma ben definito e
documentato mostra l'importanza che viene data alla pianificazione
del sistema energetico. Il programma deve contenere l'indicazione
delle responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi, i tempi e i
mezzi per raggiungerli.
Nella norma è ben specificata l'importanza di effettuare revisioni ed
aggiornamenti periodici agli obiettivi, ai traguardi intermedi e, di
conseguenza, al programma.
26. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 26 di 57
Requisiti di legge ed altri requisiti/Legal obligations and other requirements
La procedura documentata
PROSGE_4.4.2-Prescrizioni
legali e altre, valutazione di
conformità descrive le attività
svolte in attuazione del presente
paragrafo.
PRO_SGE 4.4.2 Legal
obligations and other
requirements
Le prescrizioni legali, le regole e le norme tecniche inerenti gestione
energetica, nonché altri tipi di prescrizioni a cui l’Azienda ha aderito
sono individuate e mantenute aggiornate mediante la consultazione
di opportune fonti di informazione.
Le prescrizioni applicabili vengono poste in relazione alle attività
svolte e, ove necessario, gli adempimenti opportuni sono diffusi alle
funzioni aziendali interessate, anche mediante sintesi appositamente
predisposte ed elaborazione di documenti operativi.
27. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Analisi energetica/Energy Review
La procedura documentata
PROSGE_4.4.3 –Analisi
energetica descrive le attività
svolte in attuazione del presente
paragrafo.
PROSGE_4.4.3 Procedure for
energy review
La identificazione e valutazione degli aspetti energetici viene
effettuata per individuare quelli da eliminare, ridurre e/o che devono
essere tenuti sotto controllo (vedere § controllo operativo).
Punto fondamentale è la analisi iniziale degli aspetti energetici
dell’Organizzazione, analisi che sarà aggiornata ad intervalli
predefiniti, che dovrà sempre essere documentata e determinerà le
priorità degli aspetti energetici significativi ai fini di un’analisi
successiva. Ai fini di assicurarsi una pronta implementazione delle
indicazioni così scaturite, l’Organizzazione dovrà dotarsi di un
apposito registro delle opportunità di risparmio energetico.
Particolare importanza assume pertanto la determinazione degli
“aspetti energetici”, considerati come elemento di una attività,
prodotto o servizio che può generare un effetto positivo o negativo
sui consumi energetici.
L’identificazione degli aspetti energetici e la loro analisi rappresenta
un processo che può essere suddiviso in quattro passi:
1. Selezionare le attività, i prodotti e/o i servizi
2. Identificare gli aspetti energetici correlati
3. Identificare gli indicatori di prestazione energetica
4. Compilare una lista di azioni mirate al miglioramento di tali
indicatori
La valutazione prende in esame:
- le attività svolte, ordinarie e non ordinarie, attività di routine
(es. lavorazioni) e attività speciali (es. manutenzioni
straordinarie);
- il consumo energetico ed i fattori energetici basati su
misurazioni o altri dati; ƒ
- l’identificazione delle aree di consumo energetico significativo,
in particolare delle variazioni rilevanti registrate nell’utilizzo
dell’energia; ƒ
- la stima del consumo di energia previsto; ƒ
- l’identificazione di tutti coloro che operano alle dipendenze o
per conto dell’Organizzazione, le cui azioni siano in grado di
modificare significativamente il consumo dell’energia;
- i comportamenti dei singoli, le loro capacità ed altri fattori
soggettivi;
- l’identificazione delle opportunità per migliorare l’efficienza
energetica e la definizione delle relative priorità.
- Impianti, macchinari ed attrezzature e materiali presenti, siano
essi messi a disposizione dall’organizzazione o da altri;
- la progettazione delle aree e dei processi di lavoro, degli
impianti, attrezzature, procedure operative e dell’organizzazione
del lavoro, inclusa la loro adeguatezza alla capacità dei soggetti
Nelle attività e nei modi di operare presenti in Azienda, esistono
situazioni di potenziale o reale livello di rischio, sotto i profili della
efficienza energetica. E’ pertanto necessario prenderne conoscenza,
ciò per poter poi costruire un programma e una scala di priorità degli
28. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 28 di 57
interventi, di cui andrà periodicamente verificata l’efficacia,
attraverso il monitoraggio delle situazioni in atto e dell’andamento
dei parametri rappresentativi degli aspetti energetici (indicatori).
Per tali parametri andranno anche identificate delle griglie di valori da
considerare come riferimenti ottimali, su cui mantenere vivi una
politica ed un modus operandi orientati al miglioramento.
L’organizzazione assicura che i risultati delle valutazioni siano
documentati e tenuti in considerazione per la definizione delle misure
di controllo.
29. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Dati energetici di riferimento/Energy Baseline
La procedura documentata
PROSGE_4.4.4 ( Dati energetici
di riferimento, indicatori di
performance, obiettivi, traguardi
e programmi energetici) descrive
le modalità operative in attuazione
del presente paragrafo.
PROSGE_4.4.4 Energy Baseline,
energy performance indicators,
energy objectives, targets and
action plans.
In base ai risultati dell’analisi energetica l’organizzazione ha stabilito
dei dati energetici di riferimento, con un periodo di riferimento
fissato nelle procedure.
I cambiamenti delle performance energetiche dell’organizzazione
sono confrontate ad intervalli periodici con i dati energetici di base.
In occasione del Riesame della Direzione i dati energetici di
riferimento possono essere eventualmente corretti a seguito di
cambiamenti significativi al processo ovvero indicatori di prestazione
energetica non più coerenti con l’analisi energetica iniziale.
30. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 30 di 57
Indicatori di prestazione energetica/Energy performance indicator
La procedura documentata
PROSGE_4.4.4 ( Dati energetici
di riferimento, indicatori di
performance, obiettivi, traguardi
e programmi energetici) descrive
le modalità operative in attuazione
del presente paragrafo.
PROSGE_4.4.4 Energy Baseline,
energy performance indicators,
energy objectives, targets and
action plans.
L’organizzazione, in base al quadro generale emerso dalle valutazioni
degli aspetti energetici, individua:
- quali aspetti consentono possibilità di miglioramento;
- quali situazioni richiedono un controllo operativo e una
sorveglianza.
Per le situazioni migliorabili vengono definiti opportuni obiettivi di
miglioramento misurabili.
Dove possibile agli obiettivi e/o ai traguardi vengono associati
specifici indicatori per il successivo monitoraggio dei trend e del
raggiungimento degli obiettivi.
Obiettivi che siano specifici, misurabili, attuabili, pertinenti e
tempestivi consentono di misurare in modo meglio leggibile
dall’organizzazione il progresso fatto nel loro raggiungimento [a volte
ci si riferisce a tale tipo di obiettivi dicendo che sono “Intelligenti”
(“SMART”)].
L’Organizzazione deve definire e aggiornare Indicatori di Performance
Energetica (IPE) per monitorare e misurare le prestazioni energetiche.
La metodologia per l’identificazione e l’aggiornamento degli IPE è
definita e periodicamente riesaminata
Periodicamente gli IPE sonoaggiornati e comparati con i dati
energetici di riferimento.
31. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Obiettivi e programmi/ Energy objectives, targets and programme(s)
La procedura documentata
PROSGE_4.4.4 ( Dati
energetici di riferimento,
indicatori di performance,
obiettivi, traguardi e
programmi energetici) descrive
le modalità operative in
attuazione del presente
paragrafo.
PROSGE_4.4.4 Energy
Baseline, energy performance
indicators, energy objectives,
targets and action plans.
I singoli obiettivi sono valutati tenendo in considerazione, ai fini delle
priorità:
- le prescrizioni legali e simili;
- il grado di rischio su cui si pone un obiettivo rispetto agli altri;
- opzioni tecnologiche, requisiti finanziari, operativi e imprenditoriali;
- politica e obiettivi pertinenti alla condotta dell’organizzazione nel
suo complesso;
- risultati delle valutazioni degli aspetti energetici
- valutazione dell’efficacia del sistema di gestione energia (es. come
derivante da audit interni);
- informazioni ricavate dalla consultazione dei dipendenti, revisioni e
attività di miglioramento nel luogo di lavoro (tali attività possono
esser di natura reattiva o proattiva);
- analisi delle prestazioni ottenute in rapporto ad obiettivi di
miglioramento energetici precedentemente definiti;
- precedenti registrazioni di non conformità in materia energetica esiti
del riesame da parte della direzione;
- esigenze di disponibilità di risorse.
Agli obiettivi definiti e approvati che richiedano specifiche attività di
miglioramento, vengono associati appositi piani/ programmi di
miglioramento che definiscono le attività, le responsabilità, le risorse,
anche finanziarie, e i tempi.
Gli obiettivi e i piani/programmi sono diffusi a tutte le funzioni
interessate mediante riunioni e sono portati a conoscenza del personale
con le modalità previste di comunicazione, partecipazione e
consultazione.
Il grado di raggiungimento degli obiettivi e lo stato di avanzamento dei
programmi sono monitorati, così come la verifica del miglioramento
delle prestazioni del SGE in genere. L’attività di definizione/ridefinizione
degli obiettivi SGE avviene in occasione del riesame della Direzione.
32. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Implementazione ed attività operative/
Implementation and operation
33. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Generalità/General
Il controllo operativo è il nucleo del sistema energetico.
Si tratta della fase che richiede un'attenzione particolare alle
operazioni che sono associate agli aspetti energetici significativi,
ponendo attenzione sull'acquisto di energia, sui consumi energetici,
sull'acquisto di materiali e, se necessario, definendo alcune
procedure documentate.
La comunicazione interna è un altro punto fondamentale, sempre per
assicurare che tutti gli operatori siano parte attiva del sistema
energetico.
Viene rilevata l'importanza della formazione e delle competenze
tecniche che devono avere gli operatori in base alle necessità del
caso, affinché le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione
siano consapevoli dei propri ruoli, delle proprie responsabilità,
dell'importanza del controllo dell'energia e delle conseguenze che si
potrebbero avere qualora non si operi in ottemperanza al sistema
energetico. E' stato dato uno spazio rilevante a questo tema poiché ci
si rende conto che nella gestione energetica razionale sono coinvolti
tutti i lavoratori dell'organizzazione, i quali interagiscono ad esempio
con le luci o lo stand-by dei macchinari influenzando in modo anche
sensibile la spesa energetica.
34. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 34 di 57
Consapevolezza, formazione e competenza/Awareness, training and competence
La procedura documentata
PROSGE_4.5.2
“Consapevolezza, formazione
e competenza” descrive le
modalità operative in
attuazione del presente
paragrafo
PROSGE_4.5.2
Awareness, training and
competence
Per mettere in grado le persone sotto la direzione dell'organizzazione, di
lavorare e/o di comportarsi in modo coerente con la politica, gli obiettivi e
traguardi energetici l'organizzazione assicura che questi:
- siano consapevoli dei loro comportamenti riguardo alla gestione
energetica,
- siano consapevoli dei loro ruoli e responsabilità,
- abbiano la necessaria competenza per eseguire i compiti di
lavoro che possono avere un impatto sull’efficienza energetica,
- siano, quando necessario, formati in modo da raggiungere il
livello di consapevolezza/competenza richiesto.
Consapevolezza
L’organizzazione, per assicurarsi che le persone che agiscono sotto la sua
direzione (compresi appaltatori e fornitori di servizi, lavoratori
temporanei e visitatori etc.,) lavorino e agiscano coerentemente con la
propria politica energetica, divulga adeguata informazione ed azioni di
sensibilizzazione in merito a:
- le conseguenze delle loro azioni e comportamenti in relazione ai
consumi energetici,
- i benefici del miglioramento delle prestazioni in materia energetica,
- le potenziali conseguenze della deviazione dalle procedure,
- la necessità di conformarsi alle politiche e alle procedure
La sensibilizzazione riguarda :
- le tematiche generali in materia energetica;
- la Politica;
- gli aspetti energetici significativi, reali o potenziali, conseguenti alla
loro attività e/o alle caratteristiche del sito;
- i requisiti del sistema SGE, i ruoli, le responsabilità e l’organizzazione;
- le potenziali conseguenze derivanti dall’inosservanza delle procedure
operative specificate.
La sensibilizzazione viene attuata mediante riunioni periodiche e/o
pubblicazioni o cartellonistica.
NOTA Competenza e consapevolezza non hanno il medesimo
significato. Consapevolezza significa essere coscienti di qualche
cosa, per esempio in relazione a comportamenti negativi per
l’efficienza energetica
LA COMPETENZA È LA PROVATA CAPACITÀ DI
APPLICARE CONOSCENZE E ABILITÀ.
35. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Formazione
L'organizzazione tiene in considerazione i ruoli, le responsabilità e le
autorità, in relazione ai propri aspetti energetici e al sistema di gestione
SGE, al fine di determinare le esigenze di formazione o di altre azioni per le
persone che lavorano sotto la sua direzione (inclusi gli appaltatori e i
fornitori di servizi, lo staff temporaneo etc.).
Quando tali persone ricadono sotto la responsabilità dell’organizzazione
sono individuate le azioni di formazione e addestramento necessarie.
Quando tali persone non ricadono sotto la responsabilità
dell’organizzazione le azioni di formazione e addestramento necessarie
per ottenere le necessarie competenze sono richieste/ concordate con i
relativi responsabili (ad esempio appaltatori) come prerequisito all’avvio di
un rapporto di collaborazione.
La formazione o le altre azioni sono focalizzate sia sui requisiti di
competenza sia sulla necessità di accrescere la consapevolezza. Tra queste
è possibile elencare una classificazione tra formazione obbligatoria e
formazione per accrescere le competenze e/o la consapevolezza in
relazione al ruolo e alla mansione.
Formazione per accrescere le
competenze
Le azioni sono pianificate e coordinate con le altre esigenze formative
aziendali (ad esempio in materia di Qualità e/o ambiente), in modo da
sviluppare, ove possibile, programmi di formazione integrati. Tutte le
attività sono registrate e la loro efficacia è verificata
Competenza
L’organizzazione individua le competenze necessarie per la corretta
gestione delle attività rilevanti ai fini energetici. Il personale che ha dei
compiti di rilievo in merito ha la necessaria competenza e qualifica
ottenuta in base a:
- requisiti di legge
- esperienza pregressa e aziendale;
- cultura, formazione generale e addestramento specifico.
Il Sistema prevede che i profili di competenza professionale necessari
siano documentati (matrice delle competenze) e quelli ottenuti siano
registrati
36. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Comunicazione/Communication
Comunicazione
Obiettivo delle attività di comunicazione è quello di fornire ai
dipendenti e a tutte le parti interessate, informazioni appropriate
riguardanti l’impegno dell’organizzazione verso il miglioramento delle
proprie prestazioni energetiche. Un’adeguata informazione consente,
infatti, di agevolare la comprensione e l’accettazione, da parte del
personale e del pubblico, degli obiettivi energetici dell’Azienda.
Con Comunicazione Interna si intende l’informazione scambiata tra il
personale ed il vertice aziendale. Essa può realizzarsi dal basso e
dall’alto e può coinvolgere una o più funzioni aziendali.
Il personale, infatti, da un lato, viene informato sulla gestione del
SGE., sulle eventuali modifiche dello stesso, sul ruolo del singolo
nell’attuazione degli obiettivi e dei traguardi prefissati, sulla gestione
delle situazioni di emergenza e delle eventuali non conformità, e,
dall’altro, può trasmettere ai vertici aziendali rilievi, osservazioni e
proposte.
Comunicazioni interne
Le Comunicazioni Interne si realizzano attraverso 3 principali canali:
- Affissioni in bacheca e comunicati interni diffusi a tutti gli
interessati.
- Incontri con singoli dipendenti, riunioni con gruppi
omogenei o allargate a tutto il personale.
- Distribuzione di materiale informativo relativo a politica,
obiettivi, traguardi, programmi e prestazioni energetiche.
Sia le riunioni che le affissioni sono gestite interamente da RSGE che
ha anche il compito di stabilire quale di questi due strumenti
utilizzare per effettuare una corretta comunicazione, sulla base della
seguente regola generale:
- Le riunioni vengono utilizzate per trattare argomenti
specifici e/o che riguardano aree specifiche dove risulta
necessaria l’interrelazione con le funzioni coinvolte;
vengono convocate da RSGE il quale ha il compito di
individuare i soggetti interessati all’argomento da trattare.
- Le comunicazioni in bacheca, invece, permettono una
comunicazione più rapida cui ricorrere quando non è
necessaria l’interrelazione con il personale;
RSGE è tenuto ad archiviare nel raccoglitore “Comunicazioni Interne”
copia delle comunicazioni realizzate attraverso affissioni in bacheca,
ovvero, in caso di distribuzione di materiale copia di quanto
distribuito.
I rilievi, le osservazioni e le proposte provenienti dal personale
vengono inoltrate, esclusivamente in forma scritta ad RSGE e, da
quest’ultimo, archiviati nel raccoglitore “Osservazioni sulla efficienza
energetica”; successivamente all’invio della risposta questa è allegata
alla comunicazione da cui è scaturita.
37. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 37 di 57
Comunicazioni esterne
Per Comunicazione Esterna si intende quella tra l’Azienda e gli enti
esterni ed è suddivisa in comunicazione passiva e comunicazione
attiva.
Comunicazione passiva
La Comunicazione Passiva comprende qualsiasi rilievo, osservazione,
richiesta ecc. relativa a temi riguardanti gli aspetti energetici
proveniente dall’esterno. La comunicazione con le parti terze
interessate prevede la registrazione di tutte le osservazioni e richieste
provenienti dall’esterno, ovvero delle prescrizioni provenienti dalle
autorità.. Nel caso in cui si manifesti la necessità di provvedere ad una
risposta all’osservazione, questa è sottoposta all’approvazione della
Direzione Generale. Successivamente all’invio della risposta questa è
allegata alla comunicazione da cui è scaturita.
Le comunicazioni provenienti dall’esterno, da chiunque raccolte,
vengono trasmesse, esclusivamente in forma scritta, a RSGE il quale
dovrà registrarle ed archiviarle nel raccoglitore “Osservazioni sulla
gestione energetica”
Comunicazioni attiva
La Comunicazione Attiva comprende le forme di divulgazione
attraverso le quali l’azienda comunica a terzi riguardo i propri aspetti
energetici ed alle performance del sistema di Gestione dell’Energia.
Le comunicazioni dell’organizzazione verso le parti terze interessate
riguardano comunicazioni scritte relative alla politica, ai programmi,
ai risultati ottenuti, e la predisposizione di note tecniche, risposta a
questionari, partecipazioni a manifestazioni, incontri, convegni,
ricezione di visite, garantendo la presenza costante di richiami al
tema energetico su pubblicazioni, materiale divulgativo e
pubblicitario.
In sede di riesame, è stabilito di volta in volta, se attuare o meno
forme di comunicazione attiva, il metodo ed i relativi strumenti. Nel
caso in cui l’organizzazione scelga di comunicare riguardo i propri
aspetti energetici, RSGE procede alla distribuzione, sia a dipendenti
che a soggetti esterni, di materiale informativo allo scopo di fornire
loro informazioni riguardanti la politica, gli obiettivi, i traguardi e il
programma energetico adottato, le iniziative intraprese e le
prestazioni raggiunte, ed ogni altra informazione ritenuta utile e
comunque stabilita nel piano di comunicazione.
I Fornitori, terzisti e appaltatori, sono informati circa le prescrizioni
ad essi applicabili.
38. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Documentazione del SGE/Energy management system documentation
Una appropriata documentazione ha un ruolo preciso nel SGE
aziendale, ed è essenziale per il raggiungimento di diversi scopi:
svolgere il lavoro in modo pianificato e controllabile;
svolgere le attività in modo trasparente e dimostrabile;
essa consente cioè l'evidenza oggettiva e quindi la conoscenza ed il
miglioramento continuo del SGE e delle prestazioni aziendali in tema
energetico.
La documentazione permette quindi di:
conseguire gli obiettivi energetici fissati;
valutare il SGE;
migliorare e mantenere i miglioramenti;
mantenere il patrimonio di conoscenze acquisite.
Il SGE è supportato da una struttura documentale che definisce le
modalità di applicazione, monitoraggio, analisi e miglioramento del
Sistema stesso. Tale struttura è articolata come descritto nella figura
che segue.
Il Sistema di Gestione è documentato per mezzo di una serie
di documenti che fissano le modalità per assicurare la corretta
gestione per realizzare gli obiettivi che ha definito nella propria
politica energetica.
Tali documenti risultano così suddivisi:
Manuale del Sistema di Gestione Energia
Procedure di Sistema
Istruzioni operative
Documenti di registrazione
Altra documentazione
L’elenco completo della
documentazione di sistema
è riportato nel Modello
MOD_Elenco-4.5.4 “Elenco
della documentazione del
SGE”.
39. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Manuale SGE
E’ questo documento e descrive il SGE e le modalità e i criteri con cui
il sistema è realizzato, gestito e revisionato; descrive la politica,
l’organizzazione, le responsabilità e le modalità con cui vengono
prese le decisioni; permette di identificare, definire, realizzare e
controllare tutte le attività che hanno influenza sugli aspetti
energetici individuati, in conformità con la norma ISO 50001.
Esso costituisce il documento per far conoscere e, in taluni casi,
verificare il SGE adottato. In esso vengono descritti o richiamati
aspetti quali:
- la politica;
- il campo di applicazione;
- il tipo di attività svolte;
- la struttura organizzativa dell'azienda;
- le responsabilità attribuite alle diverse posizioni organizzative;
- la descrizione di come trovano applicazione i singoli elementi
della norma;
- il richiamo alle procedure tecnico – gestionali del SGE;
- i sistemi di verifica e quelli di correzione.
Il Manuale riporta, in ciascuna sezione, i riferimenti alle procedure
attinenti.
Il Manuale è predisposto dal Responsabile del SGE, verificato e
approvato da RDD. Il Manuale è disponibile informaticamente a tutti i
responsabili delle funzioni aziendali.
Il Manuale può essere distribuita anche all’esterno, in tal caso però la
copia (salvo esplicita richiesta) deve intendersi in copia NON
controllata. RSGE cura la distribuzione e la revisione del manuale
Procedure documentate del
sistema di gestione
Le procedure sono richiamate dal Manuale e sviluppano in dettaglio i
criteri stabiliti nelle relative sezioni definendo le modalità gestionali e
operative per lo svolgimento delle attività che hanno influenza sugli
aspetti energetici.
Le procedure definiscono, per ogni attività (cosa), le responsabilità
(chi), e le relative modalità di attuazione (come, dove, e quando).
Dall’applicazione delle singole procedure (o delle sezioni della linea
guida) scaturiscono le documentazioni e le registrazioni che
dimostrano l’attuazione del SGE.
Le procedure sono predisposte e mantenute aggiornate da RSGE (in
collaborazione con le funzioni interessate) per dare attuazione ai
criteri del sistema indicando attività articolate, spesso trasversali fra
le varie funzioni aziendali, e le relative responsabilità di dettaglio. Le
procedure documentate sono verificate e approvate da RDD. Le
procedure richiamano la documentazione correlata alle varie attività
(ad esempio la modulistica) e, dove previste, le istruzioni di lavoro
applicabili.
Istruzioni di lavoro
Le Istruzioni di lavoro sono predisposte per definire in dettaglio le
operazioni e i controlli che hanno rilevanza ai fini della energia, nei
casi in cui la mancanza di tali istruzioni possa influire negativamente
sull’efficacia del sistema (ad esempio le istruzioni per l’effettuazione
dei controlli operativi).
40. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 40 di 57
Dove possibile le istruzioni di lavoro sono integrate, cioè contengono
tutte le regole operative da seguire per la Qualità, l’ambiente e la
sicurezza in una determinata attività
Le istruzioni per un’area o processo sono predisposte dal
responsabile di funzione in collaborazione con RSGE; le istruzioni di
applicazione interfunzionale sono predisposte da RSGE sentite le
funzioni interessate.
Le istruzioni di lavoro sono spiegate al personale e presenti sui luoghi
di impiego.
Piani e programmi
I piani e i programmi sono predisposti per definire, coordinare
temporalmente e tenere sotto controllo le attività complesse;
possono essere predisposti da qualunque responsabile di
reparto/funzione.
I principali piani e programmi sono:
- di miglioramento;
- di formazione;
- di manutenzione;
- di emergenza;
- di sorveglianza e misura;
- di audit.
Normalmente i piani e programmi prevedono metodi di verifica di
avanzamento e dei risultati. Se non diversamente specificato le
verifiche sono affidate a RSGE.
Documenti di registrazione
Le registrazioni offrono la prova che il SGE è operante e servono,
in molti casi, anche a dimostrare la conformità legislativa
dell'azienda. In generale, le registrazioni contengono informazioni
che dimostrano il rispetto di determinate condizioni/prescrizioni.
Esse sono descritte nella Sezione “Registrazioni” della presente.
Documenti di tipo organizzativo
gestionale
Costituiscono il risultato di una attività scaturente dall’applicazione di
una procedura di Sistema, o da una prescrizione legale. A titolo di
esempio possono considerarsi documenti di tipo organizzativo
gestionale, i seguenti:
- Disposizioni organizzative (Organigramma, mansionari,
comunicazioni interne);
- Piani di sicurezza;
- Planimetrie, lay out o altri elaborati grafici;
- Piani di emergenza riferiti al sito;
- Locandine, depliant;
Tali documenti sono identificati dal timbro di verifica del RSGE e
dall’apposizione della data di emissione. In prima applicazione del
sistema, per documenti di tale natura già presenti in azienda, la data
di emissione, se non presente, è fissata come coincidente con la data
di verifica da parte di RSGE
41. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Controllo della documentazione
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nelle procedura
PROSGE-4.5.4 “Controllo della
documentazione”.
PROSGE-4.5.4 Control of
documents
I documenti vengono identificati e catalogati con un’adeguata
numerazione e classificazione tipologica, allo scopo di garantirne
l’omogeneità e di facilitarne la rintracciabilità. Inoltre vengono
stabilite le modalità di distribuzione dei documenti interni ed esterni.
La diffusione del Manuale, delle Procedure di Riferimento e delle
istruzioni operative viene effettuata sulla base delle liste di
distribuzione ( Modello MOD_LDD-4.5.4 “Lista di distribuzione”) che,
oltre a garantire una loro razionale distribuzione, sono mirate anche a
prevenire l’eventuale impiego non corretto dei documenti da parte
delle funzioni e degli enti destinatari come per esempio l’utilizzo dei
documenti obsoleti o annullati.
L’elenco generale di tutti i documenti utilizzati con il relativo indice di
revisione è raccolto nel Modello MOD_Elenco-4.5.4 “Elenco della
documentazione del SGE”.
Preparazione, approvazione,
distribuzione e verifica dei
documenti
La documentazione predisposta è identificata univocamente
mediante codifica del file informatico (ove pertinente), data, nome
documento, eventuali revisioni progressive, ecc.
Prima dell’emissione di un nuovo documento o della modifica,
vengono consultate tutte le funzioni interessate.
Sono stabilite e mantenute attive procedure e responsabilità per
l’emissione e la modifica dei diversi tipi di documentazione.
Dopo la verifica di adeguatezza il documento è approvato e
distribuito previa registrazione su apposite liste.
I responsabili delle funzioni interessate hanno il compito di rendere
disponibile la documentazione stessa nei luoghi/impianti/macchine
dove vengono svolte le operazioni interessate in modo che tutto il
personale possa accedervi con facilità. E’ compito specifico dei
responsabili degli enti destinatari controllare periodicamente la
presenza sui luoghi di impiego della documentazione applicabile alle
loro attività. I documenti vengono periodicamente riesaminati,
qualora necessario, in occasione del Riesame e delle Verifiche
Ispettive Interne. Le proposte di modifica o revisione possono essere
avanzate all’ente responsabile dell’emissione anche da chiunque le
utilizzi.
Documenti di origine esterna
Anche i documenti di origine esterna (prescrizioni legali,
autorizzazioni, verbali di enti di controllo, prescrizioni dei Clienti,
documenti dei Fornitori, appaltatori) rilevanti per il SGSL sono gestiti
entro apposite raccolte in modo che siano rintracciabili e correlati alle
varie situazioni. Ove non diversamente specificato nelle procedure,
tali documenti sono conservati dai responsabili di funzione cui la
documentazione è indirizzata.
Conservazione dei documenti
L’archiviazione dei documenti compete alle funzioni previste in calce
alle procedure.
42. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 42 di 57
Controllo operativo/ Operational control
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
PROSGE _4.5.5 – “Pianificazione
del controllo operativo” e nelle
specifiche istruzioni operative
richiamate
PROSGE _4.5.5 Operational
control
L’Organizzazione. ha identificato le attività associate agli aspetti
energetici, rispetto ai quali sia necessario implementare criteri
operativi e controlli, integrandoli, ove possibile, nel proprio sistema
operativo, in modo da gestire e tenere sotto controllo le attività in
modo efficace coerentemente con la politica, gli obiettivi e i traguardi
energetici. A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:
attuazione corretta dei processi energetici
manutenzione regolare e riparazione di strutture,
macchinari e attrezzature per prevenire che si creino
situazioni di inefficienza energetica,
Tali controlli vengono effettuati mediante prescrizioni, istruzioni e
all’occorrenza piani, la cui estensione è variabile in base
all’importanza di non avere deviazioni rispetto a quanto previsto dalla
politica e dagli obiettivi.
Il controllo operativo su di un'attività viene raggiunto attraverso la
definizione (ed il rispetto) di precise responsabilità e l'attuazione di
procedure ed istruzioni operative.
Le misure di controllo operativo possono usare una varietà di metodi
differenti, per esempio procedure, istruzioni di lavoro, pittogrammi,
allarmi e segnaletica.
I documenti operativi di base sono le procedure, con le quali vengono
fornite indicazioni sul come vanno effettuate le operazione e le
attività connesse con i pericoli identificati, dove è necessaria
l'attuazione dei controlli per gestire i rischi in materia di gestione
energetica.
Un'altra forma adottata dall’azienda per trasferire al personale
informazioni, in genere più specifiche, è rappresentata dalle
“istruzioni operative”, dove possono essere forniti dettagli su
specifiche modalità operative, a corredo od a supporto delle
procedure. Le istruzioni operative specificano le risorse, i metodi
utilizzati, i criteri da rispettare, le registrazioni da tenere.
Quando le attività rilevanti ai fini energetici sono affidate a Fornitori
o appaltatori, gli stessi vengono preventivamente valutati
dall’organizzazione anche riguardo alle competenze necessarie; le
prescrizioni applicabili agli appaltatori sono comunicate e fatte
rispettare.
43. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 43 di 57
Progettazione/ Design
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
PROSGE _4.5.6” Progettazione
di servizi energetici, prodotti,
attrezzature e vettori energetici
PROSGE _4.5.7” Design of
energy services, products,
equipments and energy
A seguito delle esigenze di acquisto di nuove utilities,
apparecchiature o impianti che possano avere un impatto
significativo sugli aspetti energetici, l’organizzazione deve
considerare tra i requisiti progettuali le opportunità di
miglioramento dell’efficienza energetica.
Lo stesso va considerato anche nella progettazione di
processi nuovi, modificati o rinnovati.
Il risultato della valutazione delle performance energetiche
deve essere incluso nelle specifiche di progettazione e
acquisto.
Il risultato di tali attività deve essere registrato.
44. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 44 di 57
Approvvigionamento di energia, beni, attrezzature e servizi
energetici/Procurement of energy services, products, equipment and energy
Le modalità operative in
attuazione del presente
paragrafo sono riportate nella
procedura
PROSGE _4.5.7”
Approvvigionamento di energia
e di beni, attrezzature e servizi
energetici
PROSGE _4.5.7”
Procurement of energy
services, products, equipment
and energy
A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:
definizione dei requisiti energetici dei beni, delle attrezzature e dei
servizi che devono essere acquistati,
comunicazione ai fornitori dei requisiti fissati dall'organizzazione in
materia energetica,
requisiti di pre-approvazione per la fornitura o il trasferimento di
prodotti energetici o energia,
requisiti di preapprovazione e specifiche energetiche per
l'acquisizione di nuovi macchinari e attrezzature,
selezione e monitoraggio dei fornitori,
ispezione dei beni, delle attrezzature e dei servizi ricevuti, e
(periodica) verifica delle relative prestazioni in materia energetica,
approvazione delle condizioni energetiche nel progetto di nuove
installazioni
Appaltatori e prestatori di
servizi
A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:
definizione di criteri per la selezione di appaltatori e prestatori di
servizi,
comunicazione dei requisiti fissati dall'organizzazione in materia
energetica per appaltatori e prestatori di servizi,
valutazione, monitoraggio e periodica rivalutazione delle
prestazioni in materia energetica degli appaltatori e prestatori di
servizi;
Altro personale esterno o
visitatori nel luogo di lavoro
A titolo non esaustivo tali controlli riguardano:
verifica della conoscenza e capacità prima di autorizzare l'utilizzo di
attrezzature,
fornitura di supporto e formazione se necessario,
metodi per monitorare il comportamento dei visitatori e
supervisionare le loro attività.
45. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Controllo/Checking
46. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Sorveglianze e Misurazioni/Monitoring, measurement and analysis
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
PROSGE-4.6.1 Sorveglianza e
misurazione
PROSGE-4.6.1 Monitoring,
measurement and analysis
Tutte le apparecchiature destinate
alla sorveglianza e al monitoraggio
dei parametri rilevanti per il SGE
sono periodicamente verificate e
mantenute in buono stato di
efficienza, secondo la procedura
IOP SGE-4.6.1-1 – Controllo
degli strumenti di misura e prova.
L’organizzazione adotta un approccio sistematico alla misurazione e
al monitoraggio regolare delle proprie prestazioni in materia
energetica, come parte integrante del suo sistema di gestione
generale.
Il monitoraggio coinvolge la raccolta nel tempo di informazioni, quali
misurazioni od osservazioni, utilizzando strumentazione e tecniche
che siano riconosciute come adeguate allo scopo.
Il monitoraggio e le misurazioni possono perseguire molti scopi in un
sistema di gestione della energia, quali:
delineare i progressi conseguiti nel soddisfacimento degli
impegni dichiarati nella politica energetica, nel raggiungimento
degli obiettivi e traguardi, e nel miglioramento continuo,
monitorare gli aspetti energetici per determinare se sono stati
soddisfatti i requisiti di legge e di altro tipo che l’organizzazione
sottoscrive,
monitorare gli accadimenti anomali che hanno determinato
perdite energetiche,
fornire dati per valutare la necessità di modificare le misure di
controllo degli aspetti energetici o introdurne di nuove
fornire dati per misurare le prestazioni dell’organizzazione in
materia energetica in modo proattivo e reattivo,
Per conseguire questi scopi, l’organizzazione pianifica cosa sarà
oggetto di misurazione, dove e come deve essere misurato, quali
metodi di misurazione devono essere utilizzati, e le competenze
richieste alle persone che effettueranno le misurazioni.
I risultati della misurazione e del monitoraggio sono analizzati e
utilizzati per identificare sia le situazioni positive sia quelle che
richiedono correzioni o miglioramenti.
Monitoraggio reattivo o correttivo
L’organizzazione sorveglia e misura con regolarità le principali
caratteristiche delle sue attività e delle sue prestazioni che possono
rappresentare un rischio significativo, rispetto agli obiettivi e
traguardi energetici prefissati.
Le norme di riferimento suddividono il monitoraggio di prestazione in
due grandi insiemi:
monitoraggio “reattivo” (o correttivo); ossia le misure dei
risultati finali della gestione della gestione energetica;
monitoraggio preventivo (“pro-attivo”); ossia l’insieme degli
sforzi fatti (e la misura degli stessi) per ottenere dei
miglioramenti energetici.
Le misure reattive sono rappresentate dai classici indicatori di
prestazione energetica:
Gli utilizzi significativi di energia
Le variabili significative collegate agli utilizzi energetici
Gli indicatori di performance energetica
L’efficacia e l’effettività dei piani di miglioramento
dell’efficienza energetica.
La valutazione dei consumi reali raffrontati a quelli attesi.
47. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Monitoraggio preventivo o
proattivo
Le misure “pro-attive” rappresentano un insieme generalmente ampio
di controlli. In molto casi esse derivano dalla necessità di controllare
specifici rischi identificati nell’analisi energetica (ad esempio fattori di
perdite di energia); in altri casi sono costituiti da grandezze relative ad
aspetti operativi e gestionali inerenti il sistema (p.e. il numero di ore
dedicate alle ispezioni, il numero di ore di formazione, ecc.).
Esempi di misurazioni proattive includono:
valutazione della conformità ai requisiti di legge e di altro tipo,
efficace utilizzo dei risultati dei sopralluoghi e ispezioni,
valutazione dell’efficacia della formazione in materia energetica,
utilizzo di osservazioni per il risparmio energetico basato sui
comportamenti,
utilizzo di indagini sulla percezione per valutare la cultura
dell’efficienza energetica e la relativa soddisfazione dei dipendenti,
efficace utilizzo dei risultati di audit interni ed esterni,
completamento secondo programma delle ispezioni richieste dalla
legge e di altro tipo,
misura in cui il programma/i energetico è stato attuato,
efficacia del processo di partecipazione dei lavoratori,
confronto con le buone prassi energetiche del settore,
valutazioni delle attività di lavoro.
Tuttavia il monitoraggio “pro-attivo” non è costituito solo da numeri e
da indicatori: è attuato anche attraverso attività “sul campo” che
possono comprendere (in funzione delle necessità):
ispezioni a macchine ed impianti. In questo insieme rientrano
anche le attività di controllo, molte delle quali previste per legge.
Tali attività possono anche essere pianificate nell’ambito delle
procedure di manutenzione e le registrazioni possono essere
costituite dai relativi manuali di macchina/impianto;
ispezioni sul comportamento dei lavoratori (i cosiddetti “behavioral
audit”, usando una terminologia anglosassone).
Le attività di misura delle prestazione e controllo sono pianificate e i
risultati sono registrati.
48. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Valutazione del rispetto delle prescrizioni/ Evaluation of compliance with legal
requirements and other requirements
L’organizzazione ha stabilito e mantiene attiva una procedura per
definire e attuare le modalità per la valutazione periodica del rispetto
delle prescrizioni legali applicabili. Per mantenere attivo il SGE è stato
necessario identificare e aggiornare tutti i requisiti legali a cui
l’organizzazione si deve attenere per lo svolgimento delle attività. Si è
dovuto:
analizzare tutti gli argomenti normati in materia energetica
individuare gli aspetti energetici associati indipendentemente dal
grado di significatività;
individuare tutte le leggi e regolamenti applicabili;
individuare gli obblighi derivanti;
verificare l’adempimento al requisito legislativo
Per effettuare tali operazioni il RSGE si è avvalso di Associazioni di
categoria, società di consulenza e siti internet, inoltre tramite tali mezzi
garantisce anche l’aggiornamento dei documenti di origine esterna.
La valutazione della conformità dell’organizzazione è effettuata da
persone competenti, interne all’organizzazione e/o utilizzando risorse
esterne.
Per valutare la conformità sono utilizzati diversi dati di ingresso, fra i
quali:
esiti di audit,
i risultati di ispezioni da parte degli organismi di vigilanza e
controllo,
analisi dei requisiti di legge e di altro tipo,
esame di documentazioni e/o registrazioni,
interviste,
ispezioni su specifiche strutture, attrezzature ed aree,
revisioni di progetti o attività lavorative,
analisi dei risultati di test effettuati durante monitoraggi o prove,
sopralluoghi nelle strutture e/o osservazioni dirette.
Il programma di valutazione della conformità è integrato con altre
attività di valutazione, in particolare Audit e riesami.
A tal fine RSGE predispone opportune liste di controllo (Modello
MOD_check_list-4.6.2._1 “Lista di controllo aspetti energetici”), in cui
per ogni attività / processo/ lavorazione effettuata sono riportati, gli
aspetti energetici presi in considerazione, le fonti giuridiche che lo
regolamentano e gli obblighi dell’impresa.
I risultati di tale verifica sono registrati e periodicamente portati
all’attenzione di RDD.
Oltre a tale documento che registra la normativa applicabile, è
responsabilità di RSGE, in collaborazione con le funzioni aziendali
coinvolte, in particolar modo l’Energy Manager, compilare e mantenere
aggiornati i file Modello MOD_autorizzazioni-4.6.2_2 Elenco delle
autorizzazione per la conduzione di impresa” e il file Modello
MOD_DOC_LEGGI-4.6.2_3 Elenco dei documenti da tenere in azienda
per dimostrare la conformità legislativa del SGE”
Il primo documento riporta relativamente ad ogni aspetto energetico
regolato da requisiti di legge, il riferimento alla legge stessa, l’ente
emittente, la documentazione disponibile, gli adempimenti richiamati e
49. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 49 di 57
la data di scadenza. Il secondo documento riporta invece l’elenco della
documentazione (autorizzazioni, elaborati, contratti o altro) da tenere in
azienda a disposizione degli organi di controllo.
Periodicamente, e comunque in sede di riesame, RSGE verificherà il
mantenimento delle autorizzazione e del rispetto alle prescrizioni di
legge applicabili, attivando, allorquando si approssimano le scadenze
previste - ovvero nel caso in cui vengano meno i presupposti o i requisiti
affinché l’adempimento possa risultare soddisfatto - le opportune azioni
per rinnovare l’autorizzazione , ovvero risolvere la problematica emersa.
In tale ultimo caso RSGE valuterà l’opportunità di attivare la procedura
per la conduzione di azioni preventive ovvero correttive, al fine di
risolvere le non conformità potenziali a reali che possano determinarsi
dal mancato rispetto delle prescrizioni.
50. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Audit/ Internal audit of the energy management system
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
PROSGE-4.6.3 Audit del SGE
PROSGE-4.6.3 Internal Audit of
EMS
L'audit è lo strumento che, una volta attuato il SGE, consente di
valutarne l'efficacia.
Esso consta di tre fasi:
una verifica della conformità del sistema a quanto per esso
pianificato, compresi i requisiti della norma ISO 50001;
una verifica della corretta attuazione del sistema;
una valutazione dell'adeguatezza del sistema in relazione alle
caratteristiche dell'impresa, alla politica ed agli obiettivi fissati.
La mancanza di anche solo una di queste condizioni rende il SGE
inefficace.
L'attività di audit tende a raccogliere una serie di evidenze oggettive
che formino la base per esprimere una valutazione critica della
efficacia del SGE. Ciò viene fatto attraverso interviste col personale,
visite nei luoghi di lavoro, esame delle registrazioni e revisione dei
documenti.
Il contesto viene giudicato sotto controllo se in sintesi:
sono chiare le responsabilità e le interfacce;
il lavoro da svolgere è ben specificato;
le modalità operative sono definite e seguite;
è chiaro e definito il processo di controllo.
Il programma di audit fa in modo che tutte le aree del Sistema siano
verificate almeno annualmente; frequenze maggiori sono individuate
in base all’importanza delle attività (ai fini energetici) e sui risultati
degli audit precedenti.
L'audit è adeguatamente pianificato: ciò significa definire l'obiettivo
dell'audit ed il campo di applicazione (considerando gli audit
precedenti); creare il team di audit e nominare il responsabile;
predisporre eventualmente questionari e check lists. Composizione
del team, obiettivi dell'audit, campo di applicazione (cioè aree di
intervento) sono elementi che devono essere tra loro coerenti.
Le verifiche ispettive interne sono svolte da personale(interno o
esterno) adeguatamente addestrato e qualificato per la conduzione
degli Audit. In ogni caso il responsabile della verifica ispettiva deve
essere in posizione di imparzialità ed obiettività, in altri termini non
deve avere alcuna diretta responsabilità nell'esecuzione delle
attività soggette a verifica.
I risultati degli audit sono registrati, portati tempestivamente a
conoscenza di RDD e sono oggetto di riesame della Direzione.
51. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Non conformità, azioni correttive e preventive/ Non conformity, corrective
action and preventive action
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
PROSGE-4.6.4 non conformità,
azioni correttive e preventive
PROSGE-4.6.3 Non conformity,
corrective action and preventive
action
Per non conformità si intende un non soddisfacimento di un requisito
specificato, comprendendo lo scostamento o l'assenza di una o più
caratteristiche del prodotto o servizio, di elementi del sistema di
gestione dell’energia o del processo. Ne deriva che le non conformità
si possono riferire sia ai singoli aspetti energetici, sia ai prodotti che
ai processi produttivi ed includono anche quelle relative al Sistema di
Gestione energetica.
Le inosservanze vanno risolte, devono essere individuate le cause che
le hanno originate perché possano, con una azione di prevenzione,
essere eliminate con l'adozione di un piano di Azioni Correttive
adeguato.
Gli stimoli che danno origine alle azioni, sia correttive che preventive,
possono essere di origine interna od esterna.
Quelli di origine interna possono derivare da rilievi o situazioni quali
le inosservanze, i risultati di prove e controlli, le verifiche ispettive,
l'andamento degli indicatori di prestazione, il riesame da parte della
direzione. Fonti di informazione di origine esterna possono risultare,
ad esempio, i reclami o le segnalazioni dell'Autorità, le attività di
sorveglianza tecnica svolta da un cliente, le verifiche ispettive
effettuate da enti esterni all'azienda.
Nella gestione delle inosservanze è necessario prevedere opportune
classificazioni che permettano successive analisi di tendenza (e quindi
svolgere un'azione di monitoraggio) sulle inosservanze stesse
L’organizzazione ha definito le responsabilità e l’autorità per trattare
e analizzare le non conformità rilevate.
Il processo prevede sia azioni volte ad attenuare o eliminare qualsiasi
eventuale rischio, sia azioni correttive e preventive mirate a
eliminare le cause del problema, reali o potenziali.
L’organizzazione si assicura che le azioni correttive e preventive
vengano effettivamente e tempestivamente attuate e che vengano
seguite da una verifica della loro efficacia.
L’organizzazione attua e registra ogni cambiamento intervenuto nel
sistema di gestione come conseguenza di azioni correttive e
preventive.
Gestione delle Non
Conformità/Commenti e delle
Azione Correttive/Preventive
In generale qualsiasi anomalia, non conformità, ed incidente viene
sottoposta all’immediata attenzione del RSGE
RSGE decide in funzione del tipo di anomalia se bisogna effettuare
un semplice trattamento della stessa (nelle situazioni banali che
non necessitano di analisi della cause)
aprire una NC secondo la procedura
gestire un incidente secondo la procedura
Le NC emesse da enti esterni come l’ente di certificazione o le
autorità vengono gestita congiuntamente con i responsabili di
52. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 52 di 57
funzione interessati, RSGE ha il compito di:
Raccogliere ed archiviare le varie segnalazioni in materia
energetica
Valutare e quindi registrare quelle che abbiano valenza di
Commento o Non Conformità, avvalendosi della collaborazione
delle Funzioni interessate;
Coordinare l’analisi delle NC/Commenti, in collaborazione con le
Funzioni interessate, prendendo in considerazione la descrizione
del problema e prestando la massima attenzione
all’individuazione delle cause;
Individuare e pianificare, con la collaborazione delle specifiche
Funzioni aziendali, le conseguenti Azioni Correttive/Preventive,
prestando la massima attenzione all’individuazione delle cause e
definendo i tempi e le responsabilità di attuazione,
Sottoporre ad approvazione del RDD le Azioni
Correttive/Preventive individuate;
Avviare, in cooperazione con le Funzioni individuate le AC/AP
stesse,
Monitorare lo svolgimento delle AC, registrando e comunicando
alla RDD (per le AC/AP di competenza) gli stati di avanzamento;
Verificare l’effettivo completamento delle azioni richieste e la
loro efficacia;
Implementazione delle AC/AP.
Il Responsabile della AC/AP, individuato dal DIR /RDD/ RSGE, ha il
dovere di gestirne l’implementazione.
Questi organizza tutte le attività e le risorse per la loro esecuzione. In
fase esecutiva ne controlla lo stato di avanzamento, informandone
DIR /RDD/ RSGE, fino alla positiva conclusione delle azioni previste.
Chiusura delle NC/Osservazioni e
verifica dell’efficacia delle AC/AP
RSGE tiene sotto controllo le AC/AP intraprese tramite copia del
rapporto NC/osservazione ovvero AC/AP dove sono riportate la data
di completamento prevista e la funzione responsabile.
RSGE o RDD verificano l’effettiva chiusura della NC e a risultato
positivo ne danno conferma sul modello NC. Nel caso in cui RSGE/
RDD non confermino la positiva chiusura della NC il responsabile della
stessa dovrà intraprendere le azioni necessarie a soddisfare il parere
dei precedenti. Qualora non arrivino segnalazioni dalla Funzione
responsabile della AC/AP, in prossimità del termine prescritto per il
completamento, il RSGE ne sollecita l’effettuazione
53. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Registrazione e controllo delle registrazioni/ Control of records
Le modalità operative in
attuazione del presente paragrafo
sono riportate nella procedura
Procedura PROSGE-4.6.5
Controllo dei documenti di
registrazione
Procedura PROSGE-4.6.5
Control of records
In tutte le procedure del Sistema sono richiamate esplicitamente le
registrazioni da conservare e le modalità di conservazione.
Le registrazioni del SGSL sono indicate all’ interno del
MOD_EDRSGE-4.6.5 “Elenco delle registrazioni della gestione
Energia”, all’interno del modulo vengono anche indicati i soggetti
che redigono i documenti e il tempo di archiviazione.
Ogni funzione Aziendale archivia la documentazione di sua
pertinenza al fine di conservare l'evidenza del conseguimento
della l'efficacia del SGE adottato.
Tale prescrizione viene applicata anche agli equivalenti documenti
dei Fornitori.
L'Archiviazione viene effettuata secondo modalità che permettono
di preservare i documenti dai rischi di perdite, smarrimenti ,
deterioramenti o danneggiamenti.
I Sistemi di Archiviazione sono strutturati in modo tale da
consentire la correlazione tra i singoli documenti e tra questi ed i
prodotti energetici, aspetti energetici o le attività a cui si
riferiscono.
Inoltre nel controllo operativo e nella sorveglianza sono registrati i
dati relativi alle prestazioni e i risultati delle attività svolte.
Le registrazioni sono mantenute, in modo coerente al sistema e
all’organizzazione dell’organizzazione , per dimostrare la conformità
ai requisiti della Norma.
Le registrazioni sono analizzate per valutare la loro adeguatezza,
archiviate e conservate in modo da essere facilmente rintracciate ed
essere protette contro danneggiamenti, deterioramenti e perdite
accidentali. La durata di conservazione è definita per ciascuna
registrazione.
54. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 54 di 57
Riesame della direzione/Management Review
55. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
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Generalità/General
Il vertice dell'impresa è messo a conoscenza dell'andamento del SGE,
per poterlo valutare a fronte dei prefissati obiettivi e per
promuoverne il miglioramento. Senza un diretto interessamento della
direzione, infatti. anche le migliori intenzioni delle funzioni operative
sono destinate al fallimento.
Il riesame è esteso non solo alle informazioni relative al SGE (ad
esempio i risultati degli audit interni, addestramento, azioni
correttive e preventive), ma anche a quelle relative ai processi di
lavoro, al personale, al prodotto e, più in generale, all’insieme dei dati
raccolti durante l’applicazione del sistema (valore degli indicatori,
incidenti, non conformità) .
L'esigenza di assicurare con continuità l'adeguatezza del SGE implica
la necessità di stabilire i criteri temporali e/o la frequenza dei riesami
della direzione. Le date del riesame sono pianificate dal RGSE con
cadenza almeno annuale.
Elementi di ingresso per il riesame/Inputs to management review
Gli specifici dati di ingresso richiesti dalla 50001 sono i seguenti:
lo stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami
a) il riesame degli aspetti energetici e della Politica Energetica
b) la valutazione della conformità legislativa e i cambiamenti
nelle prescrizioni legislative e altre prescrizioni sottoscritte
dall’Organizzazione
c) la valutazione del raggiungimento degli obiettivi e traguardi
d) i risultati degli audit interni
e) lo stato delle azioni correttive e preventive
f) lo stato complessivo delle prestazioni energetiche del
Sistema di Gestione dell’Energia
g) i dati sui consumi energetici previsti per il periodo successivo
h) i dati sul monitoraggio in continuo effettuati sui processi
energetici e sulle macchine/apparecchiature
i) le raccomandazioni per il miglioramento
In aggiunta agli specifici dati di ingresso richiesti per il riesame da
parte della direzione, possono essere presi in considerazione anche i
seguenti:
rapporti sull’efficacia di particolari parti del sistema
elaborati da singoli dirigenti,
rapporti dei processi continui di identificazione degli
aspetti energetici
progresso nell’attuazione dei programmi di formazione
alla gestione energia
Il riesame della direzione è pertanto opportunamente preparato e si
basa su documentazione predisposta ad un adeguato livello di sintesi,
da parte o per conto di RGSGE.
56. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 56 di 57
Elementi di uscita/Outputs from management review
Con il riesame del sistema di gestione da parte della direzione
vengono messi in evidenza gli eventuali punti di debolezza del
sistema stesso. Viene, inoltre, verificata l’efficacia del SGE per quanto
riguarda il compimento degli obiettivi e traguardi fissati.
In sede di Riesame del Sistema vengono valutati i risultati ottenuti in
termini di raggiungimento degli obiettivi e traguardi prefissati nel
riesame precedente. Gli obiettivi ed i traguardi riguardano gli aspetti
che hanno un impatto significativo sulla gestione dell’energia e sono
espressi in modo quantitativo tramite indicatori predefiniti
dall'azienda. Questi indicatori costituiscono la base di un sistema di
valutazione dell'efficacia e dell'efficienza del SGE (rif. PROSGE 4.4.6
– Obiettivi e programmi”).
I risultati ottenuti vengono confrontati con quanto pianificato nel
precedente riesame e, considerando anche l'analisi scaturente dagli
altri elementi in ingresso (si confronti il paragrafo precedente), la
Direzione definisce il Piano di Miglioramento Aziendale da porre in
essere ed i nuovi obiettivi secondo un approccio orientato al
miglioramento continuo.
Gli specifici esiti conseguenti ai riesami della direzione richiesti dalla
50001 comprendere tutte le decisioni e le azioni riguardanti possibili
cambiamenti in:
a) prestazioni in materia energetica;
b) politica energetica e obiettivi;
c) risorse; e
d) altri elementi del sistema di gestione della energia
In aggiunta ai risultati richiesti dalla 50001, possono essere presi in
considerazione i seguenti aspetti:
l’appropriatezza, adeguatezza ed efficacia dei processi di
identificazione degli aspetti energetici
l’efficacia delle esistenti misure per il loro controllo,
l’adeguatezza delle risorse (finanziarie, di personale, materiali),
una valutazione degli effetti di cambiamenti prevedibili di tipo
legislativo o tecnologico.
Pertanto, gli elementi in uscita derivanti dall’attività di riesame sono:
analisi ed eventuale adeguamento della politica energetica al
variare di:
- leggi e regolamenti
- bisogni e/o richieste esplicite delle parti interessate
- bisogni del mercato
- evoluzioni organizzative e/o dei prodotti
- evoluzioni della ricerca applicata e della tecnologia
- esperienze aziendali su eventi occorsi
definizione di programmi per il conseguimento degli obiettivi.
Individuati gli aspetti energetici, l'impresa predispone uno o più
programmi che rappresentano nel loro insieme il piano attraverso cui
si vogliono conseguire gli obiettivi con i mezzi messi a disposizione
(rif. PROSGE 4.4.6 – Obiettivi e programmi”)
definizione del piano di sorveglianza. Su tale piano sono
57. SISTEMA DI GESTIONE ENERGIA Rev.0 del 03.03.2015
Pag. 57 di 57
riportati, in forma sequenziale o matriciale, le prove ed i controlli
previsti lungo il ciclo produttivo, le strutture organizzative incaricate
delle prove, i riferimenti ai criteri di accettabilità e, ove opportuno, le
relative procedure o istruzioni operative da applicare ( rif. PROSGE
_4.5.5 – “Pianificazione del controllo operativo e sorveglianze””)
definizione azioni correttive e preventive per il miglioramento
del SGE in termini di risoluzione delle non conformità rilevate
definizione del Piano di Formazione Annuale
definizione del Piano Annuale di Verifiche Ispettive
valutazione relativa ai bisogni di risorse umane e materiali;
Il documento di riesame, essendo una registrazione, va sottoposto ai
criteri di controllo, conservazione ed archiviazione, come le altre
registrazioni aziendali (Rif. Procedura PROSGSL-4.6.5 “Controllo
dei documenti di registrazione”)
Sulla base delle decisioni e delle azioni concordate in sede di riesame,
si dovrà anche prendere in considerazione la natura e le modalità di
comunicazione dei risultati del riesame, e chi debbano essere i
destinatari di tale comunicazione