خاص بدورة منسق مشروع ودورة تطويرمهارات كتابة التقارير الادارية

1. ‫احل‬‫ر‬‫م‬‫احل‬‫ر‬‫م‬‫احل‬‫ر‬‫م‬‫احل‬‫ر‬‫م‬
‫الناجح‬‫التقرير‬‫ـتابة‬‫ك‬‫الناجح‬‫التقرير‬‫ـتابة‬‫ك‬‫الناجح‬‫التقرير‬‫ـتابة‬‫ك‬‫الناجح‬‫التقرير‬‫ـتابة‬‫ك‬
Wadi
2015

2. ‫الجيد‬ ‫التقرير‬ ‫إعداد‬ ‫شروط‬
‫خصائص‬ ‫ثالثة‬ ‫في‬ ‫الجيد‬ ‫التقرير‬ ‫شروط‬ ‫تلخيص‬ ‫يمكن‬
:
١-‫الوضوح‬Clarity
٢-‫الدقة‬Accuracy ٢-‫الدقة‬Accuracy
٣-‫الموضوعية‬Objectivity
٤-‫اإليجاز‬Concise
٥-‫المعلومات‬ ‫عرض‬ ‫فى‬ ‫المنطقى‬ ‫التسلسل‬
٥-‫اإلقناع‬Convinced

3. ‫التي‬‫اإلرشادات‬‫بعض‬‫يلي‬‫وفيما‬
‫الواضح‬‫الفعال‬‫التقرير‬‫لكاتب‬ ‫إعطاؤها‬‫يمكن‬:
•1‫حجم‬ ‫ورق‬ ‫استخدم‬ ‫ـ‬)٢٢×٢٨‫سم‬(
•2‫اترك‬ ‫ـ‬٣‫و‬ ،‫األيمن‬ ‫الجانب‬ ‫على‬ ‫سم‬٣‫األيسر‬ ‫الجانب‬ ‫على‬ ‫سم‬( •2‫اترك‬ ‫ـ‬٣‫و‬ ،‫األيمن‬ ‫الجانب‬ ‫على‬ ‫سم‬٣‫األيسر‬ ‫الجانب‬ ‫على‬ ‫سم‬(
‫اإلنجليزية‬ ‫باللغة‬ ‫الكتابة‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫والعكس‬(
•3‫بعد‬ ‫على‬ ‫الصفحات‬ ‫رقم‬ ‫اكتب‬ ‫ـ‬٢:٥‫الصفحة‬ ‫أعلى‬ ‫من‬ ‫سم‬.
•4‫وبعده‬ ‫قبله‬ ‫فراغ‬ ‫سطر‬ ‫اترك‬ ‫جانبي‬ ‫أو‬ ‫وسط‬ ‫عنوان‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫ـ‬.
•5‫وأخرى‬ ‫فقرة‬ ‫كل‬ ‫بين‬ ‫فراغ‬ ‫سطر‬ ‫اترك‬ ‫ـ‬.

4. ‫للتقرير‬‫العام‬‫الهيكل‬‫للتقرير‬‫العام‬‫الهيكل‬‫للتقرير‬‫العام‬‫الهيكل‬‫للتقرير‬‫العام‬‫الهيكل‬
‫التقرير‬ ‫بداية‬‫الغالف‬ ‫صفحة‬
‫المحتويات‬ ‫صفحة‬
‫التعديل‬ ‫إجراءات‬
‫المقدمة‬)‫المجال‬ ،‫األھداف‬(
‫لالدارة‬ ‫ملخص‬
‫التقرير‬ ‫صلب‬‫والحقائق‬ ‫المعلومات‬ ‫عرض‬ ‫التقرير‬ ‫صلب‬‫والحقائق‬ ‫المعلومات‬ ‫عرض‬
‫الجداول‬
‫البيانية‬ ‫الرسوم‬
‫والتحليل‬ ‫الدراسة‬
‫التقرير‬ ‫خاتمة‬‫النتائج‬
‫التوصيات‬
‫المالحق‬

5. ‫البيانات‬‫البيانات‬‫البيانات‬‫البيانات‬‫المعلومات‬‫المعلومات‬‫المعلومات‬‫المعلومات‬
•‫في‬‫مباشرة‬‫تفيد‬‫ال‬‫منظمة‬‫غير‬‫حقائق‬
‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬‫اتخاذ‬
•‫صنع‬‫في‬‫مباشرة‬‫تفيد‬‫منظمﻪ‬‫حقائق‬
‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬
•‫المعلومات‬‫نظام‬‫في‬‫خام‬‫مادة‬‫بمثابة‬•‫المعلومات‬‫نظام‬‫في‬‫المنتج‬‫بمثابة‬
•‫المعلومات‬‫لنظام‬ ‫مدخالت‬•‫المعلومات‬‫لنظام‬‫مخرجات‬

6. ‫بيانات‬
+
‫معلومات‬
+
‫تقارير‬
‫ار‬‫ر‬‫ق‬‫اتخاذ‬

7. ‫المختلفة‬‫الﺤاالت‬‫المختلفة‬‫الﺤاالت‬‫المختلفة‬‫الﺤاالت‬‫المختلفة‬‫الﺤاالت‬‫ام‬‫ر‬‫االحت‬‫ات‬‫ر‬‫عبا‬‫ام‬‫ر‬‫االحت‬‫ات‬‫ر‬‫عبا‬‫ام‬‫ر‬‫االحت‬‫ات‬‫ر‬‫عبا‬‫ام‬‫ر‬‫االحت‬‫ات‬‫ر‬‫عبا‬
‫ﻧﺪﻩ‬ ‫إﱃ‬ ‫ﻧﺪﻩ‬ ‫ﻣﻦ‬
‫ﺳﻴﺪي‬ ‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﺘﻔﻀﻠ‬ ‫أن‬ ‫أرﺟﻮ‬،‫اﳋﺎﻟﺼﺔ‬ ‫ﲢﻴﺎﺗﻨﺎ‬ ‫ﺑﻘﺒﻮل‬
‫ﺳﻴﺪي‬ ‫ا‬‫ﻮ‬‫وﺗﻘﺒﻠ‬،‫اﻟﺘﻘﺪﻳﺮ‬ ‫ﻣﺸﺎﻋﺮ‬ ‫ﻋﺒﺎرة‬
‫ﺳﻴﺪي‬ ‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﻔﻀﻠ‬،‫اﻟﺴﺎﻣﻴﺔ‬ ‫اﻟﺘﺤﻴﺎت‬ ‫ﺑﻘﺒﻮل‬
‫أﺳﻔﻞ‬ ‫إﱃ‬ ‫أﻋﻠﻰ‬ ‫ﻣﻦ‬
‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﻘﺒﻠ‬---،‫اﻻﻋﺘﺒﺎر‬ ‫ﺧﺎﻟﺺ‬ ‫ﺿﻤﺎﻧﺎت‬
‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﻘﺒﻠ‬---،‫اﻟﻄﻴﺒﺔ‬ ‫ﻧﺎ‬‫ﺮ‬‫ﻣﺸﺎﻋ‬ ‫ﻋﺒﺎرة‬. ‫أﺳﻔﻞ‬ ‫إﱃ‬ ‫أﻋﻠﻰ‬ ‫ﻣﻦ‬
)‫ﻳﺎ‬‫ر‬‫إدا‬(
‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﻘﺒﻠ‬---،‫اﻟﻄﻴﺒﺔ‬ ‫ﻧﺎ‬‫ﺮ‬‫ﻣﺸﺎﻋ‬ ‫ﻋﺒﺎرة‬.
‫اﳋﺎﻟﺼﺔ‬ ‫ﲢﻴﺎﺗﻨﺎ‬ ‫ا‬‫ﻮ‬‫ﺗﻘﺒﻠ‬
‫أﻋﻠﻰ‬ ‫إﱃ‬ ‫أﺳﻔﻞ‬ ‫ﻣﻦ‬
‫ا‬‫ﻮ‬‫وﺗﻔﻀﻠ‬---،‫اﻟﻮﻓﺎء‬‫و‬ ‫ام‬‫ﱰ‬‫اﻻﺣ‬ ‫ﻣﺸﺎﻋﺮ‬ ‫ﺑﻘﺒﻮل‬.
‫ا‬‫ﻮ‬‫وﺗﻔﻀﻠ‬---‫اﻟﺘﺤﻴﺎت‬ ‫اﺧﻠﺺ‬ ‫ﺑﻘﺒﻮل‬.
‫ا‬‫ﻮ‬‫وﺗﻔﻀﻠ‬---،‫ام‬‫ﱰ‬‫اﻻﺣ‬ ‫ﲢﻴﺎت‬ ‫ﺑﻘﺒﻮل‬

8. •‫مايلي‬ ‫مراعاة‬ ‫فيجب‬ ‫امرأة‬ ‫مع‬ ‫المراسلة‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫بالنسبة‬ ‫أما‬:
•‫رجل‬ ‫امرأة‬ ‫راسلت‬ ‫إذا‬:‫عن‬ ‫شيئا‬ ‫رسالتھا‬ ‫في‬ ‫االحترام‬ ‫عبارة‬ ‫ّن‬‫م‬‫تض‬ ‫أن‬ ‫لھا‬ ‫ينبغي‬ ‫فال‬
‫مشاعرھا‬،‫وأفضل‬ ‫الئقا‬ ‫ليس‬ ‫فھذا‬
•‫مثال‬ ‫رسالتھا‬ ‫بھا‬ ‫تختم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫عبارة‬:‫التقدير‬ ‫تحيات‬ ‫بقبول‬ ‫تفضلوا‬....
•‫امرأة‬ ‫رجل‬ ‫راسل‬ ‫إذا‬:‫أو‬ ‫الخالصة‬ ‫بالتحيات‬ ‫يكتفي‬ ‫بل‬ ‫المشاعر‬ ‫تتضمن‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫ال‬
‫التقدير‬ ‫عبارة‬.
•‫امرأتين‬ ‫بين‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫أما‬:‫كاألتي‬ ‫التعبير‬ ‫ويكون‬:‫التقدير‬ ‫مشاعر‬،‫الوفاء‬ ‫مشاعر‬.
•‫ا‬ّ‫م‬‫أ‬‫الختامية‬ ‫التحيات‬ ‫إلغاء‬ ‫بخصوص‬:
•‫كامال‬ ‫إلغاء‬ ‫الختامية‬ ‫التحيات‬ ‫إلغاء‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫في‬ ‫العادة‬ ‫جرت‬ ‫فلقد‬،‫عندما‬ •‫كامال‬ ‫إلغاء‬ ‫الختامية‬ ‫التحيات‬ ‫إلغاء‬ ‫اإلدارات‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫في‬ ‫العادة‬ ‫جرت‬ ‫فلقد‬،‫عندما‬
‫والمرؤوسين‬ ‫الرؤساء‬ ‫بين‬ ‫داخلية‬ ‫بمراسلة‬ ‫األمر‬ ‫يتعلق‬،‫إلى‬ ‫المرؤوسين‬ ‫احد‬ ‫كتب‬ ‫فإذا‬
‫اإلداري‬ ‫السلم‬ ‫في‬ ‫رئيسه‬،‫الحال‬ ‫وكذالك‬ ‫المعھودة‬ ‫الختامية‬ ‫بالتحيات‬ ‫رسالته‬ ‫يختم‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬
‫للرئيس‬ ‫بالنسبة‬.
•‫الواحدة‬ ‫المؤسسة‬ ‫في‬ ‫المستخدمين‬ ‫بين‬ ‫تربط‬ ‫التي‬ ‫االحترام‬ ‫بعالقات‬ ّ‫ل‬‫تخ‬ ‫ل‬ ‫العادة‬ ‫وھذه‬،
‫التحقير‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫أدنى‬ ‫طياتھا‬ ‫في‬ ‫تحمل‬ ‫وال‬،‫في‬ ‫يرغبون‬ ‫الذين‬ ‫على‬ ‫الطريق‬ ‫تقطع‬ ‫ّا‬‫م‬‫وإن‬
‫المجاملة‬ ‫في‬ ‫واإلفراط‬ ‫التملق‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫الترقي‬

9. •‫الترتيب‬ ‫رقم‬:
•‫بالسنة‬ ‫يختم‬ ‫وقد‬ ‫معينة‬ ‫برموز‬ ‫يتبع‬ ‫الذي‬ ‫التسجيل‬ ‫رقم‬ ‫من‬ ‫ويتكون‬ ‫اإلرسال‬ ‫رقم‬ ‫أو‬ ‫القيد‬ ‫برقم‬ ‫ويسمى‬
‫منھا‬ ‫صور‬ ‫عدة‬ ‫ويتخذ‬:
•‫السنة‬ ‫إليه‬ ‫وتضاف‬ ‫رقنھا‬ ‫لمن‬ ‫األحرف‬ ‫ثم‬ ‫المراسلة‬ ‫حرر‬ ‫لمن‬ ‫األولى‬ ‫باألحرف‬ ‫متبوعا‬ ‫التسجيل‬ ‫رقم‬
•‫مثال‬:
•٢٠/‫ش‬.‫ن‬/‫ع‬.‫إ‬/٩٥٢٠:‫الصادر‬ ‫السجل‬ ‫في‬ ‫وكتب‬ ‫للمراسلة‬ ‫أعطى‬ ‫الذي‬ ‫الرقم‬
•‫ش‬.‫ن‬:‫المحرر‬ ‫نورة‬ ‫شريف‬
•‫ع‬.‫الراقنة‬ ‫اآللة‬ ‫على‬ ‫الكاتب‬ ‫أحمد‬ ‫عمر‬ ‫أ‬
•‫معينة‬ ‫مدة‬ ‫خالل‬ ‫والراقن‬ ‫المحرر‬ ‫عمل‬ ‫بتقييم‬ ‫تسمح‬ ‫الطريقة‬ ‫ھذه‬ ‫إن‬
•‫للمصلحة‬ ‫األولى‬ ‫باألحرف‬ ‫متبوعا‬ ‫الرئيسية‬ ‫اإلدارية‬ ‫للجھة‬ ‫األولى‬ ‫باألحرف‬ ‫متبوعا‬ ‫التسجيل‬ ‫رقم‬ ‫أو‬
‫بالسنة‬ ‫يختم‬ ‫وقد‬ ‫المراسلة‬ ‫حررت‬ ‫التي‬.
•‫مثال‬:٢٠/‫م‬،‫و‬،‫أ‬/‫د‬ ‫م‬/٩٥ •‫مثال‬:٢٠/‫م‬،‫و‬،‫أ‬/‫د‬ ‫م‬/٩٥
•‫م‬،‫و‬،‫لإلدارة‬ ‫الوطنية‬ ‫المدرسة‬ ‫أ‬
•‫م‬،‫د‬:‫الدراسات‬ ‫مديرية‬
•‫أسفل‬ ‫إلى‬ ‫أعلى‬ ‫من‬ ‫السلمي‬ ‫تدرجھا‬ ‫بحسب‬ ‫ترتيبھا‬ ‫األحسن‬ ‫ومن‬ ‫استعماال‬ ‫أكثر‬ ‫الطريقة‬ ‫ھذه‬ ‫إن‬
•‫مجموعة‬ ‫على‬ ‫المشرفة‬ ‫السلطة‬ ‫من‬ ‫الصادرة‬ ‫المرسالت‬ ‫في‬ ‫التسجيل‬ ‫برقم‬ ‫يكتفي‬ ‫انه‬ ‫إلى‬ ‫نشير‬ ‫أن‬ ‫بقي‬
‫المصالح‬)‫رئاسة‬،‫وزارة‬،‫والية‬،‫بلدية‬(...‫ذكرھا‬ ‫دون‬ ‫أو‬ ‫الراقن‬ ‫رموز‬ ‫ذكر‬ ‫مع‬ ‫وذلك‬.
•‫مثال‬:
•‫التربية‬ ‫وزارة‬ ‫التربية‬ ‫وزارة‬
•‫الوزير‬ ‫أو‬ ‫الوزير‬
•٢٠/‫و‬،‫القيد‬ ‫رقم‬ ‫ت‬٢٠/‫و‬،‫ت‬/‫م‬،‫ن‬

10. •‫والتاريخ‬ ‫المكان‬:
•-‫موقعه‬:‫من‬ ‫اليسرى‬ ‫الزاوية‬ ‫وفي‬ ‫األعلى‬ ‫في‬ ‫مكانه‬ ‫التاريخ‬ ‫يجد‬
‫بيان‬ ‫مع‬ ‫أول‬ ‫مستوى‬ ‫وفي‬ ‫الدمغة‬ ‫تحت‬ ‫قليال‬ ‫يأتي‬ ‫أن‬ ‫على‬ ‫المراسلة‬
‫المراسلة‬ ‫إصدار‬ ‫بمكان‬ ‫دائما‬ ‫التاريخ‬ ‫ويسبق‬ ‫للطابع‬)‫المدينة‬ ‫اسم‬ ‫كتابة‬
‫كامال‬(
•-‫أھميته‬:‫اإلداري‬ ‫العمل‬ ‫سير‬ ‫مدى‬ ‫معرفة‬ ‫في‬ ‫وتظھر‬،‫صدور‬ ‫مكان‬
‫التظلمات‬ ‫إلجراء‬ ‫المدد‬ ‫بعض‬ ‫حساب‬ ‫في‬ ‫به‬ ‫ويعتد‬ ‫الوثيقة‬.
•-‫كتابته‬:‫ھذه‬ ‫مثل‬ ‫كتابة‬ ‫يجوز‬ ‫فال‬ ‫الدقة‬ ‫نلتزم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫المناط‬ ‫ھذا‬ ‫وفي‬ •-‫كتابته‬:‫ھذه‬ ‫مثل‬ ‫كتابة‬ ‫يجوز‬ ‫فال‬ ‫الدقة‬ ‫نلتزم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫المناط‬ ‫ھذا‬ ‫وفي‬
‫العبارات‬:
•‫اليوم‬ ‫ھذا‬ ‫في‬١٤‫اكتوبر‬٢٠١٠‫في‬ ‫أو‬١٤‫في‬ ‫أو‬ ‫الحالي‬ ‫الشھر‬ ‫من‬
١٤‫الحالي‬ ‫العام‬ ‫من‬ ‫أكتوبر‬.
•‫ھو‬ ‫واألصح‬:‫غزة‬‫في‬١٤‫أكتوبر‬٢٠١٠///‫غزة‬١٤‫أكتوبر‬
٢٠١٠

11. •‫الموضوع‬:
•‫ورقم‬ ‫الطابع‬ ‫تحت‬ ‫ويرتب‬ ‫باختصار‬ ‫الرسالة‬ ‫محتوى‬ ‫الموضوع‬ ‫يجسد‬
‫إليه‬ ‫المرسل‬ ‫وتحت‬ ‫الوثيقة‬ ‫وسط‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫وقد‬ ‫الترتيب‬
•‫مثال‬:‫الموضوع‬:‫للسيد‬ ‫اإلدارية‬ ‫الوضعية‬ ‫تسوية‬.....
•‫أو‬:‫بـ‬ ‫المدرسة‬ ‫تزويد‬.......
•‫المرجع‬:
•‫اإلداري‬ ‫السند‬ ‫ذالك‬ ‫وھو‬)‫سابقة‬ ‫مراسلة‬(‫القانوني‬ ‫أو‬)‫قانوني‬ ‫نص‬،
‫إداري‬ ‫قرار‬(
•‫الثقة‬ ‫وعامل‬ ‫ھاتفية‬ ‫مكالمة‬ ‫أو‬ ‫عمل‬ ‫زيارة‬ ‫على‬ ‫حتى‬ ‫نعتمد‬ ‫ان‬ ‫ويمكن‬ •‫الثقة‬ ‫وعامل‬ ‫ھاتفية‬ ‫مكالمة‬ ‫أو‬ ‫عمل‬ ‫زيارة‬ ‫على‬ ‫حتى‬ ‫نعتمد‬ ‫ان‬ ‫ويمكن‬
‫مھم‬ ‫ھنا‬.
•‫المطروح‬ ‫للموضوع‬ ‫أكبر‬ ‫أھمية‬ ‫إعطاء‬ ‫في‬ ‫المرجع‬ ‫ذكر‬ ‫أھمية‬ ‫وتظھر‬،
‫لإلجابة‬ ‫الوقت‬ ‫وتوفير‬ ‫المعروضة‬ ‫القضية‬ ‫ملف‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫عملية‬ ‫تسھيل‬
‫المراسلة‬ ‫عن‬.
•‫مثال‬:‫المرجع‬:
•‫رقم‬ ‫التنفيذي‬ ‫المرسوم‬......‫بتاريخ‬...
•‫رقم‬ ‫مراسلتكم‬.......‫بتاريخ‬.........
•‫بتاريخ‬ ‫الھاتفية‬ ‫مكالمتكم‬ ‫أو‬.............