1. Obieg informacji: co współdzielimy a co przepływa
Jarosław Żelioski – analityk
biznesowy, projektant systemów
EOIF - Łódź 23 Styczeo 2013

2. Cel prezentacji
• Wskazad na różnice pomiędzy „systemem”
jako narzędziem pracy – oprogramowaniem, a
„systemem” jako organizacją.

3. Agenda
• sformalizowany model organizacyjny
• podstawowe zadania przygotowujące do
wdrożenia systemów zarządzania
dokumentami i procesami biznesowymi
• typowe problemy i ich unikanie.
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 3

4. Definicje
• Proces biznesowy to czynnośd, lub sekwencja
powiązanych czynności, przekształcająca stan wejścia
procesu w stan jego wyjścia. Proces angażuje zasoby i
może byd ograniczony w swobodzie tego
przekształcenia (źr. opr. własne autora)
• Przepływ dokumentów: przekazywanie treści w wersji
papierowej lub elektronicznej, pomiędzy punktami jej
przetwarzania. Ścieżka przepływu dokumentów może
byd z góry narzucona lub kształtowana decyzjami w
punktach przetwarzania. Decyzje te także mogą
podlegad ograniczeniom (źr. opr. własne autora)
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 5

5. Audyt i modelowanie
Ograniczenia
Sytuacja
prawna
Procesy biznesowe
Modele
procesów
Zasoby
Struktura org.
i zakresy
obowiązków
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 6

6. Sformalizowana struktura organizacyjna
Pewne role są
przydzielane wielokrotnie
Organizacja grupuje
ludzi, wykonawców
Organizacja określonych prac.
Ludzie pełnią określone
Rola role w organizacji.
Rola
Duże organizacje
Komórka Komórka Komórka grupują ludzi w
organizacyjna organizacyjna organizacyjna mniejsze
grupy, komórki
organizacyjne, które
Rola Rola Rola cechuje podobieostwo
umiejętności lub
wspólne realizowanie
Rola Rola Rola zadao
Rola Rola Rola Zawsze wyznacza się
kierownika grupy
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 7

7. TYPOWE PROBLEMY I
ICH UNIKANIE
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 8

8. Modelowanie: Proces nie raz nie jest prosty…
•Wiele dokumentów
•Wiele ról w procesie
•Wiele sposobów podejmowania decyzji
•JEDEN PROCES!
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 9

9. Faktyczny przepływ pracy

10. Model procesu biznesowego

11. Model architektury
Proces, swobodny
lub narzucony
łaocuch wydarzeo
Dokumenty
związane z Metadane:
procesem kolekcja danych
opisujących
dokumenty –
ich treśd i
przebieg
zdarzeo
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 12

12. System workflow - documentflow
• Przenosi (implementuje) do systemu informatycznego
rzeczywisty model działania firmy
• Stanowi sposób na automatyzację rutynowych czynności
• Chroni firmę przez skutkami „nadmiaru pracy” – nadzoruje
„każdą sprawę”
• Pozwala wykonad raport „stanu wszystkich spraw w firmie”
• Pozwala w łatwy sposób wpleśd klienta w proces
(samoobsługa na stronie WWW – portal klienta, podgląd
stanu zamówienia, inne)
• Zarządza dokumentami – pozwala stworzyd archiwum
dokumentów
• Jest obecnie najlepszym sposobem na wdrożenie
zarządzania wiedzą w firmie
13 (c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/

13. Wymagania na system Workflow

14. Architektura
Wszystkie wymagania funkcjonalne
powinny byd spełnione przez
dziedzinową częśd systemu

15. Metadane (źr. http://www.archiwa.gov.pl/)
Warto korzystad ze standardów i wymagad ich
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 16

16. Wymagania…
• System ma pozwalad na śledzenie przebiegu
sprawy, etapów jej załatwiania i osób, które
brały w tym udział.
• System ma pozwalad na wyszukiwanie
dokumentów na podstawie typu sprawy, osób
zainteresowanych, sędziego prowadzącego, …
• System ma pozwalad na obsługę tak zwanej
teczki spraw.
• System ma pozwalad na łączenie w procesie Za to wszystko
wielu dokumentów i ich załączników. odpowiedzialne są
• System ma pozwalad na automatyczne metadane a nie mapa
generowanie teczek archiwalnych do Archiwum
Paostwowego procesu!
• System powinien pozwalad na projektowanie
procesów …
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 17

17. Systemy ERP i integracja z workflow
• Systemy ERP najczęściej pozwalają tylko na obsługę
dowodów księgowych i ich standardowych statusów
(np. dla faktury kosztowej:
wprowadzona, zaakceptowana, zaksięgowana, zapłaco
na).
• Przebiegi specyficzne dla firmy takie jak np. procedury
zarządzania kosztami, ścieżki weryfikacji, kontrola
zamówieo itp. łatwiej wdrożyd z pomocą dużo bardziej
uniwersalnych systemów workflow/docflow
• Stosowanie specjalizowanych systemów (tu system
zarządzania przepływem pracy) wydaje się łatwiejsze i
mniej kosztowne niż „kastomizacja” systemow ERP…
(c) Jarosław Żelioski http://IT-Consulting.pl/ 18

18. Na zakooczenie
• Workflow to przepływ pracy: określa co i w jakiej
kolejnosdi jest (powinno byd) wykonywane
• Przepływ dokumentów to „droga” jaką pokonują
konkretne dokumenty, nazwa ta odzwierciedla
niestety tylko „tradycyjny stan fizyczny” jakim jest
przekazywanie sobie nośnika informacji jakim jest
np. papier
• Systemy workflow to tandem w postaci
repozytorium informacji (dokumentów) i
kolejności ich przetwarzania.

19. Dziękuję za uwagę…
PYTANIA…?
© Jarosław Żelioski IT-Consulting 20

20. O mnie…
Od 1991 roku w branży IT i zarządzania Projekty analityczne
Od 1998 roku jako niezależny analityk, projektant i między innymi dla…
firma it-consulting.Pl
Dziesiątki publikacji w prasie branżowej i
gospodarczej
Członek stowarzyszenia doradców gospodarczych
Wykładowca katedry systemów informacyjnych
wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w gdyni
Kilkudziesięciu odbiorców usług
doradczych, małe, średnie i duże firmy zarówno
informatyczne jak i ich klienci.
Poświadczenie bezpieczeostwa wydane przez abw
Ekspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowego
Doktorant katedry informatyki gospodarczej SGH
Publikacje między innymi w …